AIで作った下書きをチームに渡す前に：確認者・修正履歴・元資料の残し方

引き渡しメモの様式（確認欄つき）

文書の先頭か別ファイルとして添えます。コピーして使ってください。

【AI下書き 引き渡しメモ】
文書名：
版：v0（AI出力そのまま）／v1（担当者修正）／v2（確認後）
作成担当：          引き渡し日：    次の確認期限：

■ 1. AIの使い方
使ったツール・モデル名：
AIに任せた範囲：□構成案 □本文の下書き □要約 □言い回しの修正 □その他（　　）
AIに渡した情報：□社内資料（名称：　　） □公開資料（URL：　　） □渡していない
※個人情報・取引先名・未公開情報を渡した場合、社内ルールの範囲内か：

■ 2. 元資料
本文の根拠にした資料（名称／版／日付／保管場所）：
1.
2.
元資料にない内容をAIが補った疑いのある箇所：□なし □あり（箇所：　　）

■ 3. 人が直した点（修正履歴）
| 箇所 | AIの案 | 直した内容 | 理由 | 直した人 |
|---|---|---|---|---|

■ 4. 確認欄
| 確認項目 | 確認者 | 確認日 | 範囲（全文／該当箇所のみ） | 結果 |
|---|---|---|---|---|
| 数字・固有名詞・日付を元資料と照合 | | | | □OK □要修正 |
| 引用・出典が実在し、内容が合っている | | | | □OK □要修正 |
| 個人情報・機密情報が含まれていない | | | | □OK □要修正 |
| 他者の文章・画像と似すぎていない | | | | □OK □要修正 |
| 社内の表現ルール・トーン | | | | □OK □要修正 |
| 最終承認（公開・送付してよいか） | | | | □承認 □保留 |

■ 5. 未確認事項（受け取る人へ）
確認していない点・判断が割れた点：

使うときのコツは三つです。

• 「範囲」欄を空にしない。 「全文」と書けるのは、本当に全文を元資料と突き合わせたときだけです。
• 版を分けて保存する。 AIの出力をv0としてそのまま残せば、後から人の変更点を比べられます。ファイル名は「文書名_v0_AI」「文書名_v1_山田修正」のように、版と担当が分かる形にします。
• 修正履歴は全部書かない。 事実・数字・表現方針に関わる変更だけを表に書き、誤字や読点の調整は省きます。

元資料の残し方と、AIへの依頼文

元資料が残っていないと、確認者は照合できません。メモの「元資料」欄は、AIに下書きを頼む時点でほぼ決まります。

Claudeの開発者向け文書は、幻覚（事実と異なる出力）を減らす方法として、分からないときは分からないと言ってよいと許可すること、長い資料では先に原文の引用を抜き出させること、各主張に裏づけの引用を求め見つからなければ取り下げさせることを挙げています。同時に、これらで大きく減らせても完全にはなくならないので、重要な情報は必ず検証するよう注意しています（Reduce hallucinations）。この考え方を引き渡し用に言い換えた依頼文の例です（資料を添付できるかどうかは、使う環境によります）。

添付の資料だけを根拠に、○○の社内向け報告書の下書きを書いてください。
- 資料にない内容は書かず、足りない情報は「資料に記載なし」と書いてください。
- 数字・日付・固有名詞を含む文の末尾に、根拠にした資料名と該当箇所を［資料名／ページや見出し］の形で付けてください。
- 根拠となる原文を見つけられない文は本文から外し、最後に「裏づけが取れなかった記述」として一覧にしてください。
- 最後に「確認者が特に見るべき箇所」を3つまで挙げてください。

返ってきた「資料名／見出し」は、人が資料を開いて確かめるための目印です。示された出典が実在するか、内容が合っているかは、AIに任せず人が見ます。

レビュー分担の決め方一覧

「全員が全部見る」は続きません。文書の用途とリスクで、確認者と範囲を先に決めます。次は説明用の例で、自社の規程があればそちらを優先してください。

• 社内メモ・議事録の整理、作成担当の確認：全文を元資料と照合、内容の確認者：抜き取りで可、最終承認：作成担当、追加で見る点：個人名・機密の混入
• 社内の提案書・報告書、作成担当の確認：数字と固有名詞を全件照合、内容の確認者：内容に詳しい同僚1名、最終承認：上長、追加で見る点：元資料にない補足の有無
• 社外向けの案内・お知らせ、作成担当の確認：全文照合、内容の確認者：担当部署＋表現チェック担当、最終承認：責任者、追加で見る点：約束・価格・日付の誤り
• 契約・規約・法令に触れる文書、作成担当の確認：全文照合、内容の確認者：法務など専門部署、最終承認：責任者、追加で見る点：専門家の判断を前提にする
• 公開記事・資料（画像含む）、作成担当の確認：全文照合、内容の確認者：編集者、最終承認：責任者、追加で見る点：他者の著作物との類似、出典の実在

迷ったら、次の順に考えます。

1. 外に出るか。 社外に出る文書は、作成者以外の目を必ず1人入れます。
2. 間違うと誰が困るか。 お金、契約、人の評価に関わる文書は、内容を知る人と承認者を分けます。
3. 元資料と照合できるか。 照合できる部分は作成担当が全文を見ます。照合できない部分（AIの一般論が混ざる箇所など）は専門の人に回すか、本文から外します。
4. 作成者と確認者が同じ人になっていないか。 兼ねる場合は、メモに「同一人物による確認」と書きます。

個人情報と著作権は確認欄で止める

この二つを確認欄に入れたのは、AIを使った文書で見落としやすいからです。

個人情報については、個人情報保護委員会が2023年6月2日に「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」を公表しています（個人情報保護委員会の注意情報）。具体的な注意事項は別添資料にあるので、個人データを含む入力が必要なときは、原資料を読んだうえで社内の担当部署に確認してください。入力前に実名や取引先名を「顧客A」のような仮の表記に置き換えるのも、持ち出しを減らす方法です。「学習に使われない設定」と「秘密が守られること」は別の話なので、渡した情報はメモに書いて社内ルールに照らします。

著作権については、文化庁が「AIと著作権に関する考え方について」（2024年3月15日、文化審議会著作権分科会法制度小委員会）と、関係者の立場ごとの「チェックリスト＆ガイダンス」を案内しています（AIと著作権について）。いずれも日本の制度に関する資料で、海外向けの文書では別途確認が必要です。個別の文書が適法かどうかは、この記事では判断できません。公開物では、確認者が既存の文章・画像と似ていないかを見て、結果を欄に残します。

運用の始め方

最初から全文書に適用しなくて構いません。社外に出る文書から、メモの「元資料」「確認欄」「未確認事項」の3か所だけ使い始めます。1か月ほど回して、誰も読まなかった項目は削り、毎回引っかかる項目は分担表に反映します。受け取る側は、まず「未確認事項」と「範囲」欄を見れば、どこから読めばよいか分かります。