チームで使うGemini利用ガイド1枚のひな形：Workspace組織向けの書き方

1枚に入れる項目と、入れない項目

入れるのは「現場で毎回迷うこと」だけです。

• 渡してよい情報の区分、1枚に入れるか：入れる、理由：最も迷い、事故につながりやすい
• 人が確認する項目、1枚に入れるか：入れる、理由：出力をそのまま使う事故を防ぐ
• 使うアカウント・場所、1枚に入れるか：入れる、理由：会社アカウント以外の利用を避ける
• 相談先と報告のしかた、1枚に入れるか：入れる、理由：迷ったときの行き先が要る
• 機能の使い方、法令や契約の条文、管理者の設定詳細、1枚に入れるか：入れない、理由：長くなり読まれない。別資料にリンクだけ置く

アカウントを明記する理由は、上記のプライバシー面の説明が組織のWorkspace向けページに書かれたものだからです。個人アカウントや他社のAIサービスにも当てはまるとは読めないため、「会社のアカウントで使う」と書いてください。

A4一枚のひな形

コピーして【 】を埋めます。文字数が増えたら、足すのではなく削ります。

【チーム名】 Gemini利用ガイド(第【 】版・【年月日】更新)
担当:【氏名】  相談先:【チャンネル名またはメール】

1. 使う場所とアカウント
 ・使ってよい:【会社のWorkspaceアカウントでのGemini】
 ・使わない:【個人アカウント、承認していない外部AIサービス】

2. 渡してよい情報(3段階)
 ○ そのまま可:【公開資料、社外に出した文章、一般的な質問】
 △ 条件つき:【社内資料(共有範囲を確認)、顧客名を伏せた事例】
 × 入れない/要相談:【個人情報、未公開の契約条件、認証情報、未発表の財務情報】

3. 人が確認してから使う
 ・数字、日付、固有名詞、引用元は原典で確認する
 ・社外に出す文章は【担当者名/役割】が読んでから送る
 ・要約は元の資料の重要箇所と突き合わせる

4. 迷ったとき・困ったとき
 ・迷ったら送る前に【相談先】へ
 ・誤って入れてしまったら【時間内】に【報告先】へ
 ・責めずに共有し、ガイドを直す材料にする

5. 見直し:【3か月ごと】に【担当】が更新

「渡してよい情報」の書き方

区分の名前は、情報システム部門が既に分類を持っていればそれに合わせます。無ければ次の3段階が扱いやすいです。

• ○ そのまま可:公開済みのプレスリリースなど。自由に使う。
• △ 条件つき:社内の会議メモなど。共有範囲を確認し、固有名詞は置き換える。
• × 入れない/要相談:顧客の氏名・連絡先、パスワード、未公開の契約条件など。入れる前に相談先へ。

個人情報を含む場合は、社内の個人情報の取扱いルールとの照合も必要です。個人情報保護委員会は2023年6月2日に生成AIサービスの利用に関する注意喚起等を公表しています。具体的な留意点は同ページの添付資料にあるため、個人情報を扱うチームは法務や担当者と一緒に読んでください。ガイドの1枚には条文を写さず、「個人情報は×。扱いたいときは相談先へ」と短く書けば十分です。

もう一点、Geminiは本人にアクセス権のあるコンテンツを参照するため、共有範囲が広すぎるファイルは、意図せず他の人の作業に出てくる可能性があります。Workspaceの生成AIのセキュリティとプライバシーのページにも、権限に従う動作と、アプリごとの有効・無効といった管理者の制御が説明されています。導入時に「フォルダの共有範囲を見直す」ことを、ガイドとは別に管理者へ依頼するとよいでしょう。ただし、使える制御や管理画面の項目名は、エディションや組織の設定で異なる場合があります。管理者が自社の契約と画面で確認してください。

記入例

次は架空の「営業企画チーム」の説明用の記入例です。実在の組織や運用ではありません。

営業企画チーム Gemini利用ガイド(第1版・2026年11月1日更新)
担当:山田(仮)  相談先:#ai-相談(仮)

1. 使う場所とアカウント
 ・使ってよい:会社のWorkspaceアカウントでのGemini
 ・使わない:個人アカウント、未承認の外部AIサービス

2. 渡してよい情報
 ○ 公開済みの資料、一般的な文章の言い換え
 △ 社内会議メモ(顧客名は「A社」に置き換える)
 × 顧客の氏名・連絡先、見積の原価、パスワード

3. 人が確認してから使う
 ・金額・日付・社名は原典と照合
 ・顧客に送る文面は、送信前にチームの先輩が読む

4. 迷ったとき・困ったとき
 ・迷ったら送る前に#ai-相談へ
 ・誤入力したら当日中に担当へ報告(責めません)

5. 見直し:3か月ごとに山田(仮)が更新

「責めません」の一文は、報告が遅れる原因を減らすための編集上の工夫で、公式の要件ではありません。

Geminiに下書きを作らせる依頼文

白紙から埋めるより、状況を渡して下書きを作らせ、人が直す方が速い場合があります。実在の顧客名や社内の機密は入れず、情報の種類だけを書きます。

次のひな形を使い、当チーム向けのGemini利用ガイドの下書きをA4一枚に収まる分量で作ってください。

【チームの仕事】経理の月次処理と取引先への問い合わせ対応
【扱う情報の種類】請求書、取引先の担当者名と連絡先、社内の予算資料
【使うアカウント】会社のWorkspaceアカウントのみ
【迷いやすい場面】取引先からのメールを要約するとき
【相談先】#ai-相談(仮)

条件:
- 「渡してよい情報」は○△×の3段階にし、上の情報の種類を振り分けて理由を一言添える
- 条文や法令の引用はしない
- 分からない項目は【要確認】と書き、推測で埋めない

(ここにひな形を貼り付けてから送ります。)出てきた下書きは、次の3点を人が確認します。

1. ×の区分が、実際の社内規程や契約と矛盾していないか
2. 相談先や更新担当に、実在する窓口が入っているか
3. 読んで30秒で内容が分かる量か

振り分けの理由づけには誤りが混じる可能性があります。法令や契約に関わる部分は、担当部署の確認を通してから配布してください。

配布と更新のコツ

• 置き場所:チームの固定メッセージか共有ドライブのトップに、Googleドキュメントで置きます。更新版が常に1つになります。
• 初回の周知:5分で読み合わせ、「△に当たる最近の実例」を1つ出してもらい、区分を直します。
• 見直し:相談先に同じ質問が2回来たら、次の版に1行足します。足したら1行削り、A4一枚を保ちます。

このガイドは禁止の一覧ではなく、迷う場面の判断を短縮する道具です。まずは○△×の表と相談先の2か所だけでも埋めて配り、現場の質問から版を重ねてください。