Driveの共有設定を点検してからGeminiを使う：見せたくない資料を作らない整理術

Geminiは「あなたの権限」で動く

GoogleのWorkspace向けプライバシー資料には、Geminiは文脈づけや回答の根拠づけのために、ユーザーがアクセスできるWorkspace内の関連コンテンツだけを取得し、アクセス権のない文書やメールは取得しないと書かれています（Generative AI in Google Workspace Privacy Hub、英語）。また、Geminiアプリとのアプリ連携は管理者が組織単位で制御でき、既定ではオンです（Control Gemini App access to Workspace services、英語）。

ここから実務上、次の二点が言えます。

• 自分の権限を絞れば、自分経由でGeminiが触れる範囲も絞れます。
• 他人が広く共有したファイルがあなたに見えているなら、それもあなたの権限の範囲です。自分が作ったものだけでなく、自分に共有されているものも点検対象です。

なお、同じ資料には、情報権限管理（ダウンロード・コピー・印刷の無効化）などのコンテンツ制限もGeminiのアクセスを絞る助けになるとあります。ただし利用できる範囲は契約やエディション、管理者設定に左右されます。共有設定の代わりにはならないので、まず共有を整えるのが基本です。組織のアカウントでGeminiが使えるかどうかも管理者の設定次第なので、自分で変えられない場合は管理者に確認してください。

共有状態を確認する手順

Driveの共有では、「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」などの役割を設定でき、フォルダに付けた共有は中の項目にも及ぶ仕組みです。編集者に権限変更や共有を許すかどうかを切り替える設定もあります（Driveの共有とアクセス管理のヘルプ、英語版）。

メニュー名や画面配置は、プラン・端末・更新時期で変わります。以下は考え方に沿った手順なので、表記はお使いの画面で読み替えてください。

手順1：点検の対象を決める

全ファイルを一度に見る必要はありません。Geminiに読ませる予定のフォルダと、次のような資料を優先します。

• 契約書、請求書、見積書
• 顧客・取引先の一覧
• 人事、給与、評価
• 社外秘の企画書、議事録

手順2：フォルダから共有画面を開く

対象のフォルダの共有（アクセス管理）画面を開き、次の3点をメモします。

1. 一般的なアクセスが、指定した人だけに限られているか、リンクを知っていれば開ける設定になっているか
2. 個別に追加されている人・グループと、その役割
3. 共有を変えられる「編集者」が自分以外にいるか

フォルダの設定は中にも及ぶのが基本ですが、個別のファイルにだけ追加の共有が付いていることもあります。フォルダの次に、重要なファイルを個別に開いて確認してください。

手順3：リンク共有を疑うファイルを試し開きする

設定画面の表示だけで不安なときは、ファイルのリンクをコピーし、Googleアカウントにログインしていないブラウザ（別のブラウザやシークレットウィンドウ）で開いてみます。開けるなら、リンクを手にした人にも見える状態です。開けない場合も、組織内のログインが必要な設定の可能性があるので、共有画面の表示と合わせて判断します。

手順4：絞る

• リンクを知っていれば開ける設定を、指定した人だけの設定に戻す
• 必要のない人・グループのアクセス権を削除する
• 編集の必要がない人は「閲覧者」に下げる
• 編集者に共有の変更まで許す必要がなければ、その許可を外す

手順5：変更後に再確認する

同じ手順で状態を見直し、手順3の試し開きで見えなくなったことを確認します。業務上リンクで配っていた資料は、変更後に開けなくなる人が出ます。変更前に担当者へ一言伝えると安全です。

判断表：どう絞るか

• 機密に当たる資料がリンクで誰でも開ける、優先度：高、基本の対応：指定した人だけの設定に変更し、必要な人を個別に追加
• 社外の人・不明なアドレスが編集者、優先度：高、基本の対応：本当に必要か担当者に確認し、不要なら削除
• 閲覧だけでよい人が編集者、優先度：中、基本の対応：閲覧者に変更
• 異動・退職した人、終わった案件の関係者が残っている、優先度：中、基本の対応：アクセス権を削除
• 公開目的の資料（募集要項など）がリンク共有、優先度：低、基本の対応：意図どおりならそのまま。Geminiに読ませる作業用の資料とは分ける
• 持ち主が分からないが自分に見えている機密資料、優先度：要確認、基本の対応：勝手に変更せず、オーナーか管理者に連絡

権限整理チェックリスト

• [ ] Geminiに使わせる予定のフォルダを決めた
• [ ] 各フォルダの一般的なアクセスを確認した
• [ ] 機密資料にリンクで誰でも開ける設定が残っていない
• [ ] 社外アドレスの一覧を見て、全員が現在も必要だと言える
• [ ] 編集者は必要最小限になっている
• [ ] 退職者・終了案件の関係者を外した
• [ ] 自分には見えるが、本来見る必要のないフォルダを把握した
• [ ] Geminiに読ませる資料を専用の作業フォルダにまとめた（元資料の権限は別管理）
• [ ] 変更後、ログアウト状態でリンクを開いて確認した
• [ ] 組織アカウントの場合、管理者のGemini設定を確認した

作業フォルダは編集上の提案です。機密性の低い資料のコピーだけを置く場所を決めておくと、Geminiに「どこまで読ませてよいか」を判断しやすくなります。

確認作業をGeminiに手伝わせる依頼文

点検結果の整理には、Geminiを使えます。渡すのはファイル名・共有状態・役割の一覧だけにし、資料の中身や本物の個人名・メールアドレスは貼らないでください。判断を任せず、見落とし候補を挙げてもらう使い方にします。

以下は説明用の架空の例で、実際に実行して得た結果ではありません。

次はDriveの共有状況をメモした一覧です（架空の例）。
「機密に当たる資料が広く共有されている可能性があるもの」を
優先度の高い順に挙げ、それぞれ理由と確認すべき点を書いてください。
最終判断は私が行うので、断定せず「要確認」の形で出してください。

ファイル名 | 一般的なアクセス | 役割
2026_取引先A_見積書 | リンクを知っている全員 | 閲覧者
採用_面接メモ | 制限付き（社内メンバー5名） | 編集者
イベント案内チラシ | リンクを知っている全員 | 閲覧者
2025_給与改定案 | 制限付き（外部アドレス1件を含む） | 編集者

返ってきた候補は、実際の共有画面で自分の目で確かめます。Geminiは各ファイルの現在の設定を知らず、貼った一覧を整理するだけだからです。

点検を続けるコツは三つです。新しい案件フォルダを作る時点で、最初から指定した人だけに共有を限ること。四半期など時期を決めて、社外アドレスが入ったフォルダだけでも見直すこと。共有をやめたいときは、ファイルを消す前にアクセス権を見直すことです。まずは機密度の高い3フォルダだけ、今日の手順1〜5で確認してみてください。