値上げ・休業・仕様変更のお知らせ文をAIで下書きする:理由と代わりの案内の伝え方

3種類に共通する骨組み

お客様が知りたいのは、自分に何が起きるかです。理由を長く書くほど、読み手は「だから仕方ないでしょう」と言われているように感じやすくなります。順番を固定すると、書き手も迷いません。

• 1、入れる内容：変更点(何が、どう変わるか)、避けたい書き方：「諸般の事情により」など中身のない前置き
• 2、入れる内容：いつから・いつまで(曜日つき)、避けたい書き方：「近日中」「年末ごろ」
• 3、入れる内容：理由(1〜2文、事実のみ)、避けたい書き方：感情的な弁明、何度も繰り返すお詫び
• 4、入れる内容：代わりの案内(例外、他の選択肢)、避けたい書き方：「ご理解ください」だけで終える
• 5、入れる内容：問い合わせ先・受付時間、避けたい書き方：連絡先がSNSの片隅にしかない

お詫びは、迷惑をかける変更(休業や仕様の縮小)で一言入れれば足ります。値上げは「お願い」と「感謝」の言い方で十分なことが多いです。

AIに渡す情報と、渡さない情報

AIに任せるのは「骨組みに沿った文章化」と「トーンの調整」です。何を変えるか、いつからかといった判断は店主が決め、AIには決定済みの事実として渡します。

• 変更内容、開始日、店の営業時間、渡さない：お客様の氏名・連絡先・注文履歴
• 理由の事実(仕入れ値の上昇など)、渡さない：取引先との契約内容、未公開の仕入れ価格
• 代わりの案内(代替商品、再開日)、渡さない：口座・パスワード・ログイン情報

個人情報保護委員会の「注意情報」一覧には、2023年6月2日付で「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」が掲載されています。お知らせ文の下書きに顧客情報は不要なので、最初から入力しない運用が簡単です。予約客への個別連絡文を作るときも、宛名は「○○様」のまま入力し、差し込みは自分の手元で行います。

もう一つ注意したいのは、学習への利用設定と秘密保持は別の話だという点です。Claudeのヘルプでは、モデル改善の設定はいつでも変更でき、シークレットチャットは改善に使われないと説明されています。一方で、保護の仕組みがあっても機密性の高い情報の入力には慎重になるよう案内されています(Claudeヘルプ:機微な情報の入力について、確認時点の英語版)。他のAIサービスを使う場合は、そのサービスの設定と規約を別に確認してください。

値上げのお知らせ

文面の構成

1. 件名・見出しで「価格改定のお知らせ」と明示
2. 対象商品と、旧価格→新価格(税込で表記)
3. 適用開始日(曜日つき)
4. 理由を1〜2文(原材料費、包装資材費など事実だけ)
5. 代わりの案内(据え置きの商品、回数券や予約分の扱い、旧価格で買える期限)
6. 一言のお礼と問い合わせ先

価格の表示は、消費者庁のQ&Aによると、消費税込みの総額表示が義務とされています(消費者庁「表示に関するQ&A」)。お知らせでも税込で書くのが無難です。同じページには、過去の価格と比べて安さを強調する「二重価格表示」の要件も載っています。値上げ告知では、旧価格と新価格を事実として並べるだけにして、「お得」「特別」などの言葉で飾らないほうが安全です。個別の適法性は、不安があれば商工会議所などの窓口で確認してください。

AIへの依頼文(コピーして使えます)

あなたは個人店の広報を手伝う編集者です。次の確定事項をもとに、
店頭掲示とSNS用の「価格改定のお知らせ」を下書きしてください。

【確定事項】
- 店の種類:○○(例:焼き菓子店)
- 対象と価格(税込):○○ 280円 → 320円
- 開始日:○年○月○日(○)
- 理由(事実のみ):バターなど原材料費の上昇が続いているため
- 代わりの案内:○月○日(○)までは旧価格。ギフト箱は据え置き
- 問い合わせ先:店頭または○○(電話番号は伏せ字のまま)

