AIで整えたGoogleスライドをPPTXに変換する前後のチェックリスト

先に3つの状態を固定する

作業の前に、比較の土台を作ります。以下は編集上の提案です。

1. A(AI前):AIに触らせる前のスライドを、ファイルの複製か名前付きバージョンとして残します。ファイル名は「資料名_A_AI前」のようにします。
2. B(AI後):AIで整えた後のGoogleスライドです。確認が終わるまで、手で直さず固定します。
3. C(PPTX):BをPPTX形式で書き出し、PowerPointで開いたものです。

GoogleスライドがPPTXを書き出し形式に含むことは、Google Drive APIの書き出し形式の一覧で確認できます。ただし、これはAPI向けの資料です。画面上のメニューの名称や場所は、お使いの画面で「ダウンロード」や「書き出し」に当たる項目を探してください。

比較用に、全スライドではなく代表スライドを5〜8枚選びます。表、図形が多いページ、画像が多いページ、アニメーションがあるページ、文字量が多いページを必ず入れます。選んだスライドは、A・B・Cで同じ番号・同じ並びのスクリーンショットを撮っておくと、後で迷いません。

AIに渡す依頼文で、崩れの原因を減らす

フォントや図形の構造を勝手に変えられると、後の比較が難しくなります。依頼の段階で、触ってよい範囲を絞ります。以下は説明用の例で、実際に動かした結果ではありません。

次のスライドの文章だけを整えてください。
・変更してよいのは、テキストの言い回しと、箇条書きの長さの統一のみ
・フォント、フォントサイズ、色、図形の位置・大きさ、画像は変更しない
・新しい図形や画像を追加しない
・変更した箇所を「スライド番号/要素/変更前/変更後」の表で出力する
・1行に収まらなくなりそうな箇所は、変更せず別途指摘する

【対象スライドの文章】
(ここに説明用に置き換えた文章を貼る)

変更箇所の表を出させるのは、A→Bの差分を目視で追うときの手がかりになるからです。ただしAIが制約を守ったかどうかは、表を信じず画面で確かめてください。機密の内容は、社名や数字を伏せた文章に置き換えて渡します。

変換前後に同じ箇所を見る確認表

下の表をそのまま使えます。B列とC列に「○(同じ)」「△(少し違う)」「×(崩れた)」を記入し、最後の判定列で原因を決めます。

• フォント、見る場所：見出し・本文の書体、太字、斜体、B(AI後)：、C(PPTX)：、判定：
• 改行・折り返し、見る場所：行が増減していないか、箱から文字があふれていないか、B(AI後)：、C(PPTX)：、判定：
• 位置・サイズ、見る場所：図形、テキストボックス、ロゴの位置、B(AI後)：、C(PPTX)：、判定：
• 画像、見る場所：トリミング、比率、重なり順、B(AI後)：、C(PPTX)：、判定：
• 図形・グループ、見る場所：矢印、吹き出し、グループ化したもの、B(AI後)：、C(PPTX)：、判定：
• 表、見る場所：列幅、行の高さ、セル内の余白、B(AI後)：、C(PPTX)：、判定：
• グラフ、見る場所：数値、色、凡例(編集できる形か、画像になっていないか)、B(AI後)：、C(PPTX)：、判定：
• アニメーション・切り替え、見る場所：再生して順序を確認、B(AI後)：、C(PPTX)：、判定：
• ノート、見る場所：発表者ノートの文字が残っているか、B(AI後)：、C(PPTX)：、判定：
• リンク、見る場所：クリックして飛び先を確認、B(AI後)：、C(PPTX)：、判定：
• 背景・テーマ、見る場所：背景色、スライドマスター、ページ番号、B(AI後)：、C(PPTX)：、判定：
• 動画・音声、見る場所：埋め込みか、リンクか、再生できるか、B(AI後)：、C(PPTX)：、判定：

判定は次の3パターンで考えます。

• 変わった、Bと比べたC：同じ、疑う原因：AIの編集、まずやること：Aに戻して、依頼文の制約を強めて再実行
• 同じ、Bと比べたC：変わった、疑う原因：変換、または開く側の環境、まずやること：Bを保ったまま、Cだけを直す(次章)
• 変わった、Bと比べたC：さらに変わった、疑う原因：両方、まずやること：AI編集を先に直し、Bを作り直してから再変換

項目別に疑うポイント

フォントと折り返し

Cで文字の幅が変わったり行が増えたりしたら、まずフォントを疑います。Microsoftの説明では、フォントを埋め込むと、受け取った側にそのフォントがなくても文書の見た目が変わりにくくなります。ただし、すべてのフォントが埋め込めるわけではなく、作者が埋め込みを許可していないものもあります。対応するのはWindowsとMacのPowerPointの一部のバージョンです(カスタム フォントを埋め込む利点)。

確認の順番は、(1)Cを開いたPCに同じフォントが入っているか、(2)入っていなければ別のPCでも同じ崩れ方をするか、です。別のフォントで表示されると文字幅が変わり、折り返しも変わりやすくなります。

アニメーション・グラフ

アニメーションは、スライドショーで再生しないと分かりません。静止画面だけでは、順序や再生条件の違いを見落とします。グラフは、Bで編集できる形だったものがCで画像のようになっていないかを、クリックして確かめます。

保存形式の選び方

PowerPointの資料では、ODP形式で保存して開くと一部の情報が失われる可能性があること、画像形式で保存すると各スライドが画像になることが説明されています(PowerPointでサポートされるファイル形式)。後から編集する前提ならPPTXを選び、PDFは配布用に別で作るほうが切り分けやすくなります。

元資料を保ったまま直す手順

直す場所を間違えると、元資料と配布用ファイルが食い違います。次の順で進めます。

1. Bは直接いじらない:BがGoogleスライド上の「正」です。PPTXで見つけた問題は、まず一覧にして残します。
2. 原因がAI編集ならAに戻す:Aから、制約を強めた依頼文でやり直します。直す前のBは別名で残すと、差分を確認できます。
3. 原因が変換なら、Bの側で崩れにくい形にする:折り返しが崩れた箱は余白や幅に余裕を持たせる、複雑なグループ図形は画像にする、などが考えられます。画像にした図形は後で編集できなくなるので、元の図形は別スライドに残してください。直したらBを更新し、PPTXを書き出し直します。
4. どうしても直らない箇所だけ、C側で直す:PowerPointで直した内容はGoogleスライドに戻りません。直した箇所を一覧に書いておかないと、次に再変換したとき同じ手直しが必要になります。
5. 再度、代表スライドだけ確認表を埋める:直した項目とその周辺だけを見れば足ります。

最後に、A・B・Cの3つのファイルと確認表を同じフォルダに置いておけば、何がAIの編集で、何が変換の影響だったかを後から説明できます。