開店・閉店作業の手順書をAIでチェックリスト化する:新しいスタッフが迷わない書き方

1. 全体の流れ:書き出す→整えさせる→歩いて確かめる

作業は次の5ステップです。

1. 開店前(または閉店後)の動きを、順序を気にせず話し言葉で書き出す(音声入力でも可)
2. AIに「時系列に並べ、抜けを質問する」よう依頼する
3. AIの質問に答えて、メモを足す
4. チェックリストの型に整えさせる
5. 営業時間外に、新人役の人がリストだけを見て実際に動く

AIに任せる範囲と、人が決める範囲は分けておきます。

• 順序の並べ替え、AIに任せる：○、人が決める・確認する：実際の動線と合っているか
• 抜けの指摘、AIに任せる：○(質問の形で)、人が決める・確認する：質問への答え。答えられない点は店の判断
• 文の簡潔化、AIに任せる：○、人が決める・確認する：店独自の用語が消えていないか
• 衛生・安全・設備の基準、AIに任せる：×、人が決める・確認する：設備の取扱説明書や管轄の保健所などの指示に照らして確認
• 鍵・防犯・金銭の扱い、AIに任せる：×、人が決める・確認する：店主が判断し、具体値はAIに渡さない

2. 口述メモの書き方:順序も敬語も気にしない

書き出しのコツは、「新人に口頭で教えるつもり」で、思い出した順に話すことです。きれいに書こうとすると、無意識にやっている動作が抜けます。次の3つだけ意識してください。

• 「いつもやっていること」を省かない(例:ブレーカーを上げる、看板を出す)
• 「なぜやるか」を一言添える(理由があると、AIが順序の前後を判断しやすくなります)
• 「やり忘れて困ったこと」を思い出せる範囲で書く

入力例(説明用の例)

朝は鍵を開けて、まず電気つける。それからエアコン入れて、コーヒーマシンの電源ね。マシンは温まるのに時間かかるから先に。あ、その前にレジ金を金庫から出すんだった。つり銭の枚数を数えて、メモに書いてあるのと合ってるか見る。外の看板は最後。ゴミ箱の袋が満杯だったら替える。冷蔵庫の温度は見る。ミルクの期限も見る。

このメモは順序がばらばらで、「何度なら正常か」「合わなかったらどうするか」も書かれていません。それこそ、AIに質問してもらう材料になります。

3. AIに渡す依頼文

次の依頼文を、メモの前に貼ります。[ ]の部分を自店用に書き換えてください。

あなたは小規模店舗の運営マニュアルを整える編集者です。下のメモは、[カフェ]の[開店]作業を店主が話し言葉で書いたものです。次の順で答えてください。1. メモの内容を、実際に行う順に並べ替えた一覧にしてください(メモにない作業は足さないでください)。2. 順序に迷う箇所や、書かれていない前提(場所、数値、判断基準、失敗時の対応)を、質問として箇条書きにしてください。推測で埋めず、質問にしてください。3. 1人で作業する前提で、所要時間が書かれていない作業には「要確認」と付けてください。注意: 店名、従業員名、暗証番号、鍵の保管場所、金額は入力していません。必要なら[暗証番号]のような記号で示します。メモ:(ここに口述メモ)

「メモにない作業は足さない」と「推測で埋めず質問にする」が重要です。AIは一般的な店舗の手順を補いがちで、それが自店の設備に合わないことがあります。

返ってきた質問(例:「コーヒーマシンの電源を入れてから使えるまで何分ですか」「冷蔵庫の正常な温度はいくつですか」)に答えてメモを足し、もう一度依頼します。2周すれば、たいてい土台はできます。

4. チェックリストの型

整った一覧を、次の型に流し込ませます。型は、迷いが出やすい点を欄にしたものです。

型(説明用の例・開店作業の抜粋)

