仕事の棚卸しがうまくいかない人へ：箇条書きメモを経歴の材料に整える手順

全体の流れ：書く前に仕分ける

手順は5つです。

1. 仕事(担当業務や案件)の単位でメモを書き出す
2. シートの4項目に仕分ける
3. 空欄と「推測」を洗い出す
4. 自分で事実を確認して埋める
5. 応募書類の文章に直す

AIを使うのは2と3の補助です。厚生労働省のジョブ・カード「様式2 職務経歴シート」の入力画面では、「職務の内容」欄に、従事した職務の内容とともに、可能な限り果たした役割や貢献したことを記入するよう案内されています。「職務の中で学んだこと、得られた知識・技能等」の入力欄もあります。同じ画面には、このシートをキャリア・プランシート作成時の資料や求職時の応募書類等に使えるとの記載があります。役割と貢献を軸に整理する方針は、この公式様式の考え方と合っています。

手順1・2：メモを書き出し、シートに仕分ける

最初のメモは雑で構いません。守るのは次の3点だけです。

• 会社や部署ではなく、「仕事」ごとにページを分ける(例:店舗の発注、新人の教育、月次レポート作成)
• 順番や言い回しを整えない。「たぶん」「覚えていない」もそのまま書く
• 思い出せない数字は空欄にし、推測で書かない

次は書き出しの例です。説明用に作ったもので、実在の人物や職場ではありません。

・店舗の発注を担当していた
・新人2人に発注のやり方を教えた
・クレームが減った気がする
・月次の売上資料を作って店長に出していた
・在庫の入力ミスを減らすために確認表を作った

この5行には、役割(発注担当)、行動(教えた、作った)、結果(減った気がする)が混ざっています。根拠になる資料や数字はまだありません。これを、仕事ごとに1枚ずつ次のシートへ仕分けます。コピーして埋めてください。

【仕事名】
【期間】    年  月 ～  年  月
【所属・職名・雇用形態】

■役割(その仕事で何を任されていたか)
・

■行動(自分が実際にしたこと。動詞で書く)
・

■結果(変化。数字・前後比較・相手の反応)
・

■根拠(結果を裏づけるもの。資料名、日付、誰が知っているか)
・

■確認が必要なこと(空欄、あいまいな点、推測の部分)
・

■この仕事で身についたこと
・

仕分けの目安は次のとおりです。

• 役割、問い：任されていた範囲は何か、例(説明用)：店舗の発注担当、新人2名の指導
• 行動、問い：自分は何をしたか、例(説明用)：発注手順を説明した、確認表を作った
• 結果、問い：何が変わったか、例(説明用)：入力ミスの件数の変化(要確認)
• 根拠、問い：それをどう示せるか、例(説明用)：確認表の控え、月次資料、上司の評価コメント

「結果」と「根拠」は分けてください。「クレームが減った気がする」は結果の候補にすぎません。記録や周囲の話で裏づけられて初めて、書ける事実になります。裏づけが取れなければ、役割と行動だけを書く判断も有効です。

手順3：AIに仕分けと質問づくりを頼む

メモを貼る前に、会社名・取引先名・個人名・顧客情報・社内の非公開数値は、「A社」「商品X」のような仮の語に置き換えます。

OpenAIのヘルプ「Data controls in ChatGPT」(2026年10月28日に閲覧した英語ページ)によると、Free、Plus、Proの個人向けプランでは、「Settings → Data controls」の「Improve the model for everyone」をオフにすると、新しい会話がモデルの学習に使われなくなります。ただし、オフにしても保存済みのチャットは削除も非表示もされません。一時チャット(Temporary Chat)は履歴に表示されず学習にも使われませんが、安全上の目的で最大30日間保持されることがあります。学習のオフと、情報が外に出ないことは別の話です。画面の名称や設定は、プランや組織の管理設定、更新によって異なる場合があります。ほかのAIサービスを使う場合は、そのサービス自身の説明と設定を確認してください。

