外国人の同僚に伝わる日本語へAIで書き換える：やさしい日本語の整え方

まず、何を言い換え、何を残すか

職場の日本語で伝わりにくいのは、難しい単語よりも「言外の意味」であることが多いです。AIに渡す前の下見に、次の表を使えます。

• 婉曲な依頼（「いただけると幸いです」）、扱い：言い換える、書き換えの方向：依頼か任意か読み取りにくい。「〜してください」に直す
• 期限の曖昧語（「なるはやで」「今週中に」）、扱い：言い換える＋人が補う、書き換えの方向：日付と時刻にする。AIに推測させない
• 二重否定・遠回し（「できなくはない」）、扱い：言い換える、書き換えの方向：肯定か否定かを言い切る
• 慣用句・比喩（「目を通す」「たたき台」）、扱い：言い換える、書き換えの方向：「読む」「最初の案」など意味だけにする
• 略語・カタカナ語（「FYI」「ブラッシュアップ」）、扱い：言い換える、または初出で説明、書き換えの方向：社内用語は説明を添える
• 主語の省略、扱い：補う、書き換えの方向：「誰が」を入れる。誰かは人が確認する
• 日付・時刻・金額・数量、扱い：残す、書き換えの方向：AIに変えさせない
• 人名・会社名・製品名・ボタン名、扱い：残す、書き換えの方向：画面表示と違うと操作できなくなる
• 専門用語（「サーバー」「請求書」）、扱い：残す＋短い説明、書き換えの方向：仕事で使う言葉は無理に崩さない
• 手順の順番、条件（「〜の場合のみ」）、扱い：残す、書き換えの方向：意味が変わりやすい。番号付きにする

ポイントは、簡単にすることと情報を減らすことは別だという点です。文を短くしても、条件や例外まで削ってはいけません。

AIに貼り付ける指示文（テンプレート）

【　】を埋めてそのまま使えます。AIは文章を書き換えられますが、期限の厳しさや社内ルールは元の文から確定できません。そこで、不明な点は聞き返させる形にしています。

あなたは、職場で外国人の同僚に向けた文章を整える編集者です。
次の日本語を、日本語を第二言語として学ぶ人に伝わる「やさしい日本語」に書き換えてください。

【読む人】日本語レベルの目安：【例：日常会話はできる／仕事のメールは時々難しい】
【場面】【例：チャットで依頼する／会議の案内メール】

守ること：
1. 一文を短くする。一文に伝えたいことを一つだけ入れる。
2. 日付、時刻、数字、金額、人名、会社名、製品名、画面のボタン名は一字も変えない。
3. 「いただけると幸いです」などの遠回しな表現は、「〜してください」などの直接的な言い方にする。
4. 慣用句、比喩、略語、省略された主語は、意味が分かる言葉にする。
5. 専門用語は残し、初めて出るときだけ括弧で短く説明する。
6. 元の文に書かれていない情報（期限、担当者、理由）を、推測で追加しない。
7. 敬意は保ち、命令的で冷たい文にしない。

出力の形式：
A. 書き換えた文章
B. 言い換えた箇所の一覧（元の表現 → 新しい表現）
C. 元の文では不明で、私が確認すべき点

--- 元の文章 ---
【ここに貼る】

7番は、直接的にしすぎると失礼に読まれる場合があるための歯止めです。「です・ます」は残して構いません。

貼る前に、顧客名や未発表の情報は「A社」「担当者B」などに置き換えてください。社内で使ってよいAIサービスかどうかも先に確認します。

書き換え前後の例（説明用の架空の文）

以下は説明のために作った架空の文で、特定のツールで実行した結果ではありません。AIの出力は毎回変わります。

例1：丁寧だが、依頼かどうか分かりにくい文

• 前：お手数ですが、明日の定例までに進捗をご共有いただけますと幸いです。
• 後：明日の定例会議の前に、仕事がどこまで進んだか教えてください。

会議の時刻が決まっているなら、「10時の会議の前に」と人が足します。

例2：期限が曖昧な文

• 前：できれば今週中に対応してもらえると助かります。
• AIの案（そのまま使わない）：今週の金曜日までにお願いします。
• 人が直した後：10月30日（金）の17時までに、この資料を直してください。難しいときは、今日中に私に教えてください。

「できれば」が「必ず」か「余裕があれば」かは、元の文から分かりません。AIが期限を断定したら、C欄の不明点を見て人が決めます。

例3：慣用句と社内用語

• 前：先方に確認がとれ次第、折り返します。資料はたたき台なので、ざっと目を通してください。
• 後：相手の会社に聞いて、答えが分かったらすぐ連絡します。この資料は最初の案です。内容を読んで、変なところを教えてください。

例4：残すべき表現

• 前：「設定」→「アカウント」→「パスワードを変更」の順に押し、サーバーを再起動してください。
• 後：次の順番でしてください。

1. 「設定」を押します。
2. 「アカウント」を押します。
3. 「パスワードを変更」を押します。
4. サーバー（会社のデータや仕組みを動かすコンピューター）を再起動します。再起動は、止めてもう一度動かすことです。

ボタン名は元のまま残し、順番を番号にしました。「サーバー」は仕事で使う言葉なので残し、短い説明だけ足しています。

書き換え後に人が確認する項目

送る前に、上から順に見ます。時間がなければ1〜4だけでも確認してください。

1. 数字と固有名詞：日付、時刻、金額、人名、ボタン名が元の文と一致している。
2. 条件と例外：「〜の場合のみ」「〜以外は」が落ちていない。
3. 依頼か、お知らせか：読んで何をすればよいか分かる。
4. 期限と担当：「いつまでに」「誰が」が書かれ、AIが勝手に足していない。
5. 一文一内容：一つの文に依頼と理由と条件が混ざっていない。
6. 言葉の難しさ：説明のない略語や社内用語が残っていない。
7. 口調：冷たい命令になっていない。「ください」「お願いします」がある。
8. C欄の不明点：AIが挙げた確認事項に、すべて答えを出した。

可能なら、相手に近い立場の人（日本語を学んでいる同僚、日本語教師など）にも読んでもらい、「何をすればよいですか」と聞いてみてください。AIの出力は「分かりやすそうに見える文」であり、相手に伝わった証明にはなりません。

長い規程や契約書は、このテンプレートで平易にして配布しないでください。意味が変わると影響が大きいため、担当部署の確認が必要です。また、やさしくしすぎて子ども扱いに見えないかは、本人や周囲に聞くと調整できます。

翻訳と組み合わせるときの順番

機械翻訳も使うなら、次の順番が扱いやすいです。

1. 人が元の文を読み、不明点（期限、担当）を決める。
2. 上の指示文でやさしい日本語にする。
3. 確認項目を通す。
4. そのやさしい日本語を翻訳の入力にする。または、やさしい日本語と翻訳を並べて送る。

並べて送ると、翻訳が不自然でも相手が日本語の文で確かめられ、日付や手順が一致しているかも見やすくなります。社内用語は、1行ずつの対応表を作っておくと、毎回AIに説明し直さずに済みます。指示文の「守ること」は場面に合わせて減らして構いません。最初は2、3、6だけでも試せます。