【構成】変更点 → 開始日 → 理由(2文以内)→ 代わりの案内 → 連絡先
【文体】です・ます調。お詫びの言葉は使わず、感謝は最後に1文だけ。
【禁止】確定事項にない数字・日付・理由の追加。「お得」など販促表現。
【出力】掲示用(200字程度)とSNS用(120字程度)の2案。

説明用の例(未実行の想定文)

価格改定のお知らせ12月1日(火)から、プレーンクッキーを280円(税込)から320円(税込)に改定します。原材料費の上昇が続いており、現在の価格での提供が難しくなったためです。11月30日(月)までは現在の価格でお求めいただけます。ギフト箱の価格は変わりません。ご不明な点は店頭でお尋ねください。これからもよろしくお願いいたします。

休業のお知らせ

文面の構成

1. 休業期間(開始日〜最終日、再開日を曜日つきで)
2. 理由(仕入れ、設備点検、私用など。詳しく書かなくてよい)
3. 休業中の対応(注文や問い合わせの受付、返信が遅れる目安)
4. 代わりの案内(休業前の最終営業日、予約の締切、他の購入方法)

臨時休業では、「いつ再開するか」が決まっていない場合があります。その場合は、決まっていない事実と、次の案内予定日を書きます。

AIへの依頼文

次の情報から、休業のお知らせを店頭掲示用(150字程度)で作ってください。
- 休業期間:12月29日(火)〜1月3日(日)。1月4日(月)から通常営業
- 理由:年末年始のため(それ以上は書かない)
- 休業前の最終営業日:12月28日(月)
- 休業中:メールは1月4日以降に順に返信
- 代わりの案内:年内のご予約は12月25日(金)まで
決まっていない事項は推測せず、「未定」と書かずに省いてください。
お詫びは1回までにしてください。

(日付は説明用の例です。)AIは曜日の計算を間違えることがあるため、出力後にカレンダーで必ず照合してください。

内容・仕様の変更のお知らせ

メニューの縮小、予約方法の変更、納期の延長、サービス範囲の変更などが当たります。値上げと違い、お客様が「前より減った」と感じる変更が多いので、代わりの案内を理由より先に厚く書くと伝わりやすくなります。

文面の構成

1. 変更の内容(「廃止」「変更」など言葉をぼかさない)
2. 適用日と、すでに注文済みの分の扱い
3. 変更の理由(1文)
4. 代わりの案内(代替の商品、新しい申込み手順、例外対応の可否)
5. 問い合わせ先

AIへの依頼文

次の内容で、仕様変更のお知らせ(SNS用、200字程度)を作ってください。
- 変更:ギフト用の紙箱包装を終了し、簡易包装のみにする
- 適用日:1月10日(日)の受付分から。それ以前のご注文は従来どおり
- 理由:資材の仕入れが安定しないため(1文)
- 代わりの案内:リボンの無料追加は継続。箱が必要な場合は
  持参いただいた箱への詰め替えが可能
- 問い合わせ:店頭
「申し訳ございません」は使わず、変更内容を最初の2文以内に書いてください。

送る前の確認チェック

AIの出力は、次の点を人の目で確かめてから掲示や投稿に使います。

• 金額、日付、曜日、時間が、決めた内容と一致している
• 価格が税込表記になっている(値上げの場合)
• 依頼していない約束(返金、割引、再開見込み)が増えていない
• 理由が事実と合っている。実際にはない事情を足していない
• 代わりの案内が、実際に対応できる内容になっている
• 顧客の個人情報や取引先の情報が入っていない

出力が長いときは、「理由を1文に」「お詫びを削除」と指示を足して再生成します。最初から完成文を求めるより、確定事項を書き出した上で一度下書きを出させ、直したい点を重ねて指示するほうが、狙いどおりの文面に近づきます。