催促メールの段階別文例:1回目から最終確認まで、AIで角を立てずに作る

強めるタイミングを決める目安表

先に「いつ、どこまで強めるか」を決めておくと、感情で文面が変わらなくなります。表の営業日数は編集部が置いた仮の目安です。契約や社内規程に決まりがあれば、そちらを優先してください。

• 低(自分の締切まで2週間以上)、1回目：期限の翌営業日〜3営業日後、2回目：1回目から4〜5営業日後、最終確認：2回目から3営業日後、手段の切り替え：最終確認で電話かチャットを併用
• 中(締切まで1週間前後)、1回目：期限当日か翌営業日、2回目：1回目から2〜3営業日後、最終確認：2回目から2営業日後、手段の切り替え：2回目で電話かチャットを併用
• 高(締切まで3営業日以内)、1回目：依頼した翌営業日(依頼時に期限を明示)、2回目：1回目から当日〜1営業日後、最終確認：2回目から当日〜1営業日後、手段の切り替え：1回目と同時に電話を検討

表を使う前に、次の3点で見直します。

• 相手の返信が一度もないか:反応がなければ、メールが届いていない可能性があります。2回目までに別手段へ移すほうが確実です。
• 遅れの理由が分かっているか:「来週になる」と返事があれば、新しい期限を確認して段階を1回目に戻します。
• 自分の側で止まる作業があるか:あるなら、最終確認に「期限後にこう進めます」と書きます。

3段階の催促文テンプレート

〇〇や日付の部分は、自分の案件に置き換えてください。

1回目:確認(責めない)

件名:【ご確認】〇〇のご送付について〇〇様お世話になっております。△△の□□です。〇月〇日にお願いしておりました〇〇の件で、ご状況をうかがいたくご連絡しました。行き違いでしたら申し訳ありません。当方では、〇月〇日までにいただけると、次の作業に進められます。お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認をお願いいたします。時期が難しい場合は、見込みだけでもお知らせいただけますと助かります。

相手の落ち度を断定しないことと、期限の理由を一言添えることがポイントです。

2回目:再確認(選べる返答を示す)

件名:【再確認】〇〇について(〇月〇日までにご返信のお願い)〇〇様〇月〇日にご連絡しました〇〇の件で、改めてご連絡します。現時点で当方では受け取りを確認できておりません。恐れ入りますが、次のいずれかをお知らせください。1. 〇月〇日までに送付できる2. 難しい。送付できる時期の見込みは〇月〇日ごろ3. ご担当が変わった。新しい担当者は〇〇〇月〇日にあらためてお電話(またはチャット)でも確認させていただく予定です。

返答を選択式にすると、相手は短く返せます。別手段を予告しておけば、後で電話しても唐突になりません。

最終確認:期限と次の対応を書く

件名:【最終確認】〇〇について(〇月〇日 〇時までのご返信のお願い)〇〇様〇月〇日、〇月〇日にご連絡しました〇〇の件で、最終のご確認です。〇月〇日〇時までにご返信またはご送付をいただけない場合、当方では□□(例:当初のスケジュールを変更して進めます)。ご事情がある場合は、お手数ですが一報をお願いいたします。可能な範囲で調整します。あわせて、本日お電話でもご連絡します。

「最終」と書く以上、期限と自分の対応を具体的に書きます。脅す文面にはせず、事実と選択肢を並べます。

敬語の使い方については、文化庁の解説が参考になります。敬語は人と人との相互尊重の気持ちを基盤とするもので、相手への配慮の意識がなければ、敬語をたくさん使っても失礼に感じられると説明されています。例として「慇懃無礼」にも触れています(文化庁「第一話『敬語の心得』理解度チェックの解答」)。ここからは編集部の考えですが、催促文では丁寧な語尾を重ねるより、依頼内容と期限を明確に書くほうが、相手への配慮として伝わりやすいでしょう。

AIに渡す情報と依頼文

AIには、状況の要点と段階を渡します。メール全文や実名は必要ありません。

渡す情報

• 催促する段階(1回目、2回目、最終確認)
• 依頼した内容と依頼日
• 相手の期限と、自分側の締切
• 相手との関係(社外の取引先、社内の同僚など)
• 期限後に自分が取る対応(最終確認のみ)
• 併用する連絡手段

依頼文

あなたはビジネスメールの文章を整える担当です。
次の条件で、催促メールを日本語の「です・ます調」で作ってください。

段階:【1回目 / 2回目 / 最終確認】のうち〇〇
相手:【社外の取引先 / 社内の同僚】、普段の関係は【丁寧 / 比較的気軽】
依頼内容:〇〇の資料送付(〇月〇日に依頼)
期限:〇月〇日
自分の締切:〇月〇日(この日までに受け取れないと△△が止まる)
期限後に私が取る対応:〇〇(最終確認のみ)
併用する連絡手段:電話

条件:
- 相手を責める表現や、「至急」「必ず」などの強い語は使わない
- 件名に段階が分かる語を入れる
- 期限と、相手が返せる選択肢を書く
- 事実として分からないことは、〇〇のまま残す
- 本文は200〜300字

出力された文面は、そのまま送らずに次の点を確認します。

• 日付、期限、宛名が合っているか
• 書いていない約束(「追加費用はかかりません」など)をAIが足していないか
• 最終確認で、自分が本当に実行できる対応だけを書いているか
• 段階に比べて強すぎないか、弱すぎないか

入力するデータの扱い

実名、金額、契約内容などは、「A社」「〇〇資料」のような置き換え表記にします。

ChatGPTを例にすると、OpenAIのヘルプ(日本語版)では、個人向け(Free、Plus、Pro)は初期状態でコンテンツがモデルの学習に使われる可能性があるとされています。「設定 > データ管理」の「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにするか、プライバシーポータルで対応できます。ただし、回答に高評価・低評価などのフィードバックを送ると、オプトアウトしていても、その会話全体がモデル改善に使われることがあります。Business、Enterprise、Edu、APIは、初期状態では入力・出力がモデル改善に使われないとされています(OpenAI ヘルプ「ChatGPT のデータ利用設定について」。編集部が内容を確認したのは2026年10月27日で、画面の表記は言語や版で異なる場合があります)。他社のAIは扱いが違うため、使うサービスの公式ヘルプで確認してください。

学習への利用をオフにしても、秘密が守られると保証されるわけではありません。契約で第三者への提供が禁じられている情報は、設定にかかわらず入力しないのが安全です。社内にAI利用のルールがあれば、それに従ってください。

別の連絡手段に替える判断

メールだけで進めるのをやめる目安は、次の3つです。

• 一度も反応がない:迷惑メールに入っているか、担当が変わっている可能性があります。2回目の送信と同時に、電話やチャットを使います。
• 自分の締切まで2営業日を切った:メールで返事を待つ時間がないので、電話で状況を直接確認します。
• 最終確認を送った:メールを補う形で、電話やチャットで一言伝えます。

電話をかけたら、その内容を短いメールで残します。「先ほどお電話でお話ししたとおり、〇月〇日までにご送付いただく件を確認しました」程度で十分です。

上長を宛先に加えるかどうかは、社内や取引先との関係で変わります。最終確認でいきなり加えるより、事前に自分の上長に相談して決めるほうが安全です。