ChatGPTをお店で使う前に確認したい設定:履歴・学習への利用・共有リンクの扱い

1. 最初に確認する:個人アカウントか、組織用か

ヘルプによると、個人のFree・Plus・Proでは「Improve the model for everyone」が初期状態でオンです。Business・Enterprise・Edu・Healthcareのワークスペースでは、既定では内容を学習に使わないと説明されています(Data controls in ChatGPT、How your data is used to improve model performance)。

店主ひとりで個人アカウントを使い始める場合は、次の設定確認が必須です。従業員にも使わせるなら、個人アカウントを共用せず、組織用のプランを検討する価値があります。ただし、プランごとの料金や管理機能の違いは、この記事では扱いません。

2. 設定画面で見る順序表

下の表は、店で確認する順番を整理したもので、設定画面の配置順ではありません。操作の経路はヘルプの記載に基づきます。利用できる項目は、プラン・地域・利用環境・ワークスペース設定によって異なります。

• 1、確認項目：アカウント種別、場所(ヘルプの記載)：Settings内の表示、契約情報、見るポイント：個人か、組織(Business等)か、店で決めること：誰のアカウントで使うか
• 2、確認項目：Improve the model for everyone、場所(ヘルプの記載)：Settings → Data controls、見るポイント：個人プランでは初期オン。オフにすると新しい会話は学習に使われない、店で決めること：オフにするか、誰が確認するか
• 3、確認項目：Memory、場所(ヘルプの記載)：Settings → Personalization → Memory、見るポイント：「Reference saved memories」「Reference chat history」などの切り替えと、保存内容の確認・削除、店で決めること：覚えさせてよい内容の範囲
• 4、確認項目：Shared links、場所(ヘルプの記載)：Settings → Data controls → Shared links、見るポイント：作成済みリンクの一覧と削除、店で決めること：共有リンクを作ってよいか
• 5、確認項目：Temporary Chat、場所(ヘルプの記載)：チャット画面から開始、見るポイント：一時チャットのままなら履歴に残らず、メモリも更新せず、学習にも使われない、店で決めること：履歴に残したくない相談で使うか
• 6、確認項目：フィードバック(👍👎)、場所(ヘルプの記載)：回答の下のボタン、見るポイント：個人のFree・Plus・Proでは、送信すると、その会話全体が学習に使われる場合がある、店で決めること：個人プランで学習オフの店では送信しない、など

3. 各項目で起きること

学習への利用(順2)

Settings → Data controls で「Improve the model for everyone」をオフにします。オフにしても、保存済みの会話は消えず、通常のチャットは履歴に残ります。ヘルプにはPrivacy Portalから「Do not train on my content」を選ぶ方法も、同等の手段として書かれています。

2つ落とし穴があります。

• フィードバック:個人のFree・Plus・Proでは、オフにしていても、回答に👍👎でフィードバックを送信すると、その会話全体が学習に使われることがあります。Business・Enterprise・Eduでは、組織による別途の学習許諾契約がない限り、フィードバックの送信で学習利用が許可されることはありません。
• オフ=秘密保持ではない:学習に使われないことと、データが保管されないこと、他者に見られないことは別です。たとえば一時チャットでも、安全確保のために最大30日保持される場合があるとヘルプにあります。

メモリ(順3)

メモリと学習の設定は別です。学習をオフにしても、メモリが有効なら、ChatGPTは会話から覚えた内容を以後の返答に使い得ます。逆にメモリをオフにしても、過去のチャットは消えません。

削除にも注意が必要です。ヘルプには、チャットを削除しただけでは、そこから作られた保存済みメモリが必ずしも消えるとは限らないとあります(Memory in ChatGPT)。お客様の名前や予約内容を入れてしまったときは、チャットとは別にメモリの要約や保存済みメモリも確認し、該当情報を削除します。関連するファイルや接続アプリにも情報がある場合は、その情報源の削除や接続解除も必要に応じて行います。

共有リンク(順4)

個人アカウントで作ったリンクは、URLを知っていれば誰でも共有した内容を見られます。ヘルプには次の趣旨の記載があります(Sharing conversations and scheduled tasks in ChatGPT)。