• 1、作業：入口を開け、照明をつける、目安時間：1分、確認する状態(できた目印)：店内の照明がすべて点灯、うまくいかないとき：点かない場合は店主に連絡
• 2、作業：コーヒーマシンの電源を入れる、目安時間：1分、確認する状態(できた目印)：表示ランプが点灯(温まるまで待つ)、うまくいかないとき：表示が出ないときは使用せず店主に連絡
• 3、作業：金庫からレジ金を出して数える、目安時間：5分、確認する状態(できた目印)：記録表の枚数と一致、うまくいかないとき：合わない場合は数え直し、それでも合わなければ記録して店主へ
• 4、作業：冷蔵庫の温度と牛乳の期限を見る、目安時間：3分、確認する状態(できた目印)：温度表示が[店で決めた範囲]、期限内、うまくいかないとき：範囲外なら使わず店主へ
• 5、作業：看板を出す、目安時間：1分、確認する状態(できた目印)：通路をふさいでいない、うまくいかないとき：—

この型の要点は、「できた目印」欄と「うまくいかないとき」欄です。「冷蔵庫を確認する」だけでは、新人は何を見ればよいか分かりません。「温度表示が範囲内」と書けば、確認が見た目で判断できます。

依頼文の例は次のとおりです。

先ほどの一覧を、次の列の表にしてください。列は「順/作業/目安時間/できた目印/うまくいかないとき」です。「できた目印」は、見て判断できる表現にしてください。数値や基準が不明な箇所は、空欄にせず「【店主が記入】」と書いてください。

「【店主が記入】」が残った箇所が、あなたが埋める宿題の一覧になります。

5. 現場で試すときの確認観点

AIが整えたリストは、そのままでは使わず、営業時間外に試します。閉店作業なら翌日の開店前でも構いません。新人の役は、できれば普段その作業をしない人にお願いします。

• 順序、確認方法：書かれた順で動いて、戻り作業や待ち時間が出ないか、直し方の例：待ち時間の長い作業を前に出す
• 抜け、確認方法：リストだけを見て動き、口頭で補足した場面を記録する、直し方の例：補足した内容を新しい行にする
• 言葉、確認方法：店内の呼び名と一致しているか(「バックヤード」「奥」など)、直し方の例：現場の呼び名に統一する
• 目印、確認方法：「確認する」だけの行が残っていないか、直し方の例：何を見て良しとするか書く
• 時間、確認方法：初めての人が動くとどれくらいかかるか、直し方の例：余裕を持たせた目安に直す
• 例外、確認方法：「合わなかったら」「いなかったら」の対応が書かれているか、直し方の例：連絡先と行動を一行で書く

特に「口頭で補足した場面」を記録するのが効果的です。新人役が「ここ、どうするんですか」と聞いた箇所は、手順書の欠けている場所です。そこをメモに足してAIに再度整えさせると、一度で終わるよりも精度が上がります。

衛生、火気、設備の安全に関わる手順は、AIの文面を鵜呑みにせず、機器の取扱説明書や所管の機関の案内で確かめてください。

6. AIに入れてよい情報・入れない情報

手順書の作成は、個人情報がなくても進められます。入力前に次のように置き換えてください。

• 従業員名 → 「店長」「スタッフA」
• 暗証番号、鍵の隠し場所、警備会社の連絡先 → 【暗証番号】のような記号
• 金庫の金額、売上 → 記入しない(枚数や手順だけ書く)
• 取引先や顧客の名前 → 記入しない

個人情報保護委員会は2023年6月2日の生成AIサービスの利用に関する注意喚起で、個人情報取扱事業者が個人情報を含むプロンプトを入力する場合、利用目的の範囲内か、サービス提供者が応答生成以外の目的で個人データを取り扱わないかを確認するよう示しています。手順書づくりでは、そもそも個人情報を入れない設計にするのが簡単です。

また、モデル改善に使われない設定と、情報が外に出ない保証は別です。たとえばAnthropicのサポートページ「I would like to input sensitive data into my chats with Claude」は、消費者向けClaude製品について、プライバシー設定はいつでも変更でき、シークレットチャットは設定が有効でもモデル改善に使われないと説明しています。一方で、金融情報、健康記録、パスワード、機密文書などは慎重に扱うよう案内しています(確認日:2026年10月29日、閲覧できた英語版の記述)。使うサービスごとに、設定画面と利用規約を自分で確認してください。

最後に:最初の一枚の作り方

最初から店全体を作る必要はありません。まず「開店作業」だけ、15分ほどで口述メモを書き、第3章の依頼文に貼ってください。質問に答えて表を作り、翌朝に一度、その表だけを見て動いてみる。この一周で、手順書の何が足りないかが具体的に見えてきます。