Nottaの文字起こしを見直して共有するまでの手順と運用の注意点

取り込みから共有までの手順表

公式ヘルプの記載を、実務の順序に並べ直しました。「人の確認」の列は編集上の提案です。

• 1. 取り込み、Nottaでの操作：音声・動画をアップロードし、発話言語と話者識別を設定して開始、人の確認：言語、話者識別の要否、録音の長さ
• 2. 通読、Nottaでの操作：詳細ページで全体を読む、人の確認：参加者名、社名、製品名、数字、日付
• 3. 修正、Nottaでの操作：「文字起こしを編集」をオン、または文字起こし欄をダブルクリックして直す、人の確認：迷う箇所に印を付け、音声で聞き直す
• 4. 配布方法の決定、Nottaでの操作：コピー&ペースト、ワークスペース内共有、ダウンロード、共有リンクなどから選ぶ、人の確認：相手がNottaアカウントを持つか、社外か
• 5. 共有、Nottaでの操作：選んだ方法で出す、人の確認：渡す範囲、期限、動画を含めるか
• 6. 事後、Nottaでの操作：修正が出たら反映先を確認、人の確認：古い版が手元や別の場所に残っていないか

取り込み時に決めておくこと

ローカルファイルのインポートのヘルプによると、アップロード時に発話言語を選び、話者識別を設定してから開始します。音声はWAV、MP3、M4Aなど、動画はMP4、MOVなどに対応しています。上限は音声が1GBまたは5時間のいずれか小さい方、動画が10GBまたは5時間のいずれか小さい方です。話者識別を使う場合は最大3時間とされています。すべてのプラン・ロールで使える機能と記載されています。

• 長い会議は、話者識別の上限を先に確認します。 3時間を超える録音は、分けて取り込むか、話者識別なしにするかを決めます。
• 発話言語は会議の中心言語に合わせます。 違う言語を選ぶと、修正量が増えるおそれがあります。

修正は「聞き直す箇所」を絞る

文字起こしデータを編集するのヘルプでは、Web版は「文字起こしを編集」のトグルをオンにするか、文字起こし欄をダブルクリックすると修正できます。変更は自動保存されますが、安定したネットワーク接続が必要です。編集には「編集可能」以上の権限がいります。

見落としやすいのは、テキストを直しても、タイムスタンプは自動では更新されないと明記されている点です。大量の削除や置換をすると、文章と音声の位置がずれます。行をまとめて消すより、誤りの箇所だけを直すほうが安全です。

修正時の確認項目

全文を聞き直す必要はありません。次の項目に当たる箇所だけを音声で確認します。

• 人名・社名・製品名、見るポイント：同音異義、表記ゆれ、判断：参加者名簿や資料と照合して直す
• 数字・金額・日付・期限、見るポイント：桁、単位、「来週」などの相対表現、判断：音声で聞き直し、日付は実日付に書き換える
• 決定事項、見るポイント：「やる」「やらない」の取り違え、判断：決定か検討中かを明記する
• 担当者、見るポイント：誰が引き受けたか、判断：話者の割り当てと発言内容が合うか確認する
• 否定・条件、見るポイント：「〜ではない」「〜なら」の欠落、判断：前後を聞き直す
• 雑談・個人情報、見るポイント：議事録に不要な発言、判断：共有範囲に合わせて削る(タイムスタンプのずれに注意)
• 聞き取れない箇所、見るポイント：重なった発言、小声、判断：推測で埋めず「聞き取り不能」と記す

別のAIに校正を頼む場合の依頼文(説明用の例)

Notta以外の生成AIに頼む場合は、機密情報を含む本文をそのまま貼らず、社名・人名・金額を仮の名称に置き換えます。自社の情報取り扱い規程も先に確認してください。次の依頼文は説明用の例で、実際に実行した結果ではありません。

