小さなお店でAIに最初に任せる仕事の選び方:頻度・失敗の重さ・顧客情報の有無で決める

3つの軸で採点する

採点は次のとおりです。これは公的資料にある基準ではなく、この記事で提案する簡易ルールです。

• 頻度(F):3=ほぼ毎日、2=週に数回、1=月に数回以下
• 失敗の重さ(I):3=お金・信用・法令に関わり取り返しにくい、2=直せるがお客様の目に触れる、1=自分しか見ない、またはすぐ直せる
• 顧客情報(C):なし=0、あり=2(氏名・連絡先・注文内容など個人が特定されうる情報。従業員の情報も同様に扱います)

着手点 = F×2 − I − C

頻度を2倍にしているのは、回数が多いほど試行と改善が早く進むからです。さらに次のゲートを設けます。I=3、またはC=2の業務は、最初の一業務から外します。 点数が高くても、ここは例外なしです。

業務10個の判断表(説明用の例)

下の点数は、個人経営の小さな雑貨店を想定した説明用の例です。実測の結果ではありません。自分の店では頻度や影響が変わるので、次の節の記入欄で付け直してください。

• 1、業務：自分用の仕入れ・作業メモを箇条書きに整える、F：3、I：1、C：0、着手点：5、ゲート：通過
• 2、業務：SNS投稿文の下書き(公開前に自分で確認)、F：2、I：2、C：0、着手点：2、ゲート：通過
• 3、業務：商品説明文の言い回し案(素材・表示事項は自分で書く)、F：2、I：2、C：0、着手点：2、ゲート：通過
• 4、業務：営業時間・休業案内の掲示文の下書き、F：1、I：1、C：0、着手点：1、ゲート：通過
• 5、業務：問い合わせメールの返信下書き、F：3、I：2、C：2、着手点：2、ゲート：顧客情報あり
• 6、業務：口コミへの返信下書き、F：2、I：2、C：2、着手点：0、ゲート：顧客情報あり
• 7、業務：売上・経費の集計と仕訳案、F：2、I：3、C：0、着手点：1、ゲート：影響が重い
• 8、業務：顧客・予約リストの整理、F：2、I：3、C：2、着手点：−1、ゲート：両方該当
• 9、業務：価格改定の判断、F：1、I：3、C：0、着手点：−1、ゲート：影響が重い
• 10、業務：原材料・アレルゲンなどの表示づくり、F：1、I：3、C：0、着手点：−1、ゲート：影響が重い

この例では、1番が点数もゲートも問題なく、最初の一業務になります。2・3・4番が続きます。5番以降は、ゲートに引っかかるので後回しです。

後回しの業務をどう扱うか

5番や6番は日常的に発生するので、すぐ任せたくなります。ただし、お客様の氏名や注文内容を外部のAIサービスに入れることになります。まず2〜4番で使い方に慣れ、入力する情報の扱いを決めてから進みます。

7〜10番は、AIが間違えると金額や表示の誤りにつながります。AIが出した結果をそのまま使わず、候補や検算の補助にとどめ、決めるのは人です。税務や表示の最終判断は、必要に応じて税理士などの専門家や所管窓口に確認してください。

自分の店の記入欄

次の表を写して、自分の業務を書き込んでください。業務は10個すべて埋まらなくてもかまいません。

• ****、頻度F：、影響I：、顧客情報C(0か2)：、着手点：、ゲート：、着手順：
• ****、頻度F：、影響I：、顧客情報C(0か2)：、着手点：、ゲート：、着手順：
• ****、頻度F：、影響I：、顧客情報C(0か2)：、着手点：、ゲート：、着手順：
• ****、頻度F：、影響I：、顧客情報C(0か2)：、着手点：、ゲート：、着手順：
• ****、頻度F：、影響I：、顧客情報C(0か2)：、着手点：、ゲート：、着手順：

