議事録を短くまとめる設計：3行・1ページ・詳細版の長さ別の作り分け

まず「確定事項の一覧」を作る

文字起こしから直接3行にまとめると、AIは目立つ発言を拾いがちです。そこで、最初に元データを整理する一段を挟みます。

Microsoft TeamsのCopilotは、会議中の議論の要点を、誰が何を話したかを含めて要約し、アクション項目も提案します。会議が終わったあとにCopilotへ質問したり、やりとりの履歴を見たりするには、会議の文字起こしが必要です。Copilotが参照するのは、文字起こしに残ったチャットや発言の内容です。また、同ページの説明では、インテリジェントリキャップはTeams Premiumまたは Copilot のライセンスの一部として提供されます（Microsoft サポート：Teams会議のCopilot、英語版ページ）。入力に含まれない内容は要約にも出ません。だからこそ、一覧づくりの段階で人が確認する価値があります。

一覧を作る依頼文

以下は社内会議の文字起こしです。要約はまだ書かず、次の5項目に分けて箇条書きで整理してください。
1. 決定事項（「決まった」と明確に言える発言のみ。根拠の発言も添える）
2. アクション（担当者／内容／期限。担当や期限が不明なら「不明」と書く）
3. 未決事項（結論が出なかった論点と、保留の理由）
4. 数字・日付・固有名詞（発言のまま。推測で補わない）
5. 却下された案とその理由
提案や意見にとどまる発言を、決定事項に入れないでください。
文字起こしにない内容は書かないでください。

【文字起こし】
（ここに貼り付け）

要点は、「決定」と「提案」を分けることと、不明なら「不明」と書かせることです。この指示がないと、担当者や期限が自然な文章で補われる可能性があります。

長さ別の構成例と書き出しの依頼文

以下は、架空の「販促キャンペーン定例」を想定した説明用の例です。

3行版：結論・次の一手・未決

①決定：春キャンペーンの開始日を4/1から4/8に変更（制作が間に合わないため）
②次の動き：山田が3/20までに告知バナー修正版を提出／佐藤が3/18までに配信枠を再調整
③未決：予算の上乗せ可否は経営会議待ち（判断は3/25）

3行版は、読んだ人が「自分は動くべきか」を判断できれば成功です。議論の経緯ややりとりは入れません。行を増やしたくなったら、1ページ版に回します。

1ページ版：決定・担当・理由が分かる

• 会議の目的と日時、入れる内容：1文＋日時・参加者、目安：2行
• 決定事項、入れる内容：箇条書き。各項目に理由を1文、目安：3〜6件
• アクション表、入れる内容：担当／内容／期限、目安：全件
• 論点と結論、入れる内容：議論になった点の結論と主な理由、目安：各2行
• 未決・リスク、入れる内容：誰がいつまでに判断するか、目安：3件程度
• 次回、入れる内容：日時と持ち寄るもの、目安：1〜2行

アクション表だけは、削らずに全件載せます。件数を減らして1ページに収めると、実行漏れに直結するからです。

詳細版：後から検証できる

議題ごとの経過、発言者、数字の根拠、却下案とその理由、参照した資料名を入れます。長くなるので、冒頭に1ページ版と同じ「決定事項・アクション」を置き、詳細は後ろにまとめると探しやすくなります。

3つをまとめて書き出す依頼文

一覧を人が直したあとに、次の依頼を出します。

上の確定事項の一覧だけを根拠に、次の3種類を作ってください。一覧にない情報は追加しないでください。
A. 3行版：①決定 ②次の動き（担当・期限つき）③未決 の各1行。読み手は会議に出ていない部長。
B. 1ページ版：目的／決定事項（理由1文つき）／アクション表／論点と結論／未決・リスク／次回。
C. 詳細版：議題ごとに、経過・決定・却下案と理由・数字の根拠を書く。
3つの間で日付・担当・数字が食い違っていないか、最後に自己点検して差分を列挙してください。

AI自身に整合性を点検させるのは補助です。最終確認は人が行います。

削ってよい情報・残す情報の判断表

迷ったときは、次の表で判断します（編集上の提案です）。

• 決定事項・変更点、3行版：残す、1ページ版：残す、詳細版：残す
• 担当者と期限、3行版：最重要分のみ、1ページ版：全件、詳細版：全件
• 金額・日付・数量、3行版：結論に関わるものだけ、1ページ版：残す、詳細版：発言の根拠も残す
• 決定の理由、3行版：削る、1ページ版：1文で残す、詳細版：詳しく残す
• 却下した案、3行版：削る、1ページ版：重要なものだけ、詳細版：理由とともに残す
• 雑談・挨拶・言い直し、3行版：削る、1ページ版：削る、詳細版：削る
• 発言者ごとの意見、3行版：削る、1ページ版：対立があった点のみ、詳細版：必要に応じて残す
• 未決事項、3行版：残す、1ページ版：判断者と期限つきで残す、詳細版：経緯も残す

表で決めきれないときは、次の3問で考えます。

1. 読んだ人の行動が変わるか。変わらないなら削ってよい。
2. 後で食い違いが起きたとき、争点になるか。数字・期限・担当・金額は残す。
3. 文脈なしで誤解されないか。誤解されそうな略語は、短くするより言い換える。

Zoomのテンプレートで構成を固定する

Zoomには、AIによる会議サマリーの構成を決める「テンプレート」があります。アカウント管理者がAI Studioで作成・カスタマイズし、利用できるテンプレートも管理者が管理します。会議後、利用者は生成されたサマリーを確認して編集でき、別のテンプレートを選ぶとその構成に合わせて再生成されます。公式ページでは、対象プランはBusiness、Business Plus、Enterprise、Educationで、テンプレート機能の有効化が必要です。デスクトップアプリにはバージョン要件もあります。テンプレートで生成するサマリーは最大32,000文字です（Zoom サポート：会議サマリーテンプレート、英語版ページ）。

上の表の「1ページ版」の見出しをテンプレートに写せば、毎回同じ構成で出せる可能性があります。ただし、プランや管理者の設定に左右されるため、自社で使えるかは事前に確認してください。使えない場合は、本記事の依頼文を貼り付ける運用で代用できます。

配布前に人が確認すること

AIに任せるのは「整理と書き出し」までです。次の点は人が見ます。

• 担当者名と期限：アクション表を、実際に話した人に見せて確認する
• 数字・日付：文字起こしや資料の原文と突き合わせる
• 決定と提案の取り違え：「〜しましょう」が決定に入っていないか
• 3つの版の整合：3行版の日付が、1ページ版と一致しているか
• 共有範囲：人事・取引先・未公表の情報が、配布先に不適切でないか

外部のAIサービスに文字起こしを渡す場合は、自社の情報取り扱いルールを先に確認してください。迷うときは、社名や個人名を「A社」「担当者B」のように置き換えてから貼ると安全です。学習に使われない設定があることと、社内ルールを満たすことは、別の確認事項です。

最初の1回は、次の順で進めます。

1. 「一覧を作る依頼文」で文字起こしを5項目に整理する
2. 一覧の担当・期限・数字を人が直す
3. 「3つをまとめて書き出す依頼文」で3種類を作る
4. 判断表で削りすぎ・残しすぎを見直し、上の確認を済ませてから配る

配る版は読み手ごとに変えます。部長には3行版、チームには1ページ版を渡し、詳細版は共有フォルダに保管して、必要な人が探せるようにします。