数字で語れる実績がない人の職務経歴書：AIと「変化」と「範囲」を言葉にする

数字以外で書ける5つのパターンと言い換え例

ハローワークインターネットサービスの履歴書・職務経歴書の書き方のページ(2026年10月28日に閲覧)は、職務経歴書を、履歴書では書ききれない具体的なキャリアや意欲を伝える書類と位置づけています。同ページの案内では、応募先企業に応じて作成することも前提です。

また、厚生労働省のハローワーク旭川の応募書類作成支援のページ(同日閲覧)は、志望動機や自己PRで「できます」などと書くなら、根拠となるエピソードを添えるよう勧めています。これは職務経歴書そのものについての説明ではありませんが、「根拠が見える書き方にする」という考え方は、数字がない場合にも当てはまると考えられます。

以下の例は、すべて説明用の架空の仕事(従業員40名ほどの文具卸会社の総務事務)で作ったものです。実在の人物の実績ではなく、AIで試した結果でもありません。

パターン1：頻度と継続

「いつ、どのくらいの間隔で、どれだけ続けたか」を書きます。

• 言い換え前：備品の発注管理を担当しました。
• 言い換え後：事務用品・消耗品の発注を、毎週月曜に在庫表を確認したうえで約3年間担当しました。

パターン2：範囲と関わった相手

担当した場所、部署数、やり取りした相手の種類を書きます。件数を数えていなくても、「どこまで」は書けます。

• 言い換え前：来客や電話の対応をしました。
• 言い換え後：本社の代表電話と来客の一次対応を担当し、営業・経理・倉庫の3部署と取引先の間をつなぐ窓口を務めました。

パターン3：工夫(やり方を変えた点)

「何が困りごとで、何をどう変え、どこまで定着したか」を一続きで書きます。

• 言い換え前：書類整理を頑張りました。
• 言い換え後：請求書の保管場所が人によって違い、探すのに時間がかかっていたため、取引先別のファイル名ルールを作って共有フォルダに統一しました。経理担当が自分で検索できる状態になりました。

パターン4：周囲の変化(定性的なもの)

誰の、どんな行動や状態が変わったかを書きます。「雰囲気が良くなった」のような感想は使いません。

• 言い換え前：職場の雰囲気改善に貢献しました。
• 言い換え後：備品の依頼を口頭から定型のメモ用紙に変えたところ、依頼内容を聞き返す場面が減ったと、経理担当から言われました。

パターン5：任された役割の推移

仕事の範囲が広がった経緯も、信頼された事実として使えます。

• 言い換え前：総務事務を担当しました。
• 言い換え後：入社時は電話・来客対応が中心でした。2年目から備品発注、3年目から新入社員向けの事務手順メモの作成も任されました。

事実として書いてよいかの判断表

AIが整えた文章を、そのまま採用してよいとは限りません。次の表で、各パターンの「書いてよい条件」を確認してください。

• 頻度・継続、書いてよい条件：実際の周期と期間を自分で言える、避ける書き方：「ほぼ毎日」など、確認できない大づかみな言い方
• 範囲、書いてよい条件：部署・拠点・相手の種類を挙げられる、避ける書き方：担当していない周辺業務まで含める
• 工夫、書いてよい条件：変更前の困りごと、自分の行動、変更後の状態を説明できる、避ける書き方：チームの取り組みを自分一人の功績にする
• 周囲の変化、書いてよい条件：誰かの発言や行動など、見聞きした事実がある、避ける書き方：「改善した」「喜ばれた」など根拠のない評価
• 役割の推移、書いてよい条件：時期と担当内容が一致している、避ける書き方：任された時期や範囲を実際より早く・広く書く

迷ったら、「面接で『それはどうやって分かりましたか』と聞かれて、一言で答えられるか」を基準にしてください。答えられない部分は、削るか、事実に近い言い方まで弱めます。

AIに任せる依頼文と入力例

任せるのは、箇条書きの整理、5つの切り口への当てはめ、不足情報の質問です。数字や事実を補う作業は任せません。

依頼文(コピーして使えます)

あなたは職務経歴書の添削者です。以下の業務メモを、
成果の数字(売上○%増など)に頼らず書き直します。

【ルール】
・メモに書かれていない事実、数字、成果は追加しない。
・次の5つの切り口(頻度・範囲・工夫・周囲の変化・役割の推移)ごとに、
  メモから使える材料があるかを判定する。
・材料が足りない切り口は、書き直さずに、私への質問を1〜2個出す。
・書き直した文には、根拠にしたメモの該当箇所を添える。
・推測が混ざる場合は文末に【要確認】と付ける。

【応募先が求めていること】
(求人票の言葉を2〜3行)

【業務メモ】
(下の入力例のように箇条書き)

入力例(説明用の架空データ)

・毎週、備品の在庫を見て発注していた(3年くらい)
・電話と来客対応。取り次ぎ先は営業、経理、倉庫
・請求書のファイル名を取引先別に揃えた(以前は人によってバラバラ)
・経理の人に「聞き返しが減った」と言われたことがある
・2年目から発注、3年目から手順メモ作成

実際に使うときは、会社名や取引先名、個人名を入れず、一般的な言い方に置き換えてから貼り付けます。AIが返す質問(「3年とは正確にはいつからいつまでですか」など)に答え、その答えを足してもう一度依頼すると、文章を事実に寄せやすくなります。

人が確認すること、入力する情報の扱い

仕上げの確認

1. 事実の照合：AIの文章を、自分の記憶や手元の資料と1文ずつ照らします。【要確認】は消す前に必ず確かめます。
2. 応募先との接点：5つのうち、求人票の求める内容に近い2〜3個に絞ります。全部並べると焦点がぼやけます。
3. 面接での説明：各文について、背景、自分の役割、その後どうなったかを口頭で話せるか確認します。
4. 体裁：長さや構成は、応募先に合わせて調整します。

AIに貼る情報の扱い

学習への利用設定と、情報が秘密に保たれることは別の話です。OpenAIのヘルプ(2026年10月28日に閲覧)によれば、個人のワークスペースのFree・Plus・Proでは「Improve the model for everyone」をオフにすると、新しい会話はモデルの学習に使われません。ただし、高評価・低評価などのフィードバックを送ると、その会話全体が学習に使われる場合があるとも書かれています。

Claudeのヘルプ(同日閲覧)は、モデル改善を許可した場合の保護措置を説明したうえで、金融情報や医療記録、認証情報、機密性の高いビジネス文書などの共有は慎重に検討するよう案内しています。また、安全性の分類器にフラグを立てられた会話は、モデル改善を許可していなくても、信頼・安全性のモデル改善に使われる可能性があるとしています。

設定を変えても入力した情報が消えるわけではありません。社内の資料や取引先名はそのまま貼らず、一般的な言葉に置き換えるのが基本です。現職の守秘義務に関わる内容は、置き換えても特定されそうなら書かない判断も必要です。設定画面の名称やプランごとの扱いは変わることがあるため、使う前に自分のアカウントの画面で確認してください。