NotebookLMのノートブックを共有する前に：見える範囲と資料の扱いを確認する

共有すると相手に何が見えるか

公式資料で本文を確認できたのは次の点です。

• 閲覧者は質問や生成物の閲覧ができます。 Googleの公開ノートブックの発表記事(2025年6月3日発表、2026年1月22日更新)によると、リンクで共有した公開ノートブックの閲覧者は、ソースを編集できません。一方で、質問したり、音声概要・FAQ・ブリーフィング文書などの生成コンテンツを見たりできます。「質問に答えてもらうだけ」のつもりでも、ノートブックに入れた資料は共有物として扱ってください。
• アカウントの種類と管理者設定で変わります。 同じ記事の2025年8月の更新では、公開共有は個人アカウントのみで、WorkspaceとEducationは同じドメイン内に制限されるとされています。ただし、Workspace管理者向けの共有設定のヘルプには、組織外への共有を「オフ」「許可ドメインのみ」「オン」から管理者が選べると書かれています。「オン」のときは、リンクを知る人への公開共有を許可するかどうかも選べます。仕事や学校のアカウントでは、自分の組織の設定を確認してください。
• 共有しない限り、ソースは非公開です。 Workspaceの製品ページに、アップロードしたソースは共有しない限り非公開と説明されています。同じページに、NotebookLMはGemini Notebookになったとも書かれています。画面やヘルプでは名称が違って見えることがあります。

「閲覧者」と「編集者」の細かな権限や、範囲を選んで共有するときのソース・生成物の見え方は、ヘルプ本文を読み込めなかったため、この記事では断定しません。下の確認欄と手順5で、自分の画面で確かめてください。

共有前チェックリスト

判断は資料1点ごとに行います。ノートブック全体で一括判断すると、1ファイルのせいで共有できなくなることがあります。

• 1、確認項目：資料の作成者・権利者は誰か、判断の目安：自作、自社作成、他者の著作物、外部との契約によるもの、のどれか、確認欄(記入)：権利者: ____
• 2、確認項目：他者の著作物なら、共有の許諾はあるか、判断の目安：許諾が確認できないものは外す、または許諾を得る、確認欄(記入)：許諾の根拠: ____
• 3、確認項目：機密情報・社外秘を含むか、判断の目安：含むなら、相手に見せてよいと責任者が認めたことを残す、確認欄(記入)：承認者・日付: ____
• 4、確認項目：個人情報を含むか、判断の目安：伏せるか、共有してよい根拠を担当者に確認する、確認欄(記入)：対応: ____
• 5、確認項目：共有相手はだれか、判断の目安：個人指定か、リンクを知る全員か。組織外の人を含むか、確認欄(記入)：相手: ____
• 6、確認項目：相手に与える権限は何か、判断の目安：閲覧で足りるなら閲覧にする。編集を渡す場合は、画面の説明で何ができるか読む、確認欄(記入)：設定: ____
• 7、確認項目：音声概要やメモなどの生成物に資料の内容が出ていないか、判断の目安：要約にも元資料の情報が含まれうるので、資料と同じ扱いにする、確認欄(記入)：確認した生成物: ____
• 8、確認項目：公式ヘルプ・規約の確認、判断の目安：共有の権限、範囲の選択肢、アカウント種別や管理者設定による制限を読む、確認欄(記入)：URLと確認日: ____

項目2:権利の考え方

文化庁の著作権の解説ページは、ライブ映像を無断でネットにアップロードする例を使い、不特定または多数に向けた送信は私的使用の範囲に含まれないと説明しています。この例は映像の話ですが、資料をリンク公開する場合にも同じ考え方で検討が必要になることがあります。

少人数に限定して共有してよいかは、資料ごとの利用条件や契約で変わります。購入した書籍のPDF、有料レポート、他社の資料は、権利者か自社の法務に確認してください。ここで触れているのは日本の著作権法の考え方です。海外の相手や資料が絡む場合は、同じ結論になるとは限りません。

項目4:個人情報の考え方

個人情報保護委員会のFAQは、個人情報保護法27条1項で、個人データを第三者に提供するときは原則として本人の同意が必要で、一定の例外があると説明しています。事業で顧客名簿や面談記録を扱っているなら、それをノートブックに入れて共有することがこの規律に関わるか、先に担当者へ確認してください。判断は個別の事情で変わります。

迷ったら、氏名や連絡先を伏せた資料を別に作り、そちらをノートブックに入れるのが簡単です。

手順:共有用のノートブックを作って確認する

作業中のノートブックをそのまま共有せず、共有専用のものを作ると事故が減ります。

1. 共有用のノートブックを新しく作ります。 名前は「【共有用】○○」のように、元のものと区別できるようにします。
2. 渡してよい資料だけを入れます。 チェックリストの1〜4を通ったものに限ります。
3. メモや生成物を見直します。 元のノートブックの要約やメモを持ち込むなら、項目7を確認します。
4. 共有画面で相手と権限を決めます。 相手の指定方法、権限、範囲を選ぶ項目の説明を読み、ヘルプと食い違いがないか見て、確認欄に日付を残します。
5. 別アカウントか同僚の画面で確かめます。 閲覧者として開き、ソース、メモ、生成物、チャットの回答に何が出るかを見ます。組織のアカウントで共有できない場合は、管理者の共有設定が原因かもしれません。
6. 共有の記録を残します。 誰に、いつ、どの資料を、どの権限で渡したかを書きます。

確認を依頼する文面

権利者や社内の責任者に確認するときの文例です。説明用の例で、実際に送ったものではありません。

件名:NotebookLMでの資料共有について確認のお願い

○○様

次の資料をNotebookLMのノートブックに入れ、下記の相手と共有したいと考えています。
共有してよいかご確認ください。

・資料名:〈資料名〉
・共有相手:〈氏名または部署。リンクを知る全員の場合はその旨〉
・相手の権限:閲覧のみ/編集可
・目的と期間:〈例:勉強会の準備、○月末まで〉
・相手に見える内容:資料本文、質問への回答、生成された要約

許可、条件つきで許可、不可のいずれかと、条件があればお知らせください。

迷ったときの判断表

• 自作で、機密も個人情報もない、次に取る行動：共有してよい。権限と範囲を確認して進める
• 他者の著作物で、許諾が不明、次に取る行動：資料を外すか、権利者に確認する
• 社外秘を含む、次に取る行動：責任者の承認を得る。承認がなければ入れない
• 個人情報を含む、次に取る行動：伏せた版を作る。難しければ担当部署に確認する
• ヘルプと画面の表示が違う、次に取る行動：共有を保留し、違いと日付を記録して、管理者かGoogleのヘルプで確かめる

最後に、資料が学習に使われるかどうかと、相手に資料が見えるかどうかは別の問題です。前者に問題がなくても、共有すれば相手には資料が見えます。規約の確認欄と共有範囲の確認欄は、分けて埋めてください。