次が依頼文の例です。

あなたは職務経歴書づくりを手伝う整理役です。
下の箇条書きメモを、次の4項目に仕分けてください。

・役割 ・行動 ・結果 ・根拠

ルール:
1. メモに書かれていない事実、数字、固有名詞を追加しない。
2. 「気がする」「たぶん」など推測の表現は、結果ではなく
   「確認が必要なこと」に入れる。
3. 4項目のどれにも当てはまらない文は「未分類」に置く。
4. 最後に、私が自分で確認すべき質問を最大8個、
   「何を・どこで調べるか」の形で挙げる。
5. 応募書類向けの完成文はまだ書かない。

出力形式:表(項目/内容/メモ中の元の文)→未分類→確認の質問

【仕事名】店舗の発注(説明用の例)
【メモ】
・店舗の発注を担当していた
・新人2人に発注のやり方を教えた
・クレームが減った気がする
・月次の売上資料を作って店長に出していた
・在庫の入力ミスを減らすために確認表を作った

この依頼文は説明用の設計例で、実際にAIへ入力して結果を検証したものではありません。AIの返答は毎回変わります。

ポイントはルール1と5です。完成文を先に書かせると、メモにない成果が滑らかな文章に紛れ込みやすくなります。仕分けと質問だけを出させれば、どの文がメモ由来かを追えます。

手順4：返答を確認し、足りない事実を自分で埋める

返ってきた表を、次の基準でチェックします。

• 元の文との対応、OKの状態：各行に「メモ中の元の文」がある、対応：元の文がない行は削除
• 数字・固有名詞、OKの状態：メモにあるものだけ、対応：増えていたら削除し、再依頼
• 推測の扱い、OKの状態：「気がする」が確認事項へ移動、対応：結果に入っていたら戻す
• 役割と行動の区別、OKの状態：「担当」と「実施」が混ざっていない、対応：動詞で書き直す
• 質問、OKの状態：調べる場所が具体的、対応：曖昧なら自分で言い換える

質問が出たら、次の順で調べます。

1. 手元の資料(月次資料、メール、チャット、評価面談の記録、業務マニュアル)
2. 当時の同僚や上司に確認できる事実(守秘義務や個人情報に配慮し、聞ける範囲で)
3. 自分の記憶(確度が低いものは「約」「概算」などと明記し、断定を避ける)

確認した結果は、シートの「根拠」欄に資料名と日付で残します。確認できなかった項目は空欄のままで構いません。数字がなくても、「何をどの範囲で担当し、どう工夫したか」は書けます。

手順5：応募書類の文章に直す

シートが埋まったら、2回目の依頼で文章にします。ここでも、固有名詞は仮の語のままにしておきます。

下のシートの内容だけを使い、職務経歴書の
「職務の内容」を3〜5文で書いてください。
・役割→行動→結果の順にする
・「根拠」欄が空の結果は、数字や断定を使わず控えめに書く
・「確認が必要なこと」に残っている点は文に入れない
・書いた文のうち、シートのどの項目から作ったかを後ろに示す

【シート】(ここに記入済みのシートを貼る)

出てきた文章は、手順4の表にもう一度かけます。面接で「それは具体的には?」と聞かれたとき、根拠欄の資料や自分の記憶で答えられない一文は残さないでください。提出前には、仮の語を本来の名称に戻し、自分の目で全文を読み直します。

「身についたこと」欄は、厚生労働省様式の「職務の中で学んだこと、得られた知識・技能等」欄を書くときの材料になります。行動欄の動詞(教えた、整理した、確認表を作った)から、再現できる力を一言でまとめると書きやすくなります。

詰まったときの対処

• 書き出せない: 期間を区切り、その時期のカレンダーや送ったメールを見ながら、仕事の名前だけ先に並べます。
• 役割と行動が混ざる: 役割は「名詞(〜担当)」、行動は「動詞(〜した)」で書き分けます。
• 結果が思い当たらない: 「その仕事をやる前後で、誰が何を楽になったか」を考え、根拠が取れる範囲だけ書きます。
• AIの返答に知らない数字がある: その行を削除し、「メモにない数字を追加しないで」と添えて再依頼します。