ChatGPTのProjectsで、案件ごとの企画書づくりを続けて進める

Projectsでまとまるもの

公式ヘルプによると、Projectsは関連するチャット、ファイル、指示を1か所にまとめ、書く・調べる・計画するといった継続作業で同じ文脈を使える機能です。企画書づくりに関係する点は次のとおりです。

• プロジェクト指示は、そのプロジェクト内だけで有効で、全体のカスタム指示より優先されます。
• ファイルはPDF、表計算、文書、画像を追加でき、テキストの貼り付けも可能です。1プロジェクトあたりの数はプランで異なり、Freeは5、Go・Plusは25、Pro・Business・Enterprise・Eduは40です（File Uploads FAQにも同じ記載があります）。一度にアップロードできるのは10ファイルまでです。
• 既存のチャットをプロジェクトに移すと、指示とファイルの文脈を引き継ぎます。ただしカスタムGPTで作ったチャットは移せません。

手順：案件を1つ立ち上げる

1. 案件の単位を決める。 「A社向けの新規提案」「来期の営業企画」のように、読み手と目的が同じまとまりを1プロジェクトにします。部署全体を1つにすると指示が薄まります。
2. 資料を選ぶ。 後述の判断表で、置くものを5〜10点程度に絞ります。上限に余裕があっても、多ければ良いわけではありません。
3. メモリ設定を確認する。 作成時に設定を選べ、後から変更もできると説明されています。他案件の情報が混ざるのを避けたいなら、プロジェクト専用メモリを選びます（詳細は後述）。
4. プロジェクト指示を書く。 下の例を案件に合わせて直して入力します。
5. 最初のチャットで読み込み確認をする。 資料の要点を言わせ、誤読や抜けがないかを自分の目で確かめます。
6. 作業ごとにチャットを分ける。 「骨子案」「リスク整理」「役員向け1枚要約」など成果物単位で分けると、後から探しやすくなります。

プロジェクト指示の例

以下は説明用の例で、実際に動かした結果ではありません。社名や数字は架空なので、案件に合わせて書き換えてください。

あなたは、B2Bサービス企画の下書きを手伝うアシスタントです。
案件：架空の「サンプル商事」向け、請求書処理の効率化提案

【書き方】
- 結論を先に、次に根拠、最後に未解決の論点を書く
- 敬語は「です・ます」。専門用語は初出時に一言で説明する
- 1節は300字以内。箇条書きは5項目まで

【資料の扱い】
- 数字や固有名詞は、プロジェクト内の資料に書かれているものだけ使う
- 資料にない数字は作らず、「要確認」と書いて質問を返す
- 資料同士で食い違う箇所は、どのファイルのどこが違うかを示す

【出力の最後に毎回付けるもの】
- 根拠にした資料名の一覧
- 私（担当者）が確認すべき点を3つまで

要点は「資料にないことは作らない」「確認すべき点を最後に出させる」の2つです。指示を入れても誤りがゼロになるわけではなく、数字の転記ミスや資料の読み違いは起こりえます。

置く資料・置かない資料の選び方

判断の基準は、「この案件の全チャットで毎回参照したいか」「外部に出てもよい内容か」の2つです。

• 置く、資料の例：案件の目的・背景を1〜2ページにまとめたメモ、理由・扱い：毎回の前提説明の代わりになる
• 置く、資料の例：自社の過去の企画書（社内共有可のもの）、理由・扱い：構成や文体の見本になる
• 置く、資料の例：書式ルール、テンプレート、用語集、理由・扱い：体裁の指示を省け、表記ゆれも減る
• 条件つき、資料の例：売上などの数表、理由・扱い：必要な列だけに絞り、顧客名は仮名にする
• 条件つき、資料の例：議事録、理由・扱い：発言者名や雑談を除き、決定事項と宿題だけ残す
• 置かない、資料の例：個人情報を含む名簿・問い合わせ履歴、理由・扱い：企画書づくりに不要
• 置かない、資料の例：契約書の原本、未公開の財務情報、理由・扱い：社内規程で許可がない限り避ける
• 置かない、資料の例：古い版・ほぼ同内容の複数版、理由・扱い：食い違いの原因になる。最新版だけにする
• 置かない、資料の例：他社の資料や記事の丸ごとのコピー、理由・扱い：権利と社内ルールの確認が先

古い版を残さないことは特に重要です。ファイル名に「2026-10版」のように版を入れておくと、AIがどれを根拠にしたかも確認しやすくなります。

運用で気をつける点

メモリ。 公式ヘルプによると、プロジェクト専用メモリでは、これまで保存したメモリはプロジェクトのチャットで参照されません。同じプロジェクト内のチャットは参照でき、外部の会話は参照できません。初期設定はプランによって異なります。選択肢の出方はプランや組織の設定で変わりうるので、自分の画面で確認してください。

共有。 人を招待するほか、「リンクを知っている人」で共有もできます。権限は、チャットの閲覧と利用ができる「Chat」と、指示やファイルの編集・招待もできる「Edit」の2種類です。共有したプロジェクトは自動的にプロジェクト専用メモリになり、切り替えられません。共有前に、置いた資料を見せてよい相手か確かめてください。Business・Enterprise・Eduでは、管理者がワークスペース設定で作成・共有の権限を制御できます。

削除。 プロジェクトを削除すると、チャットと指示、プロジェクト専用のファイルが取り消せない形で消えます。OpenAIのシステムからは30日以内に削除されると説明されています。

学習利用と機密は別の話。 Data controls FAQによると、Business・Enterprise・Eduなどのワークスペースの内容は、既定ではOpenAIのモデル学習に使われません。個人利用では「Improve the model for everyone」の設定で扱いが変わります。ただし、学習に使われないことと、社内の機密を置いてよいことは別です。置いてよい情報の範囲は、自社の情報管理ルールで決めてください。

ファイルの制限。 File Uploads FAQでは、文書は1ファイル512MB、テキスト・文書は1ファイル200万トークン、表計算は約50MB（行の大きさによる）までとされています。Freeはアップロードが1日3ファイルまでです。大きな資料は、案件に必要な部分だけ抜粋したほうが確認もしやすくなります。

最初の1案件で試すこと

いま進めている案件を1つ選び、案件メモ（1〜2ページ）、過去の企画書1点、書式ルール1点の3つだけ置きます。上の指示文を直して入れたら、次のように依頼します（説明用の例です）。

資料の「案件メモ」と「過去提案書A」をもとに、
提案書の骨子を3案出してください。
各案に、狙い・想定される反論・必要な追加データを1行ずつ付けてください。

出力末尾の「根拠資料」と「確認すべき点」が使えるかを見れば、指示と資料の足し引きを判断できます。1案を選んだら同じプロジェクト内の別チャットで本文を書かせ、確認は次の3点を人が行います。

• 数字、日付、固有名詞が資料と一致しているか（根拠欄のファイルを開いて照合）
• 「要確認」と書かれた箇所を埋めたか
• 社外に出す文書なら、約束してよい内容か（承認者の判断）