依頼者の曖昧な要望を要件に分解する：AIに聞き返させる整理術

まず4つの箱の基準を決める

AIに投げる前に、仕分けの基準を自分の言葉で固定します。基準があいまいだと、AIも同じようにあいまいに分けます。

• 必須、判断の基準：満たさないと成果物が使えない。依頼者の言葉に根拠がある、例：「来月から使えるように」
• 希望、判断の基準：あれば嬉しいが、なくても受け取れる、例：「できれば見た目も今風に」
• 前提、判断の基準：成り立っている前提で進めるが、違えばやり直しになる、例：集計元のデータは今のまま
• 未確認、判断の基準：解釈が複数あり、今は決められない、例：「分かりやすい」の中身

ポイントは、根拠の欄を必ず設けることです。依頼文のどの言葉から出た項目か、それともAIが補った推測かを区別します。推測が「必須」に紛れ込むと、依頼者が望んでいない条件で作り込むことになります。

架空の依頼メモとAIに渡す依頼文

以下は説明用の例で、実在の案件ではありません。

営業企画部の部長より：「月次の営業報告をもっと分かりやすくして。役員にも見せたいから、来月から使えるようにお願い。あまり手間は増やさないでね」

短い依頼ですが、「分かりやすい」「役員にも」「手間」「来月」と、解釈の分かれる語が並んでいます。この依頼メモを、次の文面に貼り付けて使います。固有名詞や数字は、社内ルールに従って架空の名前や伏せ字に置き換えてから貼ってください。

あなたは社内の企画担当の補佐役です。下の「依頼メモ」を要件に整理してください。

【ルール】
1. 項目を「必須／希望／前提／未確認」の4区分に分け、表にする。
2. 表の列は「区分・内容・根拠・状態」。根拠には依頼メモの該当部分をそのまま引用する。
3. 依頼メモに根拠がない項目は、根拠欄に「AI推測」と書き、区分は「前提」か「未確認」にする。「必須」にはしない。
4. 解釈が複数ある語は、勝手に決めず「未確認」に入れる。
5. 表のあとに、依頼者への確認質問を優先度順に最大6つ書く。質問は「はい／いいえ」か選択肢で答えられる形にし、なぜ聞くのかを一言添える。

【依頼メモ】
（ここに貼る）

「具体的に書く」「あいまいな表現を避ける」という方針は、各社の公式ヘルプにも見られます。Claudeのヘルプは、背景知識のない相手に頼むつもりで文脈を十分に書くことと、複雑な依頼を小さな段階に分けることを勧めています。OpenAIのAPI向けヘルプは、「短めに、数文で」のような漠然とした指定より、「3〜5文」のような具体的な指定を例に挙げ、望む出力形式を例で示すことも勧めています。上の依頼文は、これらの考え方を要件整理向けに当てはめた編集上の工夫で、公式が推奨する書式ではありません。

出力のイメージ：要件整理表

次の表は、上の依頼文を使った場合に期待する形を、こちらで手書きした説明用の例です。実際のAIの出力ではありません。

• 必須、内容：来月分の報告から新形式で提出できる、根拠：「来月から使えるように」、状態：対象の会議・締切日が未確認（Q1）
• 必須、内容：現行より作成の手間を増やさない、根拠：「あまり手間は増やさないで」、状態：「手間」の上限が不明（Q5）
• 希望（仮置き）、内容：役員が読んでも理解できる、根拠：「役員にも見せたい」、状態：必須か希望か未確認（Q2）
• 前提、内容：数値の集計元は現行と同じ、根拠：AI推測、状態：要確認（Q3）
• 前提、内容：作成担当は今の担当者のまま、根拠：AI推測、状態：要確認（優先度が低いため質問は省略）
• 未確認、内容：「分かりやすい」の具体的な中身、根拠：「もっと分かりやすく」、状態：要確認（Q4）
• 未確認、内容：完成の形（枚数・形式）、根拠：記載なし、状態：要確認（Q6）

注目してほしいのは、「役員にも」を必須にせず、仮に希望へ置いている点です。「見せたい」は願望の表現で、役員提出が条件かどうかは本人に聞かないと分かりません。

依頼者への確認質問の例

表の「未確認」や仮置きの項目を、依頼者が1分で答えられる質問に変えます。以下も説明用の例です。

1. Q1 新しい形式を最初に使うのは、来月のどの会議・提出ですか。日付が分かれば教えてください。（作業の締切を決めるため）
2. Q2 役員への提出は、(a)今回から必須、(b)できれば対応、(c)今回は対象外、のどれですか。（作る内容が大きく変わるため）
3. Q3 数字の集計元は、今の月次報告と同じもので良いですか。変更したいものはありますか。（前提が違うとやり直しになるため）
4. Q4 今の報告で分かりにくい点はどれに近いですか。(a)数字が多い、(b)結論が見えない、(c)前月との比較が分からない、(d)その他。（「分かりやすい」の方向を決めるため）
5. Q5 「手間を増やさない」は、今と同じ作業時間という意味ですか。それとも新しい手順が増えなければ良いですか。（作業量の上限を決めるため）
6. Q6 完成の目安はありますか。例：A4で1枚、スライド3枚など。（作る量と形式を決めるため）

質問が選択式なのは、忙しい依頼者が返信しやすく、答えがそのまま要件になるからです。自由記述の質問は、答えが再び曖昧になりやすくなります。

回答を反映し、人が確認する

依頼者の返信が来たら、次の文面でAIに渡して表を更新します。

先ほどの要件整理表を、以下の回答で更新してください。
・回答で決まった項目は区分を変え、根拠に回答内容を書く
・回答で新しく出た条件は追加する
・まだ決まっていない項目は「未確認」のまま残し、追加質問があれば書く
【回答】
（ここに貼る）

「未確認」が空になるまで繰り返す必要はありません。残った項目は「この前提で進めます。違っていたら教えてください」と書いて共有すれば、後出しの食い違いを減らせます。

AIの表を依頼者に見せる前に、次の4点を確認してください。

• 根拠の突き合わせ：「根拠」に引用された言葉が、依頼メモに実際にあるか。引用が少し書き換わっていることがあります。
• 必須の中身：「AI推測」の項目が必須に入っていないか。
• 漏れ：期限、予算、承認者、使う人など、依頼メモに出てこない観点が抜けていないか。
• 質問の言い方：依頼者を責める調子になっていないか、一度に聞く数が多すぎないか。

表は合意する前の叩き台として使い、必須の確定は依頼者との合意で行ってください。