ChatGPTのプロジェクトで応募ごとの資料をまとめる：履歴書・求人票・面接メモの管理

手順1:応募先ごとにプロジェクトを作る

サイドバーの「New project」を選び、名前を入力して作成します。ヘルプによると、プロジェクトはサインインした利用者が Free・Go・Plus・Pro・Business・Enterprise・Edu の各プランで使えます。ただし、組織(ワークスペース)の設定によって使えるかどうかが変わります。

名前は、一覧で見分けやすい「年月_社名_職種」の形にします。

• 2026-10_A社_営業企画
• 2026-10_B社_データ分析
• 2026-11_C社_人事

同じ会社でも職種が違えば、プロジェクトを分けてください。求人票の要件が違うため、一つにまとめると要件が混ざります。「検討中」「面接中」といった選考状況は、プロジェクト名ではなくパソコン側のフォルダ名や自分の管理表に書くと、名前の変更に手間をかけずに済みます。

手順2:資料をアップロードして命名する

プロジェクトには、PDF、スプレッドシート、文書、画像のアップロードや、テキストの貼り付けができます。1プロジェクトに置けるファイル数はプランで異なり、確認時点では Free が5件、Go と Plus が25件、Pro・Business・Enterprise・Edu が40件でした。一度に追加できるのは10件までです。上限は変わることがあるので、実際の画面とヘルプで確認してください。

資料の構成と命名例(説明用)

• 01、ファイル名の例：01_求人票_A社営業企画_取得20261020.pdf、中身：求人票の保存版
• 02、ファイル名の例：02_履歴書_v3_個人情報除去.pdf、中身：住所・電話などを除いた履歴書
• 03、ファイル名の例：03_職務経歴書_v3.pdf、中身：職務経歴書
• 04、ファイル名の例：04_面接メモ_累積.txt、中身：面接のたびに追記する自分のメモ
• 05、ファイル名の例：05_企業情報メモ_A社.txt、中身：企業サイトから自分で書き写した要点

• 求人票は取得日を名前に入れる:募集内容は変わるので、どの時点の版か分かるようにします。
• 版番号(v3など)を付ける:古い職務経歴書が残っていると、古い内容で回答される原因になります。更新したら、古いファイルを外してから新しい版を追加します。
• 無料版(5件)で運用するなら:履歴書と職務経歴書を1つのPDFにまとめ、面接メモは回ごとに分けず累積の1ファイルにします。

パソコン側のフォルダも、同じ名前で分けておくと取り違えが減ります。

就活/
  2026-10_A社_営業企画_面接中/
    01_求人票_...pdf
    02_履歴書_...pdf
  共通/
    履歴書_最新版.pdf

「共通」に最新版を置き、更新したら各プロジェクトのファイルを差し替える運用です。ヘルプにはプロジェクト間のファイル共有について明記がないため、差し替えは各プロジェクトで自分で行い、反映されているか確認してください。

手順3:プロジェクトの指示を設定する

プロジェクト画面の「•••」→「Project settings」で、指示を入力できます。ヘルプでは、プロジェクトの指示はそのプロジェクト内で全体のカスタム指示より優先されると説明されています。

次は貼り付け用のひな形です(説明用の例)。【】を書き換えてください。

あなたは就職・転職の書類作成と面接準備を手伝うアシスタントです。
このプロジェクトは【A社・営業企画職】への応募専用です。

# 守るルール
1. 根拠にしてよいのは、このプロジェクトのファイルと、私がこの会話で書いた内容だけです。
2. 回答の末尾に、根拠にしたファイル名を「根拠:」として書いてください。
3. 資料に書かれていないこと(給与、残業、社風など)は推測せず、「資料にありません」と答えてください。
4. 他の会社や他の応募の内容は持ち出さないでください。
5. 私の経歴に書かれていない実績を、志望動機や自己PRに足さないでください。
6. 面接メモの面接官の発言は「私の記憶によるメモ」として扱い、事実として断定しないでください。

