予約の確認・変更・前日連絡の文面をAIで型にする:毎回書く手間と抜け漏れを減らす

先に決める:4場面の必須項目一覧

AIに依頼する前に、場面ごとの必須項目を決めます。ここを人が決めておくと、AIの出力を確認するときも「この項目が入っているか」だけを見れば済みます。

• お客様の呼び方、確認：◎、変更：◎、前日：◎、キャンセル受付：◎
• 予約の日時、確認：◎、変更：変更前→変更後、前日：◎、キャンセル受付：キャンセルした予約の日時
• メニュー・人数、確認：◎、変更：変わる場合のみ、前日：◎、キャンセル受付：○
• 場所・行き方、確認：◎、変更：変わる場合のみ、前日：◎、キャンセル受付：不要
• 料金・支払い方法、確認：◎、変更：差額がある場合、前日：○、キャンセル受付：キャンセル料の有無と額
• 持ち物・準備、確認：○、変更：変わる場合のみ、前日：◎、キャンセル受付：不要
• キャンセル・変更の期限と連絡先、確認：◎、変更：○、前日：◎、キャンセル受付：不要
• 遅れる場合の連絡先、確認：○、変更：不要、前日：◎、キャンセル受付：不要
• 返信が必要か、確認：不要、変更：◎、前日：「返信不要」と明記、キャンセル受付：不要
• 再予約の案内、確認：不要、変更：不要、前日：不要、キャンセル受付：○

◎は必ず入れる、○は店の事情で入れる、「不要」は入れなくてよい項目です。自分の店に合わせて、行や列を足し引きしてください。たとえば飲食店なら「席の確保時間」、サロンなら「施術前の注意」が加わるでしょう。

手順:型ができるまでの流れ

1. 上の表を自分の店用に直し、各場面の必須項目を確定します。
2. 店の固定情報(店名、住所、営業時間、キャンセル規定、連絡先)をメモにまとめます。これは個人情報ではない店側の情報です。
3. 下の依頼文で、場面ごとに型を作らせます。
4. 出力を必須項目の表と照らし、足りない項目がないか確認します。
5. 型を自分のメモやメッセージアプリの定型文に保存し、予約ごとに【 】だけを手で埋めます。

AIに渡す依頼文(コピーして使えます)

【 】の部分を自分の店の内容に置き換えてください。

あなたは個人店の予約連絡文を整える編集者です。
「【確認/変更/前日/キャンセル受付】」の連絡文の型を作ってください。

条件:
- お客様の名前、日時、金額などの予約ごとの情報は書かず、
  【お客様名】【予約日時】のような差し込み欄にする
- 次の必須項目を漏れなく入れる:【上の表から該当列の◎の項目を並べる】
- 送る手段は【LINE/SMS/メール】、長さは【200字前後】
- 口調は【丁寧だが堅すぎない】。絵文字は【使わない】
- 出力は本文のみ。差し込み欄は【 】で囲む

店の固定情報:
店名:【   】 住所:【   】 営業時間:【   】
キャンセル規定:【前日18時までは無料、以降は〇〇など】
連絡先:【   】

メールの場合は、「件名も3案出す」と1行足すと便利です。

4場面の文面型(説明用の例)

下の型は、上の依頼文で作る出力のイメージです。店名や規定は仮のものです。

確認(予約を受けた直後)

【お客様名】様
ご予約ありがとうございます。以下の内容で承りました。

日時:【予約日時】
メニュー・人数:【内容】
所要時間の目安:【   】
場所:【住所】(【最寄り駅からの行き方】)
料金:【金額】(お支払い:【方法】)

変更・キャンセルは【期限】までに【連絡先】へご連絡ください。
当日お会いできるのを楽しみにしています。
【店名】

変更(日時やメニューを変えるとき)

【お客様名】様
ご連絡ありがとうございます。ご予約を以下のとおり変更しました。

変更前:【旧日時・内容】
変更後:【新日時・内容】
料金:【変更なし/差額〇円】

お間違いがないか、お手数ですが【返信方法】でご確認ください。
【確認の期限】までにご返信がない場合は【店の扱い】とさせていただきます。
【店名】

「ご返信がない場合の扱い」は店ごとに決めて書きます。決めていないなら、この一文は入れず、返信をお願いするだけにしておく方が無難です。

前日(リマインド)

