AIで書き直した文書の版管理：ファイル名・変更履歴・確定版のルール例

保存サービスの履歴だけでは足りない理由

WordやExcelをOneDriveやSharePointに置くと、以前の状態を開いて復元できます。ただしMicrosoftの以前のバージョンのOfficeファイルを表示するの案内では、この履歴はOneDriveまたはSharePointに保存したファイルだけが対象です。個人のMicrosoftアカウントでは最新の25バージョンまで、職場・学校アカウントではライブラリの構成によって変わります。

SharePointのライブラリについては、バージョン管理のしくみに、Microsoft 365では新規のライブラリでバージョン管理が既定で有効になり、直近500バージョンが保存されるとあります。チェックアウトを必須にしたライブラリでは、バージョンはチェックイン時にのみ作られます。どちらも公式ページの記載なので、自社の設定は管理者に確かめてください。

自動の履歴は「うっかり戻す」ための保険で、「どれが正本か」を示す仕組みではありません。AIで何度も書き直すと、履歴には細かい版が大量に並びます。承認された版は、人が名前を付けて別に残すほうが安全です。以降のルールは保存先に依存せず、共有フォルダでも使えます。

ファイル名規則の案

基本形

文書略称_v版番号_状態_YYYYMMDD_担当.拡張子

説明用の例です。

会員施策企画書_v0.3_AI案_20261027_AI-要約改稿.docx
会員施策企画書_v0.4_修正中_20261027_佐藤.docx
会員施策企画書_v0.5_レビュー中_20261028_佐藤.docx
会員施策企画書_v1.0_確定_20261030_佐藤.docx

各項目のルール

• 文書略称、ルール：全版で固定。スペースなし、理由：検索で全版が並ぶ
• 版番号、ルール：作業ごとに小数を上げる（0.3→0.4）。確定した版だけ整数にする（1.0、2.0）、理由：整数なら「確定した版」と分かる
• 状態、ルール：AI案／修正中／レビュー中／確定 の4種に限定、理由：表記ゆれを防ぐ
• 日付、ルール：YYYYMMDD、理由：並べ替えで時系列になる
• 担当、ルール：人は姓、AIの出力は AI- に用途を付ける、理由：人の手が入ったか一目で分かる

運用の約束

• AIの出力は、人が読んで直すまで AI案 のまま置く。 人が手を入れた時点で版を上げ、修正中 にします。
• 確定 は1版だけ。 新しい確定版を作るときは、前の確定版を 旧確定 フォルダへ移します（ファイル名は変えません）。
• 「最終」「最終版」は使わない。 状態欄と版番号に任せます。
• 配布用にPDFを作る場合は、拡張子以外を編集用と同じ名前にすると取り違えを減らせます。

変更履歴欄と確定版表示の雛形

変更履歴欄

文書の末尾、または1ページ目の直後に置きます。AIが関わった版は、使った道具と指示の要約まで書きます。

【変更履歴】（説明用の例）
| 版 | 日付 | 担当 | 元の版 | 変更内容 | AI利用 | 確認者 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 0.1 | 10/25 | 佐藤 | - | 初稿作成 | なし | - |
| 0.2 | 10/26 | 佐藤 | 0.1 | 第3章に費用試算を追記 | なし | - |
| 0.3 | 10/27 | AI | 0.2 | 要約と見出しを書き直し | 〇〇（ツール名）／「500字以内に要約、数値は変えない」 | 未確認 |
| 0.4 | 10/27 | 佐藤 | 0.3 | AI案から要約のみ採用。見出しは0.2に戻す | あり（0.3の一部） | 佐藤 |
| 0.5 | 10/28 | 佐藤 | 0.4 | レビュー依頼用に体裁を整える | なし | - |
| 1.0 | 10/30 | 佐藤 | 0.5 | 部長承認を受け確定 | あり | 田中部長 |

• 「元の版」列を必ず埋める。 0.4が0.3ではなく0.2を土台にした、といった枝分かれが見えます。
• 「AI利用」列にはツール名と指示の要点を書く。 全文は不要です。社内でAI利用の記録を求められる場合にも使えます。
• 確認者が「未確認」のAI案は、他人に回さない。

確定版表示

1ページ目の上部に置きます。

文書名：会員施策企画書
版：v1.0　状態：確定　確定日：2026年10月30日
承認者：田中部長　作成責任者：佐藤
正本の保存場所：（共有フォルダのパスまたはURL）
この文書の写しは参考扱いです。最新かどうかは上記の保存場所で確認してください。

作業中の版には、同じ位置に次を入れます。

状態：作業中（v0.4）　この版は確定版ではありません

同じ位置に置くと、印刷や転送で文書だけが出回っても状態が分かります。

AIに書き直させるときの依頼文

本文と一緒に「何を変えたか」も出させると、変更履歴欄の下書きになります。機密の数値や顧客名は入れず、架空の値や記号に置き換えて渡してください。社内にAI利用の規程がある場合は、それに従います。

以下は企画書 v0.2 の本文です。次の条件で書き直してください。
- 目的：役員向けに要点が伝わるよう、第1章を読みやすくする
- 守ること：数値、固有名詞、日付は変更しない。事実を追加しない
- 出力は2つ：(1)書き直した本文 (2)変更点の一覧
  （箇所／変更前／変更後／変更の理由を表で）
- 数値や固有名詞を触った場合は、(2)の末尾に「数値・固有名詞の変更」欄を設けて列挙する（なければ「なし」）

【本文】
（ここに貼る）

出力を受け取ったら、人が次の順で確認します。

1. 「数値・固有名詞の変更」欄が「なし」でも、元の版と数値を目視で突き合わせる（AIの自己申告だけに頼らない）
2. 変更点の一覧と実際の本文が一致しているか、数か所を抜き取って確認する
3. 採用する箇所を決め、新しい版番号で保存し、変更履歴欄に追記する

OneDriveやSharePointに保存している場合は、前述のとおり以前の版を別ウィンドウで開けるので、現在の版と見比べる材料にできます。それ以外の保存先では、AIの変更点表と原文の照合で代用します。

迷ったときの判断表

• AIの書き直しを一部だけ採用したい、判断：元の版から新しい版を作り、変更履歴に「採用した箇所」を書く
• 二人が同時に別々に直してしまった、判断：両方を別ファイルで残し、統合した版に新しい番号を付ける。元の2版は「元の版」欄に併記
• AIが数値を変えていた、判断：その版は AI案 のまま保管し、採用しない。変更履歴に理由を残す
• 確定後に誤字だけ見つかった、判断：1.1などの作業版で直す。再承認が要るか、要る場合に2.0として確定するかは社内ルールで決める
• 確定版を戻したい、判断：古い確定版を新しい版番号で保存し直し、履歴に「v1.0へ差し戻し」と書く

最初から全項目を運用する必要はありません。まず「AIの出力を上書きしない」「ファイル名に状態と担当を入れる」の2点から始め、2週間ほど使って足りない列を足す形が現実的です。自社の文書管理規程や承認フローがある場合は、そちらを優先して雛形の語句を合わせてください。