• 個人アカウントのリンクには、作成または更新した時点の内容が含まれ、後から足した発言は自動では入らない。
• 会話の共有リンクは原則匿名ですが、以前の共有方式などでは作成者名が表示される場合があります。共有対象には会話履歴や個別の回答、対応する画像・添付ファイルが含まれ得るため、会話中の氏名なども含め、送信前にプレビュー全体を確認します。
• 検索エンジンへの掲載を意図したものではないが、それはリンクが非公開という意味ではない。
• 期限は設定できない。不要になったらSettings → Data controls → Shared links から削除する。削除しても、すでに相手が保存した内容や元の会話は消えない。

Business・Enterprise・Edu・Healthcareのワークスペースのリンクは、同じワークスペース内の閲覧資格を持つメンバーに限られます。ただし、個人アカウントのリンクと違い、共有後の発言も追加される場合があるため、共有時の案内を確認します。

お店でのおすすめは、顧客情報を含む会話では共有リンクを作らないと決めることです。スタッフへの共有が必要なら、リンクでなく、個人情報を抜いた文面をコピーして渡します。

一時チャット(順5)

一時チャットのままなら、履歴に出ず、メモリも作成・更新せず、学習にも使われないとヘルプにあります。ただし、開始時にパーソナライズを選ぶと既存のメモリなどを参照できるため、参照させたくない場合は開始時にオフにします。また「保存」すると通常のチャットになり、通常の設定が適用されます。「あとで見返したい」ときに保存するのは、この仕様を理解したうえにします。入力してよい情報かどうかは、一時チャットでも別に判断します。

4. 入力ルールを決める:日本の個人情報の観点

お客様の氏名・連絡先などの個人情報を入力するなら、設定だけでなく法令面の確認も要ります。個人情報保護委員会の注意喚起(2023年6月2日公表)では、事業者が個人情報を入力する際は、特定した利用目的の達成に必要な範囲内か十分に確認するよう求めています。また、本人の同意なく個人データを入力し、応答の出力以外の目的で扱われる場合は法令違反となる可能性があるため、そのような入力では機械学習に利用されないこと等の確認が必要としています(個人情報保護委員会の注意喚起本文)。個別の適法性は、この記事では判断できません。迷う場合は、そもそも個人情報を入れない運用が安全です。

入力前の置き換え例(説明用の例)

実際の予約メモを、次のように置き換えてから貼り付けます。これは説明用の例で、実行結果ではありません。

• 元のメモ:「山田花子様、090-xxxx-xxxx、10/30 18時、アレルギー:そば」
• 貼り付ける文:「飲食店の予約確認メッセージ案を3つ作ってください。宛名・予約日時・個別の確認事項は、後から店で記入できる空欄にしてください。丁寧で短めに」

名前と電話番号は、AIに文面を作らせる目的には要りません。名前を「お客様A」に変えるだけで個人情報でなくなるとは限らないため、予約日時やアレルギー情報も入力せず、必要な内容は送信前に自分で差し込みます。AIに任せるのは文面案、人が確かめるのは内容の正しさ(特にアレルギーなど)と宛先です。

5. 店の利用方針:記入欄

次の表をコピーして、空欄を埋めて貼り出してください。「推奨の初期案」は編集上の提案で、店の事情に合わせて変えて構いません。

• 使うアカウント、推奨の初期案：店専用のアカウント。個人の私用と分ける、店の決定(記入)：______
• 管理者(設定を見る人)、推奨の初期案：店主、店の決定(記入)：______
• 学習への利用、推奨の初期案：オフ、店の決定(記入)：______
• メモリ、推奨の初期案：オフ、または内容を月1回確認、店の決定(記入)：______
• 共有リンク、推奨の初期案：顧客情報を含む会話では作らない。作成後の一覧を月1回確認、店の決定(記入)：______
• 入れてよい情報、推奨の初期案：メニュー、公開済みの案内、個人を特定できる情報を含まない相談、店の決定(記入)：______
• 入れない情報、推奨の初期案：お客様の氏名・連絡先、従業員の個人情報、パスワード、売上の詳細、店の決定(記入)：______
• 迷ったとき、推奨の初期案：入力せず、管理者に確認する、店の決定(記入)：______
• 見直しの日、推奨の初期案：3か月ごと、店の決定(記入)：______

最後に、設定は契約や画面の更新で変わることがあります。年に数回、順序表の1〜6を上から見直す日を決めておくと、使い始めの確認が形だけで終わりません。