【お客様名】様
明日【予約日時】のご予約のご連絡です。

場所:【住所】(目印:【   】)
お持ちいただくもの・ご準備:【   】
到着は【開始〇分前】を目安にお越しください。

遅れそうな場合は【連絡先】まで。
変更・キャンセルは【期限】までにお願いします。
このメッセージへのご返信は【不要です/ご都合の確認のため返信をお願いします】。
【店名】

キャンセル受付

【お客様名】様
ご連絡ありがとうございます。【キャンセルした予約日時】のご予約をキャンセルとして承りました。

キャンセル料:【なし/〇円(理由:規定の〇〇)】
【ありの場合】お支払い方法:【   】

またの機会がありましたら、【予約方法】からお気軽にどうぞ。
【店名】

キャンセル料が発生する場合の文は、予約時にお客様へ示している規定と同じ内容にしてください。AIが「やむを得ない事情ならキャンセル料はいただきません」のような、店が決めていない例外を勝手に書き足すことがあります。出力の金額と条件は、人が必ず自分の規定と見比べます。

AIに渡してよい情報、渡さない情報

この運用では、AIに渡すのは「店の固定情報」と「場面の条件」だけです。お客様の氏名、電話番号、メールアドレス、アレルギーや体調などの個別事情は入力しません。試す段階でも、実在の顧客ではなく「山田様」のような架空の名前を使います。

個人情報保護委員会の注意情報一覧には、生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について(令和5年6月2日)が掲載されています。

学習設定にも注意が必要です。OpenAIのヘルプによると、ChatGPTの個人向けプラン(Free、Plus、Pro)では、設定でオフにしない限り会話がモデルの改善に使われることがあります。オフにする場合は、設定の「Data controls」にある「Improve the model for everyone」を切ります。Business、Enterprise、Edu、APIでは、初期状態では学習に使われないと説明されています。ただし、個人向けでは評価ボタン(高評価・低評価)を押すと、その会話が学習に使われうる例外もあります(OpenAIヘルプ:How your data is used to improve model performance、確認した範囲での記述です。仕様は変わるため、利用時に最新のページを見てください)。

Claudeの個人向け製品(Free、Pro、Maxなど)では、モデル改善に関する設定を変更でき、シークレットチャットは設定にかかわらずClaudeの改善に使われないと案内されています。ただし、安全性の判定で問題が検知された会話は、社内の安全性モデルの改善などに使われる場合があります。同じページでは、金融情報、健康記録、パスワード、社外秘の文書といった機微な情報の入力には慎重になるよう勧めています(Claudeヘルプ:機微なデータを入力する場合)。

どちらも「学習に使うか」の設定であり、入力した内容が外部に出ないことの保証とは別の話です。学習をオフにしても、顧客情報を入れてよいことにはなりません。型作りに顧客情報は要らないので、そもそも入れない運用が確実です。

型の出来を確認する3つの手順

1. 架空の予約で流し込む:「山田様」「10月30日 14:00」など、説明用の架空データで【 】を埋め、文章が自然に読めるか確認します。
2. 必須項目の表と照合する:該当列の◎が全部入っているか、1項目ずつ指でなぞって確認します。
3. 規定との食い違いを探す:キャンセル期限、料金、住所、電話番号など、AIが補ってしまいやすい具体値を、自分のメモと見比べます。

実際に送る前の最後の確認は、毎回【 】が残っていないか、お客様の名前と日時が合っているかの2点だけで足ります。型を保存したあとは、AIを使うのは店の規定が変わったときや新しいメニューが増えたときに型を直す場面に絞れます。

運用でよくあるつまずき

• 型が長くなりすぎる:前日連絡に注意事項を詰め込むと読まれません。確認の連絡で伝えた内容は、前日には「期限」と「連絡先」だけ再掲する程度で十分です。
• 場面ごとの口調がばらつく:依頼文の「口調」を毎回同じにして、気に入った型を見本として貼り、「この口調に合わせて」と頼むと揃いやすくなります。
• 規定の変更を型に反映し忘れる:キャンセル規定を変えたら、確認とキャンセル受付の2つの型を同時に直す、と決めておきます。

まずは4場面のうち、いちばん抜けが出やすい前日連絡の型から作ってみてください。