# 出力
- 文字数を指定したときは、その範囲に収めてください。
- 確認が必要な点は、最後に箇条書きで質問してください。

誤答対策の中心は3番と5番です。AIは資料にない部分を自然な文章で補うことがあるため、「ない」と答えることを明示的に求めます。指示に書いても守られない場合はあるので、守られているかは回答ごとに見てください。

手順4:メモリ設定を絞る

ヘルプによると、プロジェクトのメモリには2種類あります。

• Project-only memory:以前に保存されたメモリはプロジェクトの会話で参照されません。会話が参照できるのは同じプロジェクト内の会話だけです。
• Default memory:プロジェクトをまたいだり、通常のChatGPTの会話を参照したりできます。挙動はプランで異なり、EnterpriseとEduではプロジェクトの会話がプロジェクト内に閉じると説明されています。

応募先ごとに資料と文脈を分けたいなら、Project-onlyが向いています。Defaultのままだと、別の会社の相談内容が参照される余地が残ります。設定はプロジェクト作成時に選べ、作成後も「Project settings」から変更できます。反映には数時間かかることがあると説明されています。共有プロジェクトはProject-only固定です。

既存の会話は「Move to project」で移せ、移した会話はプロジェクトの指示とファイルの文脈を引き継ぎます。他社の相談を誤って移さないよう注意してください。GPTで作成した会話は移せません。

混ざって誤答する場面と避け方

• 別の会社の相談を同じプロジェクトでする、起きやすいこと：事業内容や求める人物像が混ざる、避け方：1社1プロジェクト。他社の話は別プロジェクトで
• 古い履歴書が残っている、起きやすいこと：退職日や職務内容が古いまま出る、避け方：差し替え時に旧版を外し、版番号で管理
• 求人票が更新された、起きやすいこと：旧要件に沿った志望動機になる、避け方：取得日を名前に入れ、再取得したら入れ替える
• 資料にない質問をする、起きやすいこと：もっともらしい推測で答える、避け方：指示の3番を入れ、「根拠:」を確認
• 面接メモを事実扱いする、起きやすいこと：記憶違いの発言を前提に答える、避け方：指示の6番を入れ、重要点は求人票や公式発表で確認

回答を受け取ったら、次の三つを自分で確認します。

1. 「根拠:」のファイル名が、そのプロジェクトのものか。
2. 社名、職種名、数字(年数・実績・金額)が元の資料と合っているか。
3. 自分の経歴にない表現が足されていないか。

依頼文の例(説明用)

志望動機を作るとき:

01の求人票と03の職務経歴書だけを使って、志望動機を400字で下書きしてください。
求人票の「必須要件」のうち、私の経歴で裏付けられるものと、裏付けられないものを先に表にしてください。

面接後に振り返るとき:

04の面接メモをもとに、次回の面接で補足すべき点を3つ挙げてください。
メモにない内容は推測せず、私への確認質問にしてください。

入れる情報の範囲と、終わった後の整理

履歴書の住所・電話番号・生年月日など、文章作成に不要な情報は外してからアップロードします。面接で聞いた社外秘の情報も入れないでください。

学習への利用を止める設定と、情報を消すことは別です。OpenAIのデータコントロールのヘルプでは、「Improve the model for everyone」をオフにすると新しい会話はモデルの学習に使われませんが、保存済みの会話は削除も非表示もされず、プロジェクトの会話もそのまま残ると説明されています。

選考が終わったら、必要な面接メモだけ手元に保存し、プロジェクトを削除します。ヘルプによると、削除するとプロジェクトの会話、指示、プロジェクト内だけに保存されたファイルが消え、法的・セキュリティ上の保持が必要な場合を除き、30日以内にOpenAIのシステムから削除されます。Libraryに別途保存したファイルは削除されないため、そちらも必要に応じて整理してください。