AIでスライドを作る前に：目的と聞き手を一枚の依頼シートにまとめる

なぜ生成前に4項目を固定するのか

Microsoftのサポートページによると、Copilot in PowerPointで新しいプレゼンを作るとき、Copilotは聞き手、資料の長さ、テンプレートやデザインの方向性、画像の種類を尋ねることがあります。答えることも、スキップしてCopilotに任せることもできます。

任せた場合、聞き手や長さはAIの推測で決まります。推測が外れていても、スライドは整った見た目で出てくるため、気づくのが遅れがちです。先に自分で決めておけば、質問に即答でき、推測に頼る部分も減ります。なお、本記事の4項目は、こうした質問内容を踏まえた編集上の整理です。公式が「この4項目を使え」と定めているわけではありません。

役割や背景を具体的に書く方針は、Microsoftのプレゼン準備の案内にもあります。同ページには、話し手の役割と聞き手、発表時間を含めて「45分の発表のアウトラインを作る」よう頼むプロンプト例が載っています。また、AIが作った内容は見直して加減し、事実が正しいかも確かめるよう勧めています。

依頼シートの雛形と記入例

雛形（コピーして使う）

次の枠をそのままコピーして埋めてください。空欄が残る項目は、AIに任せず自分で先に決めます。

【依頼シート】
1. 目的
 - この発表の場で達成したいこと（1文）：
 - 発表の形式と時間（例：社内会議・10分・質疑5分）：

2. 聞き手
 - 誰が聞くか（役職・立場）：
 - 前提知識（すでに知っていること／知らないこと）：
 - 聞き手の関心・懸念（上位2つ）：

3. 根拠資料
 - 使ってよい資料（資料名・該当箇所）：
 - 使ってはいけない情報（未公開・機密など）：
 - 数字や事実で、出典の確認が必要なもの：

4. 持ち帰る結論
 - 聞き手が帰るときに覚えているべき一言：
 - 聞き手にとってほしい次の行動（決裁／試用／質問など）：

5. 制約
 - 枚数の目安、避けたい表現、必須で入れたい項目：

「持ち帰る結論」は、トピック名ではなく文で書きます。「新ツールの紹介」ではなく「来月から試験導入を承認してほしい」のように、聞き手が取る行動まで含めると、AIが各スライドの役割を決めやすくなります。

記入例（説明用の架空の例）

以下は書き方をつかむための架空の例です。実在の組織や、実際に試した結果ではありません。

1. 目的
 - 経費精算の入力ミスを減らす新しい入力フォームの試験導入を承認してもらう
 - 部内会議・10分・質疑5分
2. 聞き手
 - 部長と課長5名。業務内容には詳しいが、新フォームの中身は未見
 - 関心：現場の手間が増えないか／費用はいくらか
3. 根拠資料
 - 使ってよい：「入力ミス件数の月次集計」（説明用データ）
 - 使えない：個人名のある申請データ
 - 要確認：ミス削減率の数字は集計表の値だけを使う
4. 持ち帰る結論
 - 「2か月の試験導入で手間は増えずミスを減らせる見込み」
 - 次の行動：試験導入の承認
5. 制約
 - 8枚以内、専門用語は避ける

機密情報や個人情報は、実データではなく説明用の数字や匿名の表現に置き換えてからAIへ渡してください。ツールの設定や規約がどうであれ、社内に取り扱いルールがある場合はそちらを優先します。

シートをAIに渡す依頼文

埋めたシートの上下に、次の文を付けます。

あなたは、聞き手の前提知識に合わせて説明資料を設計する構成担当です。
下の依頼シートだけを根拠に、スライドの構成案を作ってください。
- まずスライド作成はせず、各スライドの「見出し」「そのスライドで言いたいこと1文」「使う根拠」を表で出してください
- 根拠資料にない数字や事実は書かず、必要なら「要確認」と明記してください
- 「持ち帰る結論」に向かわないスライドがあれば指摘してください
- 不足している情報があれば、作る前に質問してください

[ここに依頼シートを貼る]

ポイントは、いきなり本文やデザインまで生成させず、構成案の段階で一度止めることです。「言いたいこと1文」を並べると、結論に向かう流れかどうかが、スライドを開かなくても分かります。

返ってきた構成案の確認表

構成案が出たら、次の表で確認します。AIに任せる部分と、人が判断する部分を分けています。

• 結論に向かう流れか、AIに任せてよい：順序の入れ替え案を出す、人が判断する：結論が聞き手の行動につながるか
• 聞き手に合う言葉か、AIに任せてよい：専門用語の言い換え案、人が判断する：聞き手が本当にその言葉を知らないか
• 根拠が資料にあるか、AIに任せてよい：資料との対応表づくり、人が判断する：数字・固有名詞・日付が原典と合うか
• 枚数と時間、AIに任せてよい：1枚あたりの目安時間の試算、人が判断する：実際に話して収まるか
• 不要なスライド、AIに任せてよい：結論と無関係な候補の指摘、人が判断する：削ってよいか（上司の期待など）

修正は、スライド全体を作り直すのではなく、シートの項目を直して再依頼するのが基本です。たとえば聞き手の懸念が足りなかったと分かったら、シートの「2. 聞き手」に書き足してから構成案を作り直します。

ツールに渡すときのコツ

構成案に納得してから、使うツールに渡します。

Microsoft PowerPoint（Copilot）：Word文書から下書きを作る方法があります。プレゼン準備の案内では、PowerPointのプロンプト欄に「Create presentation from file」と入力し、候補からファイルを選ぶ流れが紹介されています。また新規作成の案内には、Word文書は24MB未満のものでより良く機能するとあります。構成案をWordにまとめてから渡す使い方が考えられます。Copilotが使えるかどうかは、Microsoft 365の契約や組織の設定によります。画面の表示や名称も環境によって異なる場合があります。

Gamma：Gammaのヘルプでは、作り方としてGenerate（テーマから下書き）、Paste（手元の文章を整形）、Import（既存ファイルやURLを変換）が示されています。構成案が固まっているなら、Pasteが向いています。Generateでは、テンプレートと計画を構築前に確認できるPlanと、確認を省いて直接作るExpressが選べるとあります。迷走を避けたい場合はPlanを選ぶとよいでしょう。ここでの使い分けは編集上の提案で、ヘルプに書かれた推奨ではありません。

どのツールでも、渡す中身は同じです。構成案（各スライドの言いたいこと1文と根拠）と、依頼シートの4項目です。

生成後に人が最終確認すること

スライドができたら、見た目より先に次の3点を確認してください。

1. 最初の1枚と最後の1枚で、「持ち帰る結論」が同じ言葉で語られているか
2. 数字、固有名詞、日付のすべてが、根拠資料の該当箇所と一致しているか
3. 話す順にスライドを送りながら声に出し、時間内に収まるか

AIは資料にない数字を補うことがあります。そのため、2は一枚ずつ照合してください。

この記事の依頼文と確認表は、実際に試して効果を測ったものではありません。公式ページの説明を踏まえた編集上の提案です。まず自分の次の発表1本で試し、返ってきた構成案を確認表に当ててみてください。