以下は会議の文字起こし(社名・人名は仮名に置換済み)です。
次のことだけをしてください。
1. 明らかな誤変換の候補を一覧にする(修正後の文は作らない)
2. 決定事項・担当・期限と読める箇所を抜き出し、根拠の発言を引用する
3. 意味が曖昧で、音声で確認が必要な箇所に印を付ける
元の発言にない内容は補わないでください。

【本文】
(ここに置換済みの文字起こしを貼る)

AIには候補の洗い出しを任せ、採用するかどうかは人が音声で決めます。

共有方法の選び方と共有リンクの設定

データ出力・共有の基本では、共有方法として、コピー&ペースト、ワークスペース内共有、ローカルダウンロード、外部共有リンク、外部サービス連携の5つが挙げられています。使い分けの目安は次のとおりです(目安は編集上の提案です)。

• 同じワークスペースのメンバー、向く方法：ワークスペース内共有、注意点：チームや部署内での共有・共同編集向け
• 社外の関係者(Nottaアカウントなし)、向く方法：外部共有リンク、注意点：共有後の更新が相手側にも反映される
• 要点だけをメールやチャットに貼る、向く方法：コピー&ペースト、注意点：貼った時点の内容なので、後の修正は自分で反映する
• 保管・二次加工・社内文書化、向く方法：ダウンロード、注意点：手元の版が増えるため、版管理が必要

ヘルプで更新の反映が明記されているのは、外部共有リンクだけです。コピーやダウンロードは手元の複製になる、という点は、ここまでの記載から編集部が読み取った整理です。

共有リンクで確認できた仕様

共有リンクを使った外部へのノート共有のヘルプでは、次の内容が確認できました。

• すべてのプランで使え、「編集可能」以上の権限が必要です。
• ノート全体のほか、複数のブロックを選んで共有できます。
• 共有する内容は文字起こしかAI要約から選べ、文字起こしでは録画を非表示にするオプションがあります。
• パスワード(自動生成)と有効期間を設定でき、トグルで外部共有を止められます。
• リアルタイム録音中のノートは、音声・動画が見られず、テキストのみの表示になります。

共有後の変更はリンク先にも反映されるため、修正前にリンクを配ると、未確認の下書きが相手に見え続けます。 修正と確認を終えてからリンクを作るのが基本です。リンクとパスワードを同じメールで送ると、パスワードの意味が薄れます。別の経路で伝えるのが無難です(運用上の提案です)。

共有前のチェック

1. 共有する内容は文字起こしか、AI要約か
2. 動画や音声を含めてよいか
3. 有効期間を設定したか
4. 議事録として不要な発言を整理したか
5. 社内でも見せる範囲が限られる内容ではないか

ダウンロードして配るとき

文字起こしデータをダウンロードするのヘルプでは、ダウンロードはプレミアムプラン以上で、「編集&ダウンロード可能」以上の権限が必要とされています。共有リンクとは条件が違うので、自分のプランで使えるか先に確かめてください。

形式は、文字起こしがTXT、DOCX、PDF、XLSX、SRT、音声・動画がMP3、WAV、MP4です。話者情報、タイムスタンプ、コメント、ブックマーク、AI要約を含めるかを選べますが、SRTではタイムスタンプなどの選択肢が対応していません。複数のノートは最大10件まで同時に処理できます。

議事録として配るなら、話者情報は含め、社内メモ用のコメントやブックマークは外す、といった切り分けが必要です。出力前にオプション画面で確かめます。

チーム運用のルール

次の3点を決めておくだけで、事故は減らせます。

1. 確認者を分ける。 修正する人と、決定事項を音声で確認する人を分けます。
2. 正本を1つにする。 ダウンロードした文書は更新に連動しないため、配った版の日付をファイル名に入れます。
3. 削る範囲を事前に決める。 雑談、個人情報、機密の扱いは、会議の開始前に取り決めます。

録音や文字起こしの扱いは、社内規程や参加者への事前の告知にも関わります。個人情報を含む場合は、自社の規程と該当する制度に従って判断してください。