会議の録音データと文字起こしをいつ消すか：保存期間ルールの決め方

残すものと早く消すものを分ける

保存期間を一律にすると、「全部残す」か「全部すぐ消す」になりがちです。次の四つに分けると決めやすくなります。

• 確定した議事録、役割：決定事項・担当・期限の記録、基本方針：文書規程の年限で保存
• AIの要約・議事録ドラフト、役割：議事録の下書き、基本方針：確定議事録に反映したら消す
• 文字起こし全文、役割：発言の確認用、基本方針：議事録確定後、短期で消す
• 録音・録画、役割：聞き直し・誤認識の確認用、基本方針：全文と同時か、それより先に消す

録音や全文には、議事録に載せない雑談や未確定の意見、人名、社外の人の声も入ります。必要な情報を議事録に移してあれば、材料を残す理由は薄くなります。

消す根拠：個人情報保護法の考え方

録音や全文に、声や発言内容から特定の個人を識別できる情報が含まれ、検索できるように整理して管理されていれば、個人情報保護法上の「個人データ」として扱う場面があります。該当するかは内容と管理方法によるため、最終判断は自社の法務・個人情報管理の担当者に確認してください。

個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）では、法第22条にもとづき、個人データを利用する必要がなくなったときは遅滞なく消去するよう「努めなければならない」とされています（努力義務）。利用目的が達成され、保有する合理的な理由がなくなった場合が典型です。一方、法令で保存期間が定められている場合は、この限りではありません。

会議にあてはめると、「議事録を作る」目的を終えた録音・全文は、消す方向で説明しやすくなります。反対に、法令・契約・社内規程で保存が求められる文書は別枠です。取締役会や株主総会など法定の議事録が関わる会議体は、このルールの対象外にして総務・法務に確認してください。

保存・削除ルールの草案（説明用の例）

社内文書に貼って、【　】を埋める形にしています。日数は仮の数字です。

【会議の録音・文字起こしの保存と削除ルール（草案）】
適用範囲：【部署名】が主催する定例会議・社内打ち合わせ
対象外　：取締役会等の法定議事録に関わる会議、人事・懲戒、法務案件

1. 保存と削除の期限
 ・確定議事録　　　：【文書規程の分類名】に従う
 ・AI要約/ドラフト ：議事録確定の【7】日後に削除
 ・録音/録画　　　 ：議事録確定の【7】日後に削除（最長【30】日）
 ・文字起こし全文　：議事録確定の【14】日後に削除（最長【30】日）

2. 議事録の確定
 ・議事録担当者が参加者に確認依頼を送り、【3】営業日以内に
   訂正がなければ確定とする

3. 保存場所
 ・録音/全文は【指定のクラウド/フォルダ】のみ。個人PC・私用端末への
   保存、無断の外部サービスへの転記は禁止

4. 例外（削除を止める場合）
 ・紛争・監査・調査で保全が必要と【法務/総務】が指示したとき
 ・止める場合は、理由・対象・解除予定日を記録する

5. 削除の実施と記録
 ・削除担当：【役職】　確認頻度：【月1回】
 ・コピー（共有先、ダウンロード分、他ツール）も削除対象

「最長30日」のように上限を併記しておくと、議事録の確定が遅れた会議でも録音だけが放置されません。定例の進捗会議は短く、顧客や取引先との打ち合わせは契約や守秘の取り決めを確認して決めるのが無難です。録音の目的と参加者への事前の周知方法も、ルールに書いておくと運用が安定します。

ツール側の仕様を確認する

ルールを決めても、ツールの設定と合っていなければ実行されません。公式ヘルプで確認できた範囲は次のとおりです。契約プランや管理者設定で挙動は変わり得るため、実際の画面で試してから運用に入れてください。

• Microsoft Teams：会議の記録は、職場・学校用のOneDriveまたはSharePointに保存されます。有効期限の既定値は管理者の設定で決まり、編集権限のある人（通常は開催者と共同開催者）が変更でき、期限を外すこともできます。期限切れ後は最大90日の猶予があり、所有者はごみ箱から回復できます（記録の開始、停止、検索）。文字起こしは開催者・共同開催者が削除できます。デスクトップアプリから削除するとOneDriveとExchange Onlineの両方のコピーが消えますが、プレーヤーページからの削除はOneDrive側のみです（トランスクリプトの編集・削除）。
• Zoom：クラウド録画に、指定日数で自動削除する設定があります。期限を過ぎた録画は1日の猶予後にごみ箱へ移り、30日後に完全削除されます。アカウント（管理者権限が必要）、グループ、ユーザーの各レベルで設定できます（Zoomの録画削除）。確認したページでは、この自動削除が文字起こしにも及ぶかは読み取れなかったため、自社の環境で確かめる必要があります。

ここから注意点が二つ出ます。ごみ箱に猶予があるため、「削除した日」と「完全に消える日」はずれます。ルールには、どちらを基準にするかを書いてください。また、画面上で消しても別の場所のコピーが残る可能性があります。Teamsのように、削除場所で消える範囲が違うツールもあります。

運用担当者向けの確認項目

導入前に、次を一つずつ確認してください。

1. 使っている会議ツール、文字起こし・要約ツールの一覧を作ったか（Teams、Zoom、Meet、ICレコーダー、外部の文字起こしサービスを含む）
2. 録音・全文・要約の保存場所を、ツールごとに把握しているか
3. 自動削除を設定できる権限は誰にあるか（管理者のみか、開催者も変えられるか）
4. 自動削除が録音だけか、文字起こしや要約も対象か、実際の画面で確かめたか
5. 削除後に残る場所（ごみ箱、共有先、ダウンロード済みファイル、チャットに貼った要約）を洗い出し、完全削除までの日数を計算したか
6. 外部サービスにアップロードした音声やテキストを、そのサービス側で削除できるか確認したか
7. 議事録の確定フロー（誰が確認し、いつ確定とするか）が決まっているか
8. 保全が必要なとき、削除を止める連絡先と手順があるか
9. 社外参加者がいる会議の扱い（録音の事前告知、契約上の制約）を確認したか
10. 削除の実施記録を、誰がどこに残すか決めたか

AIの学習に使われない設定と、データが適切に守られていることは別の話です。学習利用オフでも、保存期間・閲覧権限・削除方法の確認は必要です。ルール案をAIに下書きさせる場合は、実際の会議内容を入れず、ツール名と運用条件だけを渡し、日数や法的な言い回しは必ず人が確認してください。

運用開始後は、最初の1〜2か月に「議事録の確定が期限に間に合ったか」「期限切れで必要な録音が消えて困った例はなかったか」を集めます。困りごとが多い会議種別だけ期限を延ばし、全体は変えない調整が現実的です。見直し日を決め、そのときに公式ヘルプも再確認してください。