同じ資料から発表用と配布用をAIで作り分ける：省く情報・残す根拠の決め方

先に決める：二つの資料の役割

PowerPointには、この役割分担に沿った印刷の仕組みがあります。Microsoftの印刷ガイドでは、スライドのほかに、1枚のスライドとノートを載せる「ノート ページ」と、複数のスライドを1ページに並べる「配布資料」の印刷レイアウトが説明されています。ノート ページは1ページに1スライドとノートを載せる形式で、同じページには、ノートを含めた配布資料をWordに書き出して整える手順（ファイル > エクスポート > 配布資料の作成）も載っています。

これらは英語版ページを確認した内容で、対象はPowerPoint for Microsoft 365と2016〜2024です。日本語表示のメニュー名は版によって違う場合があります。

ただし、スライドを小さく並べただけの配布資料は、話を聞いていない人には情報が足りません。そこで配布用は、スライドを縮小印刷するのではなく、文章で読める別構成として作ります。

• 読む状況、発表用：説明を聞きながら数秒で見る、配布用：手元で時間をかけて読む
• 1ページの主役、発表用：1つの主張と1つの図表、配布用：見出しと短い段落、表
• 根拠、発表用：数字は1〜2個、出典は小さく、配布用：数字の定義、出典、取得日まで
• 補足・例外、発表用：口頭かノートに回す、配布用：本文か注に残す
• 想定する失敗、発表用：文字が多く読めない、配布用：文脈が抜けて誤解される

共通の元資料の整理表をつくる

元資料（議事メモ、報告書、既存スライドなど）をAIに渡し、まず整理表だけを作らせます。作り分けはこの表を土台にします。

整理表の列

• ID、内容：A1, A2…（後で突き合わせる番号）
• 種類、内容：主張／数字／根拠／補足／注意
• 内容、内容：1文で
• 出所、内容：元資料の該当箇所、または外部の出典名・取得日
• 発表、内容：載せる／ノート／省く
• 配布、内容：本文／注／省く
• 確認、内容：人が照合したか（済／未）

整理表を作る依頼文（コピーして使えます）

次の元資料を、発表用と配布用の両方に使える整理表にしてください。
列：ID、種類（主張/数字/根拠/補足/注意）、内容（1文）、出所、発表、配布、確認
ルール：
- 元資料にない情報を足さない。推測は「推測」と明記する
- 数字には単位・対象期間・母数を付ける。不明なら「不明」と書く
- 出所が元資料内で特定できない項目は、出所欄に「要確認」と書く
- 発表・配布の列は、下の判断基準に従って案を入れる
判断基準：結論に直結する主張と数字1〜2個は発表で載せる。定義、例外、出典、手順は配布に残す
対象読者：〇〇／目的：〇〇／発表時間：〇分

【元資料】
（ここに貼り付ける）

省く情報・残す根拠の決め方

整理表の「発表」「配布」欄は、次の表を目安に判断します。

• 結論・主張、発表用：載せる（1枚1主張）、配布用：冒頭に載せる
• 結論を支える数字、発表用：最も効く1〜2個、配布用：全件を表で。定義と期間つき
• 数字の算出方法・母数、発表用：ノート（聞かれたら答える）、配布用：必ず残す
• 出典、発表用：小さく出典名のみ、配布用：名称・発行元・取得日まで
• 例外・前提条件、発表用：重要なものだけ口頭、配布用：注意欄に残す
• 経緯・背景、発表用：省く（質問が出たらノート）、配布用：短く残す
• 手順・操作、発表用：全体像の図のみ、配布用：番号付きで全部
• 機密・個人情報、発表用：載せない、配布用：載せない（配布先を確認）

迷ったら、根拠は消さずに置き場所を変えると考えます。発表では見せない根拠も、ノートや配布用に残しておけば、質問や後日の確認に答えられます。逆に、出所不明の数字は、どちらにも載せず、先に人が確認します。

発表用と配布用の生成依頼文

整理表を作り、人が「確認」欄を埋めたら、同じ表を渡して二つの資料を別々に作らせます。

発表用の依頼文

下の整理表の「発表」列が「載せる」「ノート」の項目だけを使い、発表用スライドの構成案を作ってください。
条件：
- 発表時間〇分、スライドは〇枚以内
- 1枚につき主張は1つ。スライドタイトルは結論を述べる文にする
- 本文は1枚あたり3行以内、1行は全角25字程度まで
- 「ノート」の項目と、各枚の話す内容（約〇字）はスピーカーノートに入れる
- 各スライドの末尾に、使ったIDを [A1, A3] の形で付ける
- 整理表にない数字・事実は書かない。足りない図は「図の指示」として別に書く
出力形式：スライド番号／タイトル／本文／図の指示／ノート／使用ID

【整理表】
（ここに貼り付ける）

使用IDを付けさせると、スライド上の数字をあとから整理表と照合できます。

配布用の依頼文

配布用は「話を聞いていない人が読める」ことが条件です。

下の整理表の「配布」列が「本文」「注」の項目を使い、配布用資料を作ってください。
条件：
- 読者は発表を聞いていない〇〇。専門用語は初出で説明する
- 構成：①要旨（3行）②背景と目的③結果（表）④根拠と出典⑤注意点・例外⑥次にやること
- 数字は単位・対象期間・母数を併記し、出典名と取得日は④にまとめる
- 発表用スライドの文言をそのままコピーしない。文章として読める形にする
- 段落ごとに使ったIDを [A2] の形で付ける
- 整理表にない情報は書かず、不足は末尾に「未確認事項」として列挙する

【整理表】
（ここに貼り付ける）

仕上げの照合と実例

最後に、二つの出力を整理表と突き合わせます。AIに頼む場合は次の依頼が使えます。

発表用と配布用の二つを整理表と比較し、次を一覧にしてください。
①二つで数字・表現が食い違う箇所 ②整理表にない記述 ③IDの付いていない記述

一覧が出た後は、人が元資料に戻って、数字、出典、固有名詞、公開してよい情報かどうかを確認します。

説明用の例（実際の結果ではありません）

架空の「社内勉強会で、問い合わせ対応の改善案を説明する」場面で、整理表の一部を示します。

• A1、種類：主張、内容：返信テンプレートを整理すると初回返信が早くなる見込み、発表：載せる、配布：本文
• A2、種類：数字、内容：初回返信の平均が〇時間から△時間に（試行〇週間、対象〇件）、発表：載せる、配布：本文（表）
• A3、種類：補足、内容：試行期間中は繁忙期を含まない、発表：ノート、配布：注
• A4、種類：注意、内容：個別の顧客名を含む事例は共有不可、発表：省く、配布：省く

発表用ではA1とA2を1枚に載せ、A3は「繁忙期は含まれません」とノートに書きます。配布用ではA2を試行期間・件数つきの表にし、A3を注意点の欄に置きます。A4はどちらにも載せず、必要なら匿名化した事例に差し替えます。

使うときの注意

• 機密情報は貼る前に置き換えます。 顧客名、個人名、未公開の数字は「顧客A」「〇件」のようなダミーにします。入力した情報の扱いはサービスごとに異なるため、社内ルールと利用サービスの規約で、入力してよい情報かを確認してください。
• 引用や図表の権利は人が確認します。 他者の資料から借りた図や文章を配布する場合は、出典の明記と利用条件を確認します。
• 依頼文の数値（枚数、字数、時間）は自分の場面に合わせて変えます。 上の依頼文は説明用の雛形で、特定のAIツールでの出力結果を検証したものではありません。