5,000字の報告書を、結論先行の経営向け要約にまとめ直す手順

1. 経営向け要約の型

次の5項目をこの順に並べます。全体で400〜600字、スライドなら1枚が目安です(字数は編集上の目安です)。

• 結論、書く内容：報告書が最終的に言っていること。1文、字数の目安：60字前後
• 根拠、書く内容：結論を支える事実・数値を最大3点。比較対象と期間も添える、字数の目安：各80字前後
• 前提・リスク、書く内容：結論が成り立つ条件、懸念点、字数の目安：100字前後
• 求める判断、書く内容：承認してほしいこと、選択肢、期限、推奨案、字数の目安：100字前後
• 未確定事項、書く内容：報告書でもまだ決まっていないこと、字数の目安：50字前後

「求める判断」を独立させるのがポイントです。ここが抜けると、読んだ側は「共有されただけ」と受け取りかねません。

2. AIに渡す前の準備

機密の置き換え。 顧客名、個人名、未公開の金額など外に出せない情報は、説明用の語に置き換えます。ツールごとに入力内容の扱いや学習利用の設定は異なります。「学習に使われない設定か」と「社内の秘密保持ルールに照らして入力してよいか」は別の問題なので、後者は自社の規程や情報システム部門に確認してください。

段落番号。 原文の段落の頭に [P1]、[P2] のような番号を手作業で振ります。この番号が、あとで照合表の「原文の箇所」になります。

貼り付けかファイルか。 5,000字程度なら本文の貼り付けが確実で、段落番号も残せます。ファイルを添付する場合、たとえばClaudeのチャットではPDFやDOCXなどを添付でき、100ページ以下のPDFは本文に加えて画像やグラフなどの視覚要素も解析されると、Claudeのヘルプに記載されています(2026年10月28日に確認。仕様は変わることがあり、他のツールでは異なります)。ただし、これは「解析の対象になる」という説明で、図表の数値を正確に読み取れる保証ではありません。画像になった表やグラフの数値は、本文に文字で書き起こして渡すほうが安全です。

3. 依頼文:抜き出し→要約の二段階

手順1:3点を段落番号つきで抜き出す

番号付きの報告書本文と一緒に、次の依頼文を送ります。

あなたは報告書の要約を補助します。以下の報告書(各段落の頭に[P番号]あり)から、次の3項目だけを抜き出してください。要約はまだ作らないでください。

1. 結論:報告書が最終的に主張していること
2. 根拠:結論を支える数値・事実。各項目に[P番号]、原文の語句、比較対象(何と比べた値か)、期間を併記
3. 求める判断:承認・予算・期限・選択肢・推奨案。各項目に[P番号]を併記

ルール:
- 原文にない数値や推測は書かない
- 見当たらない項目は「記載なし」と書く
- 数値、単位、期間は原文のまま写す
- 「見込み」「想定」「可能性」など断定を弱める語は落とさない

【報告書本文】
(ここに貼り付け)

返ってきた抜き出しは、この時点で人が原文と見比べて直します。要約後に誤りを見つけるより手戻りが小さく済みます。

手順2:型に流し込んで要約する

上の抜き出し(修正後)だけを材料に、次の型で経営向け要約を書いてください。
【結論】1文/【根拠】3点以内/【前提・リスク】/【求める判断】/【未確定事項】
全体で600字以内。読み手は報告書本文を読んでいない役員です。専門用語は言い換えるか括弧で補い、新しい数値や事実は足さないでください。

材料を修正済みの抜き出しに限ることで、原文にない情報が混ざる余地を減らせます。

4. 照合表(説明用の例)

要約ができたら、要約の文を1文ずつ表の1行にして原文と突き合わせます。下は、架空の「問い合わせ対応の一次回答自動化トライアル報告書」を想定した記入例で、数値はすべて仮のものです。

• 一次回答の作成時間が約3割短縮、原文の箇所：P12、原文の表現：「平均作成時間が12分から8.5分へ(試行期間4週間、対象2チーム)」、判定：言い換え要確認、人の確認：約3割(29%)は妥当。ただし「2チームのみ」が要約に無い
• 回答品質は維持される、原文の箇所：P15、原文の表現：「品質低下は見られなかった(確認件数50件)」、判定：言い換え要確認、人の確認：「確認した範囲では低下なし」に直す
• 来期から全チームに展開を承認してほしい、原文の箇所：P28、原文の表現：「条件付きでの段階展開を提案」、判定：食い違い、人の確認：「全チーム」「承認」は原文より強い。「段階展開の可否」に直す
• 導入費用は年額200万円、原文の箇所：該当なし、原文の表現：—、判定：原文なし、人の確認：原文は「概算を別途提示」。削除するか未確定事項へ移す

AIに左の3列を埋めさせ、判定の案を出させてもかまいません。ただし判定の列は、人が原文を開いて確かめます。自分が作った要約をAIに点検させても、同じ読み違いを見逃す可能性があるためです。

判定は3種類に絞ると運用しやすくなります。

• 一致:数値・条件・強さが原文と同じ
• 言い換え要確認:意味は近いが、情報が落ちている可能性がある
• 食い違い/原文なし:修正または削除する

5. 食い違いの直し方と提出前の確認

短い要約では、次の食い違いが起きやすいと考えられます。編集上のチェック観点であり、網羅的な一覧ではありません。

• 比較対象の欠落、例：「30%減」だけで何と比べたかが消える、見る場所：数値の前後
• 範囲の拡大、例：「2チームで試行」が「現場で効果」になる、見る場所：対象・期間・件数
• 断定の強まり、例：「見込み」が「実現する」になる、見る場所：文末表現
• 提案と決定の混同、例：「検討」が「決定」になる、見る場所：動詞
• 条件の脱落、例：「予算内であれば」が消える、見る場所：前提・リスク

「食い違い」「言い換え要確認」の行は、原因を伝えて再生成させると直しやすくなります。結果は必ず再度照合してください。

照合表の「食い違い」と「言い換え要確認」の行を、原文の表現に合わせて直してください。
- 対象・期間・件数は原文どおりに入れる
- 断定の強さは原文と同じにする
- 原文にない情報は削除し、必要なら【未確定事項】に移す
直した文ごとに[P番号]を付けてください。

提出前に、原文を見ながら次の4点を確認します。

1. 要約中のすべての数値が、原文に同じ値・単位で存在し、比較対象と期間が付いている
2. 「求める判断」が、報告書の提案と同じ強さ・範囲である
3. 報告書で未確定の事項が、確定事項のように書かれていない
4. 要約だけを読んだ人が「何をいつまでに決めるのか」を答えられる

4点目は、報告書を読んでいない同僚に要約だけを読んでもらい、決めるべきことを口頭で言ってもらうと確かめられます。言えなければ「求める判断」を見直してください。報告書の最終責任は書き手にあります。AIの出力を転記するだけでなく、照合表を埋めた状態で提出しましょう。