議事録の担当者と期限をAIで拾い、曖昧な期限を確認リストにする方法

状態を5つに分け、曖昧な期限の基準を決める

表の「状態」欄は、次の5つで足ります。

• 確定、意味：担当・期限・内容が発言から一意に決まる、次にすること：タスク管理へ
• 期限要確認、意味：担当は明確だが、期限が曖昧または欠けている、次にすること：期限を質問
• 担当要確認、意味：期限はあるが、担当が決まっていない、次にすること：担当を質問
• 両方要確認、意味：担当も期限も決まっていない、次にすること：両方を質問
• 内容要確認、意味：内容が読み取れない、または条件付き、次にすること：内容や条件を質問

「確定」の基準は厳しくします。会議の日付が分かっていても、次のような表現は人によって解釈が分かれるため、AIが日付に変換できても「確定」にしません。

• 来週中に、曖昧な理由：金曜か日曜か、週の始まりをどう見るかで変わる、扱い：期限要確認(候補日を添えて質問)
• 月末まで、曖昧な理由：末日か、最終営業日か、扱い：期限要確認
• 近いうちに/早めに、曖昧な理由：日付の手がかりがない、扱い：期限要確認
• 確認でき次第、曖昧な理由：誰の確認をいつ待つのかが不明、扱い：内容要確認

AIに渡す情報と、依頼文のテンプレート

渡すのは、議事録本文、会議の開催日(曜日つき。「来週」「月末」の基準になります)、参加者の名前の一覧(担当者名の突き合わせ用)の3点です。社外秘の数字、顧客名、個人が特定できる情報は、伏せ字や仮名に置き換えてから渡します。

個人情報保護委員会は、生成AIサービスの利用に関する注意喚起等を2023年6月2日付で公表しています。日本の個人情報の扱いに関する資料なので、詳細は原文と、自社の規程、利用するサービスの規約で確認してください。「学習に使わない設定」と「秘密保持が守られること」は別の話です。設定を確認したうえでも、不要な固有名詞は入れないのが安全です。

次の文の【】を差し替えて使います。

以下の議事録から、依頼・約束・宿題にあたる項目を抜き出して表にしてください。

【前提】
- 会議の開催日:【2026年11月4日(水)】
- 参加者:【佐藤、鈴木、田中、高橋】

【ルール】
1. 担当者は、明確に引き受けた人か指名された人だけを書く。推測で補わない。
2. 期限は発言どおりの表現を書く。日付に直さない。
3. 担当や期限が曖昧・未定・欠けている項目の状態は、期限要確認 / 担当要確認 / 両方要確認 / 内容要確認 のいずれかにする。すべて明確な場合のみ「確定」とする。
4. 「根拠の発言」欄に、議事録の該当箇所をそのまま抜粋する。見つからない項目は作らない。
5. 表のあとに「確認リスト」として、要確認の項目ごとに質問を1文ずつ書く。

【出力の列】
No / タスク / 担当 / 期限(発言どおり) / 状態 / 根拠の発言

【議事録】
(ここに貼り付け)

「日付に直さない」と指示するのは、換算を人が行うためです。

入力例と表の完成形(説明用の例)

次の議事録は、手順を見せるために作った架空の例です。

開催日:2026年11月4日(水)
佐藤「見積もりの修正版は私が来週中に出します」
鈴木「先方への連絡は、誰かお願いできますか」
田中「じゃあ私が。近いうちに連絡します」
高橋「会場の候補は月末までに絞りましょう」
佐藤「契約書のドラフトは、法務に確認でき次第共有します」

期待する出力の形は次のとおりです(手作業で作った例です)。

• 1、タスク：見積もり修正版の提出、担当：佐藤、期限(発言どおり)：来週中に、状態：期限要確認、根拠の発言：「見積もりの修正版は私が来週中に出します」
• 2、タスク：先方への連絡、担当：田中、期限(発言どおり)：近いうちに、状態：期限要確認、根拠の発言：「じゃあ私が。近いうちに連絡します」
• 3、タスク：会場候補の絞り込み、担当：(記載なし)、期限(発言どおり)：月末までに、状態：両方要確認、根拠の発言：「会場の候補は月末までに絞りましょう」
• 4、タスク：契約書ドラフトの共有、担当：佐藤、期限(発言どおり)：法務に確認でき次第、状態：内容要確認、根拠の発言：「契約書のドラフトは、法務に確認でき次第共有します」

3番は、高橋さんが提案しただけで、引き受けた人が議事録上にいません。ここで高橋さんの名前を入れてしまうのがよくある取り違えで、ルール1はそれを防ぐためのものです。

確認用の質問文例

自由記述で答えさせるより、候補を示して選んでもらう形のほうが返信しやすくなります(編集上の提案です)。候補日は人が決めて入れます。

• 来週中:「佐藤さん、見積もり修正版の提出は『来週中』とのことでしたが、11月13日(金)の終業時刻までで問題ないでしょうか。別の日ならご希望を教えてください。」
• 近いうちに:「田中さん、先方への連絡の期限を決めさせてください。【11月6日(金)】までを目安にしてよいでしょうか。難しければ可能な日を教えてください。」
• 月末:「会場候補の絞り込みの『月末』は、11月30日(月)でよいでしょうか。最終営業日などの別の基準でしょうか。」
• 担当なし:「会場候補の絞り込みは、担当者が議事録上で決まっていません。ご担当いただける方はいますか。いなければ【高橋さん】にお願いしてよいか確認させてください。」
• 条件付き:「契約書ドラフトの共有は『法務の確認後』となっていますが、法務への確認依頼はいつ出す予定でしょうか。返事が遅れる場合に備え、共有の最終期限も決めておきたいです。」

回答が来たら、「期限(確定)」列を足して日付を入れ、状態を「確定」に変えます。「期限(発言どおり)」は消さずに残すと、あとで経緯を追えます。

人が確認する点と、会議ツールとの併用

AIの出力を受け取ったら、次の3点は必ず人が見ます。

• 根拠の発言が元の議事録と一致するか。一致しない行は、AIが補った可能性があります。
• 担当者名が参加者と合っているか。同姓の人や、呼び方の違い(「佐藤さん」「サトさん」)に注意します。
• 「確定」の行に、日付と担当が明記されているか。

Microsoftの会議メモの生成に関するサポートページにも、AIが生成した内容は正しくない可能性があるため、結果を必ず確認するよう記載があります。

Teamsのファシリテーターは、会議中のタスクを取り込み、フォローアップタスクとして同期に同意するとPlannerに同期できると、Microsoftのサポートページで説明されています。同ページには、ファシリテーターの利用にMicrosoft Copilotライセンスが必要なこと、文字起こしをオンにすることも案内されています(確認時点の記載で、契約やプランによって異なる場合があります)。作成を依頼したタスクが自動で同期される旨の記載もあるため、会議後はPlanner側の担当と期限も、この記事の状態の分け方で見直すと安心です。期限の曖昧さをどう扱うかは、同ページからは読み取れませんでした。

運用の流れは、会議後なるべく早く確認の質問を送り、回答が来たら「確定」にしてタスク管理へ移す、というものです。返信がない項目の扱い(例:2営業日返信がなければ議長が期限を指定する)はAIの機能ではなく運用ルールなので、チームで事前に決めておくと迷いません。