AIで下書きが増えて混乱しないために：投稿の状態と版を管理する方法
AIを使いこなすClaudeで執筆し、GPTで自動校閲・修正しています。
AIで下書きを作ると、1本の投稿に複数の案ができます。「どれが最新か」「どれを人が直したか」「もう投稿したのか」が分からなくなりがちです。 対策は、次の3点に絞れます。 1. 1投稿=1行の管理表を作り、状態をプルダウンで1つだけ選ぶ。 2. AI案も人が直した版も、別の行（版ログ）として残す。上書きしない。 3. ファイルとメモの名前に投稿ID・媒体・版番号・作成者を入れ、「最終」「新」といった言葉は使わない。 この記事では、この3点をスプレッドシートの列設計、状態の一覧、命名ルール、AIへの依頼文として示します。例の数値や文面は、すべて説明用の例です。実際に運用して得た結果ではありません。
シートは2枚に分ける：「投稿管理」と「版ログ」
1枚の表にAI案を何列も並べると、横に伸びて読みにくくなります。次の2枚に分けると、あとで探しやすくなります。
- 投稿管理：投稿ごとの「いま」を見るシート（1投稿1行）
- 版ログ：文面ごとの「履歴」を見るシート（1版1行）
Google スプレッドシートは複数人での共同編集に対応し、以前のバージョンを参照したり、フィルタで表示を絞ったりできます（Google Workspace 公式のスプレッドシート紹介）。ただし履歴に頼るだけだと、どの案を採用したかは分かりません。採用の記録は版ログに自分で残します。
投稿管理シートの列設計
- A 投稿ID、内容：P001のような連番。再利用しない、入力方法：手入力
- B 状態、内容：下の8種類から1つ、入力方法：プルダウン
- C 媒体、内容：X / Instagram / TikTok / ブログなど、入力方法：プルダウン
- D テーマ、内容：20字程度の要約、入力方法：手入力
- E 公開予定日、内容：未定なら空欄、入力方法：日付
- F 採用版ID、内容：公開予定または公開済みの版（例：P001-v03）、入力方法：手入力
- G AIの関与、内容：なし / 構成のみ / 下書きあり / 推敲のみ、入力方法：プルダウン
- H 確認者、内容：公開前に見た人、入力方法：手入力
- I 確認済み、内容：事実・数字／権利／個人情報の3項目を確認したか、入力方法：チェックボックス3列
- J 公開URL、内容：投稿後に貼る、入力方法：手入力
- K 更新日、内容：行を触った日、入力方法：手入力
- L 次にやること、内容：1行で、入力方法：手入力
プルダウンは「データの入力規則」で設定できます。メニュー名は画面の表示に合わせてください。自由入力を許すと「確認中」「チェック中」「要確認」のような表記ゆれが起き、フィルタで拾えなくなります。
版ログシートの列設計
- A 版ID、内容：P001-v01（投稿ID＋版番号）
- B 投稿ID、内容：投稿管理のA列と同じ
- C 作成者、内容：human / ai
- D 使ったAI・設定、内容：ツール名と、分かれば日付
- E 依頼の要点、内容：何を頼んだか1行（全文は別メモでも可）
- F 本文、内容：その版の全文
- G 前の版、内容：何をもとにしたか（例：P001-v01）
- H 変更点、内容：人が直した箇所の要約
- I 扱い、内容：採用 / 一部採用 / 不採用 / 公開済み
- J 作成日、内容：日付
ここで大事なのは「前の版」と「変更点」です。AI案v01を人が直してv02にしたなら、v02の行に「G=v01、H=冒頭を自分の言葉に変更、数字を一次資料で確認」と書きます。これで、AI案と最終版の違いが後から追えます。
状態列は8つで足りる：移行条件を決めておく
状態を細かくしすぎると更新が面倒になり、運用が止まります。小さなチームなら次の8つで始められます。
- 企画中、意味：ネタ段階、次へ進む条件：テーマと媒体が決まった
- 下書き中、意味：人またはAIが書いている、次へ進む条件：版ログに1版以上ある
- 確認待ち、意味：書き手の作業は終わった、次へ進む条件：確認者が決まっている
- 修正中、意味：確認で指摘が出て、修正している、次へ進む条件：指摘を反映した新しい版が版ログに追加された
- 公開待ち、意味：確認済みで予約または待機、次へ進む条件：確認者が確認を終え、採用版IDが入り、確認3項目にチェックがある
- 投稿済み、意味：公開した、次へ進む条件：公開URLが入った