記入の手順は次のとおりです。

1. 先月やった仕事を10個思い出して左端に書きます。
2. F・I・Cを付け、着手点を計算します。
3. I=3またはC=2の行に「×」を付けます。
4. ×の付いていない行を点数の高い順に並べ、1から番号を振ります。同点なら、影響Iが小さいほうを先にします。
5. 1番の業務だけを、1〜2週間試します。

迷ったときの基準は、「このAIの出力が間違ったまま外に出たら、誰がいつ気づくか」です。自分が出す前に必ず読む仕事なら、影響は小さく見積もれます。誰も読まずに出ていく仕事は、Iを一段上げてください。

最初の一業務の依頼文の例

表の1番、自分用メモの整理を例にします。以下は説明用の架空データで、この記事では実際に動かして確認していません。

次のメモは、小さな雑貨店の仕入れ作業のメモです。
次の形式に整えてください。

・今週やること(期限が近い順)
・発注が必要なもの(品名・数量)
・あとで確認が必要なこと(推測で補わず、不明な点はそのまま書く)

メモにない情報は追加しないでください。

【メモ】
火曜までにマグカップ追加発注 たぶん20個
紙袋 在庫少ない?
土曜イベント用のポップ作る
請求書ABC商店 金額確認

人が確認する点は3つです。

• 数量・日付・品名が、元のメモと一致しているか
• 「たぶん」「?」と書いた箇所が、勝手に確定した表現になっていないか
• 元のメモにない作業が足されていないか

出力がずれたら、「元のメモにない項目を削除してください」のように、直してほしい点を一つずつ伝えます。

入力する情報の扱いも先に決める

顧客情報を入れない仕事から始める理由は、情報の扱いが利用するサービスやプランで変わるからです。OpenAIのヘルプ記事How your data is used to improve model performanceでは、個人向けプラン(Free、Plus、Pro)は会話内容がモデル改善に使われる場合があり、設定で「Improve the model for everyone」をオフにすると新しい会話はモデル改善に使われないと説明されています。ChatGPT Business、Enterprise、Edu、APIは入力・出力が既定ではモデル改善に使われないとされています。同じ記事によれば、設定をオフにしていても、評価ボタン(👍👎)でフィードバックを送ると、その会話全体がモデル改善に使われる場合があります。

ただし、学習利用をオフにすることと、情報が安全に守られること、個人情報の取扱いとして問題がないことは別の話です。個人情報保護委員会は生成AIサービスの利用に関する注意喚起等を公表し、別添として注意喚起とOpenAIへの注意喚起の概要を掲載しています。お客様の情報を入力する仕事に進む前に、このページと添付資料で内容を確認してください。

最初の数週間は、次のルールで十分です。

• お客様の氏名・住所・電話番号・メールアドレスは入力しない
• 入力が必要なときは「A様」「商品X」などの仮の名前に置き換える
• パスワードや銀行口座の情報は入力しない
• 評価ボタンは、機密や個人情報を含まない会話以外では押さない

店全体のセキュリティを見直すなら、IPAの中小企業の情報セキュリティ対策ガイドラインが参考になります。ページでは第4.0版を公開し、個人事業主や小規模事業者を含む中小企業等の利用を想定していると説明しています。「5分でできる！情報セキュリティ自社診断」も案内されています。

次の業務に進む条件

1番を1〜2週間続けたら、次の3点を見て2番に進むか決めます。

• 出力の確認に、自分で書くより時間がかかっていないか
• 直す箇所が毎回同じ傾向で、依頼文を直せば減りそうか
• 入力してよい情報とだめな情報を、迷わず分けられているか

3つとも「はい」なら、記入欄の2番に進みます。「いいえ」があるなら、同じ業務で依頼文を直してもう一週間続けます。

組織向けの参考資料として、IPAのテキスト生成AIの導入・運用ガイドライン(2024年7月31日最終更新)があります。本記事の表は、公的資料の基準ではなく、この記事で提案する簡易ルールです。