AIに書き直させたGoogleドキュメントの変更を、版履歴の比較で確かめて採否を決める

1. AIに頼む前に、基準になる版とコピーを残す

公式ヘルプ「ファイルの変更内容を確認する」によると、パソコンでは右上の最終編集のアイコンから版履歴を開けます。以前の版を見るには編集権限が必要です。閲覧のみの文書は、複製してよいか持ち主に確認してから、自分用の文書で作業してください。

1. 版履歴を開き、現在の版を選んで「この版に名前を付ける」で「AI編集前」と付けます。日付も入れると後で迷いません。名前を付けた版は、履歴の中で統合されません。
2. 同じ版の「その他」メニューから「コピーを作成」を選び、編集前のコピーを作ります。後で元の文章を取り出す先であり、比較の相手にもなります。
3. AIの編集が終わるまで、人の手による編集は止めます。人とAIの変更が混ざると、誰の変更か分からなくなります。

2. 依頼文で、変えてよい範囲と変更一覧を指定する

AIには、書き直しと同時に変更の自己申告も求めます。後で比較結果と突き合わせるためです。以下は説明用の依頼文の例です。

次の文章を、社内の経営会議向けに読みやすく書き直してください。
【変えてよいもの】文の順序、接続詞、冗長な表現
【変えてはいけないもの】数値、日付、固有名詞、金額、「〜と決定した」などの確定表現
【出力】
1. 書き直した本文
2. 変更一覧（段落番号／変更前の要旨／変更後の要旨／変えた理由）
迷った箇所は変えずに、一覧の末尾に「要確認」として書いてください。

自己申告の一覧は正確とは限りません。一覧にない変更が比較結果に出たら、それを最優先で確認します。

3. 編集前のコピーと現在の文書を比較して、変更箇所を拾う

AIの書き直しを文書に反映したら、まず版履歴で現在の版に「AI編集後」と名前を付けます。そのうえで比較します。

1. 比較の「主」にする文書を開きます。編集前のコピーと現在の文書のどちらを主にするかで、提案の向きが変わる可能性があります。結果を見て、削除と追加がどちらを基準に表示されているか確かめてください。
2. 上部の「ツール」から「ドキュメントを比較」を選び、もう一方の文書を指定して、比較を実行します。
3. 公式ヘルプ「Google ドキュメントのドキュメントを比較する」によれば、二つの文書の違いが編集提案として示された、3つ目の文書が作られます。元の2文書は書き換わりません。
4. 3つ目の文書を先頭から末尾まで順に読み、見つけた箇所を次章の表に記録します。

注意点があります。同ヘルプでは、列レイアウトや表の列幅の変更は比較されないとされています。表の幅や段組みは、目で見て確かめてください。お使いのアカウントや組織の設定で「ドキュメントを比較」が出ない場合は、版履歴で「AI編集前」と「AI編集後」の版を交互に開いて読み、手順1で作ったコピーと並べる方法に切り替えます。

見るべき種類は次のとおりです。

• 数値、日付、固有名詞、単位が変わっていないか
• 「検討中」が「決定」に、「可能性がある」が「できる」になるなど、断定の強さが変わっていないか
• 文が丸ごと消えていないか（削除は気づきにくい箇所です）
• 根拠のない説明文が足されていないか
• 主語や担当者が曖昧になっていないか

AIによる編集が版履歴にどう記録されるかは、ここでは前提にしません。名前付き版とコピーとの照合で判断すれば、環境に左右されにくくなります。

4. 採否記録表に書いて、箇所ごとに判断する

次の表を、スプレッドシートや文書の末尾に作ります。下は説明用の例で、実在の案件ではありません。

• 1、位置：2章 第1段落、種別：表現、変更前：売上が落ちています、変更後：売上が減少傾向にあります、判断：残す、理由・確認元：意味が同じで読みやすい
• 2、位置：2章 第2段落、種別：数値、変更前：前年比92%、変更後：前年比約9割、判断：戻す、理由・確認元：会議資料は元の数値で統一する
• 3、位置：3章 第1段落、種別：断定、変更前：導入を検討している、変更後：導入を決定した、判断：戻す、理由・確認元：決定の事実はない
• 4、位置：3章 第3段落、種別：削除、変更前：予算は未承認である、変更後：（削除）、判断：戻す、理由・確認元：前提条件が抜けている
• 5、位置：4章 末尾、種別：追加、変更前：なし、変更後：「業界では一般的です」、判断：要確認、理由・確認元：根拠資料を探す。なければ削除

判断は「残す」「戻す」「要確認」の3択です。迷わないよう、基準を先に決めておきます。

• 言い回し・接続詞・語順、基本の扱い：残す方向で確認、残す条件：意味が変わらず、文書全体の表記と揃う
• 数値・日付・金額・固有名詞、基本の扱い：戻す方向で確認、残す条件：元資料と照合して、書き直しの方が正しい
• 断定の強さ・可能性の表現、基本の扱い：戻す方向で確認、残す条件：事実や決裁の記録と一致する
• 削除された文、基本の扱い：戻す方向で確認、残す条件：削っても前提や注意が失われない
• 追加された文・数字、基本の扱い：要確認、残す条件：出典を人が確認できる

この基準は公式の仕様ではなく、社内文書で事故が起きやすい点に絞った編集上の目安です。会社の文書規程があれば、そちらを優先してください。

5. 「戻す」箇所だけ戻して、提出前に確かめる

版履歴の「この版を復元」は、選んだ旧版の全体を戻す操作です。AIの変更のうち残したいものまで消えるので、箇所ごとの採否には向きません。次のように、貼り直しで進めます。

1. 「戻す」の行だけ、編集前のコピーから元の文章をコピーし、現在の文書に貼り直します。
2. 「要確認」の行は、色を付けるなどして残し、根拠を確認します。確認できなければ削除するか、元の文に戻します。
3. 全部終えたら、版履歴で現在の版に「採否反映済み」と名前を付けます。
4. もう一度「ドキュメントを比較」で、編集前のコピーと現在の文書を比べます。差が、表で「残す」とした箇所だけになっていれば完了です。

提出前には、表の「要確認」が空であること、数値・日付を元資料と照合したことを確認します。練習や社外のAIで試すときは、顧客名、金額、未公表の計画を架空のものに置き換えてから渡してください。社内文書をAIに入力してよいかは、会社の規程と契約するサービスの条件で決まります。採否記録表は、AIが何を変え、人が何を判断したかを上司やレビュー担当に説明する材料にもなります。