- 保留、意味：今は出さない、次へ進む条件：再開条件または保留理由を「次にやること」に書いた
- 見送り、意味：出さないと決めた、次へ進む条件：版ログの扱いを「不採用」にした
この条件は編集上の提案です。「公開待ち」に進むときは、採用版IDとチェックが揃っていることを最低限のルールにしてください。AI案をそのまま貼って投稿してしまう事故を、この条件が減らします。
週に一度、フィルタビューで状態ごとに絞り、更新日が古い行を整理します。「下書き中」のまま2週間動かない行は、保留か見送りに変える、といった自分たち用の基準を一つ決めておくと迷いません。
命名ルール：ファイルもメモも同じ形にする
ファイルやメモの名前は、次の形式に統一します。
投稿ID_媒体_v版番号_作成者_日付
- P012_X_v01_ai_20261028、意味：AIが作った最初の案
- P012_X_v02_human_20261028、意味：v01を人が直した版
- P012_X_v03_human_20261029、意味：確認者の指摘を反映した版
- P012_img_01_human_20261029、意味：画像など添付素材（媒体の代わりにimg）
決めておきたい点は3つです。
- 「最終」「final」「新」は使わない。 「最終_修正」「最終の最終」が生まれる原因になります。どれが公開版かは、投稿管理のF列（採用版ID）で示します。
- 版番号は2桁で、減らさない。 不採用の版も欠番にせず、版ログで「不採用」にします。
- メモアプリは1投稿1メモにする。 タイトルは P012 | X | 新機能の使い方 のように、IDを先頭に置きます。検索でIDを打てば、ファイル、版ログ、メモがまとめて見つかります。
公開後に誤りを直したときは、投稿済みの行はそのままにして、版を一つ追加します（例：P012-v04）。F列を新しい版に更新し、H列に直した理由を書きます。旧版を消さないので、何を公開していたかが分かります。なお、投稿後に編集できるかどうかは媒体ごとに異なるため、各サービスのヘルプで確認してください。
AIに任せること、人が見ること
AIには、案の作成と、管理表に貼れる形への整形を任せられます。公開してよいかの判断は人が行います。
AIに任せる：構成案、言い換え、文字数調整、版ログ用の要約人が確認する：事実・数字、他人の文章や画像の利用、個人名や顧客情報の混入、媒体ごとの規約、自分の言葉になっているか
依頼文には、投稿IDと版番号を含めます。そうすると、出力をそのまま版ログに貼れます。
そのまま使える依頼文（説明用の例）
あなたは私の投稿の下書き担当です。次の条件で案を作ってください。
投稿ID: P012
媒体: X（日本語、140字以内）
前の版: なし（新規）
テーマ: 在宅ワークの机まわりで、片づけが続く工夫
入れたい要素: 「毎日5分だけ」という習慣、具体例1つ
入れない要素: 断定的な効果の主張、数字の根拠が不明な表現
出力は次の2つに分けてください。
1) 案を3つ。それぞれ先頭に「P012-v01a」「v01b」「v01c」と付ける
2) 版ログ用に、タブ区切りで1案1行:
版ID / 作成者(ai) / 依頼の要点 / 本文 / 前の版 / 変更点
最後に、私が事実確認すべき箇所を箇条書きにしてください。人が直すときは、次のように頼みます。
下の本文は P012-v01b を私が直した P012-v02 です。
元の案(v01b)との違いを、版ログの「変更点」欄用に1行で要約してください。
v01b: （貼り付け）
v02: （貼り付け）実際の顧客名、未公開の数字、契約内容は、貼る前に「顧客A」「X円」のような仮の表記に置き換えてください。AIサービスの学習利用の設定と、情報の秘密が守られることは別の話です。設定の有無にかかわらず、貼らない情報は貼らない、が基本です。
今日から始める手順
- スプレッドシートを新規作成し、「投稿管理」「版ログ」の2枚を作る。
- 上の列見出しを貼り、B列・C列・G列にプルダウンを設定する。
- いま手元にある下書きを1件ずつ登録し、IDを振る。古いファイルは、名前を直さず版ログの「本文」に貼って、元ファイル名をE列に書く。
- 今後の依頼文には、必ず投稿IDと版番号を入れる。
- 週1回、状態でフィルタして更新日の古い行を整理する。状態が「保留」の行には、再開条件または保留理由を「次にやること」に記録します。
最初は10件程度の登録から始めてください。列を足したくなっても、使わない列は増やさない方が続きます。
