複数の会議メモから週次の進捗と課題を1枚にまとめる整理の進め方

1. 渡す材料を先に整える

AIに渡す前に、次の4点を整えてください。

• 会議ごとにIDを付ける：「M1 10/19 営業定例」のように、日付と会議名を先頭に置きます。指摘に出典を付けさせるためです。
• 日付は月日で書く：「来週」「明日」は、会議の日付がないと解決できません。
• 発言者や担当者の名前を残す：担当の食い違いを拾うために必要です。
• 機密を置き換える：顧客名や金額などは、記号や仮の値にします。外部サービスに渡してよい情報かは社内ルールで確認し、迷う場合は渡す内容自体を減らします。

自動議事録の出力を材料にする場合は、元の質を確認してください。TeamsのAIによる要約は文字起こしをもとに生成され、公式ページには不正確・不完全・不適切な内容が含まれる可能性があると書かれています。利用には文字起こしが必要で、会議が5分以上であることなどの条件もあります。Copilotによる会議の要約のページも、結果の確認を求めています。使えるかどうかは契約や組織の設定によるため、自社の環境で確認してください。元の議事録に誤りがあれば、横断してもその誤りは残ります。重要な数字や期限は、元の記録で確かめる前提にします。

ChatGPTにファイルで渡す場合は、ヘルプにファイル形式ごとのサイズ上限、アップロード回数の制限、プランごとの違いが載っています。上限は変わる可能性があるので、利用中のプランで確認してください。短いメモが数本なら、本文を直接貼り付けても足ります。

2. 週次まとめ1枚の構成例

分量は、画面1枚かA4で1ページが目安です。次の構成を土台にしてください（編集上の提案です）。

• ① 今週の要点、書く内容：3行以内、補足：最後に書いてもかまいません
• ② 進捗、書く内容：項目、状態（完了／進行中／遅れ）、期限、担当、出典ID、補足：状態は3種類に固定します
• ③ 決まったこと、書く内容：決定事項と決定した会議ID、補足：「見込み」は含めません
• ④ 課題・リスク、書く内容：内容、影響、次の一手、担当、補足：同じ課題は1行に統合します
• ⑤ 要確認事項、書く内容：会議間の矛盾や不明点、確認先、補足：人が確認した後に残ったものです
• ⑥ 来週の予定、書く内容：期限が来週の項目、補足：日付で絞ります

ポイントは、⑤を独立した欄にすることです。食い違いが解決していないのに片方を採用して②や③に書くと、誤った状況が正式な報告になってしまいます。

3. 矛盾と重複を洗い出す指示文

次の指示文を、議事録本文の前に貼ります。角括弧の部分は自分の状況に合わせて置き換えてください。

あなたは週次報告の整理担当です。
以下の会議メモ（M1, M2, ...）を横断して、重複と矛盾の候補を挙げてください。

# ルール
- メモに書かれていない事実を足さない。推測は「推測」と明記する。
- 矛盾と断定せず「要確認」として出す。どちらが正しいかは決めない。
- 日付が新しい会議の内容を、自動的に正しいものとして扱わない。
- すべての指摘に、根拠となる会議IDと該当箇所の短い抜粋を付ける。
- 見つからなかった観点は「該当なし」と書く。

# 見る観点
A. 期限・日付の食い違い
B. 担当者の食い違い、担当が未定のまま
C. 状態（完了／進行中／遅れ）の食い違い
D. 決定事項の覆り（決定と見込みの混同を含む）
E. 数値・件数の食い違い、根拠のない増減表現
F. 同じ課題が別の言葉で重複している

# 出力形式
表で出す。列は「観点／項目／M○の記述／M○の記述／確認すべき人／確認の質問」。
表のあとに、重複課題の統合案を箇条書きで添える。

# 会議メモ
[ここに M1, M2... を貼る]

「見つからなければ該当なし」の指定は、AIが矛盾を無理に作り出すのを減らす狙いです。ただし、出てきた指摘に根拠があるかは、抜粋と元のメモを突き合わせて確認する必要があります。

入力例（説明用の架空の例）

以下は説明のために作った架空の議事録で、実在の会議ではありません。

• M1 10/19 営業定例：新料金表の公開は11/10。見積テンプレートの修正は今週中、担当は未定。
• M2 10/21 開発定例：新料金表の公開は11/17にずれる見込み。見積テンプレートは鈴木が修正済み。
• M3 10/23 営業定例：見積テンプレートは旧版がまだ使われている。問い合わせ件数は先週より増えた。

この入力なら、次のような指摘が出れば指示文の狙いどおりです（想定例であり、実際に実行した結果ではありません）。

• 観点A・D：公開日が11/10と11/17で食い違う。M2は「見込み」で、決定ではない可能性がある。確認先は開発の責任者。
• 観点B・C：テンプレートはM1で担当未定、M2で鈴木が修正済み、M3で旧版が使われている。修正の完了と、配布・差し替えの完了が別の可能性がある。確認先は鈴木さんと営業の担当者。
• 観点E：「問い合わせが増えた」に件数の根拠がない。

4. 出てきた指摘を人が確認する

AIの指摘はすべて確認が必要な候補です。次の表で扱いを決めます（編集上の提案です）。

• 日付・期限の食い違い、人が確認すること：決定か見込みか、最新の決定者は誰か、確認後の扱い：決定は③、未決は⑤
• 担当の食い違い、人が確認すること：本人に事実確認する、確認後の扱い：②の担当欄を更新
• 状態の食い違い、人が確認すること：「作業完了」と「反映完了」を区別する、確認後の扱い：状態は3種類で記載
• 数値の食い違い、人が確認すること：元データや元の記録を見る、確認後の扱い：根拠が出るまで⑤に残す
• 重複課題、人が確認すること：同じ原因・同じ担当か、確認後の扱い：同じなら統合、違うなら分ける
• 抜粋がメモにない指摘、人が確認すること：該当箇所が実在するか、確認後の扱い：見つからなければ破棄

新しい会議の記述を鵜呑みにせず、当事者に質問して確かめます。出力表の「確認の質問」列は、チャットや会議の冒頭でそのまま使えます。

5. 1枚に整形し、毎週回す

⑤の確認が済んだら、結果を踏まえて整形を依頼します。検出と整形を別の依頼にすると、未解決の食い違いが整った文章に紛れにくくなります。

以下の「確認済みの事実」だけを使って、週次報告を1枚にまとめてください。
構成は「①今週の要点（3行）②進捗の表 ③決まったこと ④課題・リスク ⑤要確認事項 ⑥来週の予定」です。
- 状態は「完了／進行中／遅れ」の3種類だけを使う。
- 未解決の食い違いは⑤にのみ書き、②③には入れない。
- 各行の末尾に会議IDを付ける。
- 確認済みの事実にない情報は書かない。

# 確認済みの事実
[人が確認・修正した内容を貼る]

出来上がったら、④の課題が元のメモにあるか、②の期限が確認済みの事実と一致しているかを、送付前に見比べてください。

毎週の流れは次のとおりです。

1. 会議のあとに、その日のうちにメモへIDと日付を付ける
2. 週末に、指示文で横断チェックを行う
3. 要確認の質問を当事者へ送る
4. 回答を反映した「確認済みの事実」を作り、整形を依頼する
5. 前週の⑤に残った項目を、翌週の入力の先頭に加える

5.の持ち越しで、決まらないまま忘れられる項目を減らせます。最初の数回は、AIの指摘と自分の読み取りを並べて比べてください。見落としやすい観点やメモに足りない項目が分かるので、観点や出力列を調整すると、チームに合った形になります。