社内マニュアルをNotebookLMで引く：手順の質問と、答えの抜け確認

先にソースを整える：渡すものと渡さないもの

質問の質は、渡したマニュアルの状態に左右されます。次の3点を先に済ませておきます。

• 版と日付が分かる状態にする：ファイル名か冒頭に「改定日」「対象部署」を入れます。古い版と新しい版を同じノートブックに入れるなら、ファイル名で区別します。
• 1つのノートブックは1つの業務領域にする：経費精算と情報システム申請を混ぜると、担当や承認者の取り違えが起きやすくなります。
• 機密情報は扱いを決めてから入れる：顧客名、個人情報、未公開の価格などは、社内ルールと管理者の設定を先に確認します。Workspaceの管理者向けヘルプには、組織全体や組織部門ごとに利用をオン・オフできること、フィードバックを送らない限りデータはモデルの学習に使われないことが書かれています（Google Workspaceヘルプ）。ただし、エディションや契約によって扱いは異なる場合があります。また「学習に使われない」ことと「社内の秘密が守られる」ことは別の話です。迷うなら、固有名詞や金額を置き換えた版で試してください。

手順だけを聞くと、何が抜けるのか

マニュアルでは、本文の流れと別の場所に条件が散らばっていることが多くあります。拾いにくい項目を整理します（編集上の整理で、公式の仕様ではありません）。

• 前提条件、マニュアル内の典型的な置き場所：冒頭の「対象者」、注意書き、別紙、質問で足すこと：始める前に必要な権限・書類・期限を別項目で
• 例外、マニュアル内の典型的な置き場所：手順の末尾、「ただし」「場合は」の文、質問で足すこと：通常手順が使えない場合の条件と変わる点
• 担当・承認者、マニュアル内の典型的な置き場所：表、組織図、別ページ、質問で足すこと：誰が何をするか、窓口が書かれているか
• 次に進む条件、マニュアル内の典型的な置き場所：手順の間の一文、質問で足すこと：各手順の完了条件と差し戻し先
• 書かれていないこと、マニュアル内の典型的な置き場所：（存在しない）、質問で足すこと：「記載なし」と明記させる

最後の行が重要です。ソースにない内容を、もっともらしく補った回答になることがあります。「推測しない」「記載なしと書く」を毎回の指示に入れてください。

そのまま使える質問テンプレ6本

〇〇の部分を自分の業務名に置き換えて使います。文面は編集上の提案で、実行結果を保証するものではありません。

A. 手順の抽出（最初に使う）

このノートブックのソースだけを根拠に、「〇〇」の手順を番号付きで示してください。
各手順に次の4点を付けてください。
(1) 実行する人 (2) 実行前に必要な条件 (3) 使うシステムや書類 (4) 次に進む条件
ソースに書かれていない項目は推測せず「記載なし」としてください。

B. 前提条件だけを洗い出す

「〇〇」を始める前の前提条件を、ソースの記載順にすべて挙げてください。
権限、事前に必要な申請や書類、期限、対象範囲（部署・金額・雇用区分など）に分けてください。

C. 例外を探す

「〇〇」の通常手順が使えない場合の扱い（例外、特例、差し戻し、期限超過、金額超過）が
書かれている箇所をすべて探してください。それぞれ、条件・変わる手順・承認者を示してください。
該当する記述がなければ「見つかりません」と答えてください。

D. 担当を表にする

「〇〇」に登場する担当者・部署・役職を表にしてください。
列は「名称」「やること」「どの手順か」「連絡先や窓口の記載の有無」です。

E. 資料同士の食い違いを見つける

複数のソースで、〇〇について手順・金額・期限・担当が食い違う箇所、
または版や日付が異なる箇所を挙げてください。どのソースのどの記述かも示してください。

F. 自己点検させる（最後に使う）

ここまでの回答で、前提・例外・担当のいずれかが書かれていない手順はどれですか。
「ソースに書かれていない」ものと「確認できていない」ものを分けて答えてください。

Fは補助です。モデル自身の点検では取りこぼしを防ぎきれないので、後述のチェックリストによる人の確認は省けません。

説明用の例：経費精算で試す

以下は説明用に作った架空のマニュアル抜粋で、実在の会社の規程ではありません。この例でNotebookLMを実際に動かした結果でもありません。

経費精算は、立替日から30日以内に申請する。申請は経理システムの「立替申請」から行い、領収書の画像を添付する。申請者の直属の上長が承認する。ただし、1件10万円以上の場合は部長承認も必要とする。海外出張の精算は別紙「海外出張規程」による。

この文書にテンプレAだけを使うと、「システムから申請し、上長が承認する」という本線は拾えても、末尾の「10万円以上は部長承認」を落とした回答になる可能性があります。そこでテンプレCを続けて使います。見るべき点は次のとおりです。

• 「10万円以上は部長承認」が例外として挙がっているか
• 「海外出張は別紙による」が、手順の対象外として示されているか（別紙が未投入なら、その中身は答えられないのが自然です）
• 「30日以内」が前提の期限として出ているか
• 部長の連絡先のように、書かれていない項目が「記載なし」になっているか

「別紙の中身まで具体的に答えている」場合は、ソースにない内容を補っている疑いがあります。

答えの抜けを確かめるチェックリストと、信じてよい範囲

回答が根拠にした箇所を、元の文書で開いて照合します。回答に引用の表示がある場合はそこから元の箇所をたどれますが、表示や動作は画面や環境で異なることがあります。出ていない場合や位置がずれている場合は、元の文書内を検索して直接探してください。

前提

• [ ] 回答の前提条件の各項目について、根拠の箇所を元の文書で特定できる
• [ ] 元の文書の冒頭・注意書き・別紙に、回答にない条件がない
• [ ] 対象者（部署、雇用区分、金額帯）が自分の場合に当てはまる

例外

• [ ] 元の文書内を「ただし」「場合は」「除く」「以上」「以内」で検索し、すべて回答に反映されている
• [ ] 「別紙」「別途」「規程による」など、他文書へ飛ぶ記述が洗い出されている
• [ ] 例外の承認者や期限が、通常手順と区別して書かれている

担当

• [ ] 各手順の実行者が、元の文書の記載と一致している
• [ ] 窓口や連絡先が「記載なし」の部分を、回答が勝手に補っていない
• [ ] 組織変更や異動で、今は存在しない部署名・役職名が残っていない

版と鮮度

• [ ] 根拠にした文書の改定日が、現行の版である
• [ ] 回答の数値（金額、日数）が、元の文書の数値と一致している

照合したあとの動き方は、状況で分けます。

• 元の箇所で内容が一致した、動き方：手順の確認には使える。実行前に担当へ聞くかは業務の重さで決める
• 根拠が見つからない、ずれている、動き方：元の文書を直接読む。質問を言い換えて再確認
• 「記載なし」が多い、動き方：マニュアル側の欠落の可能性。担当部署に確認し、必要なら文書を更新
• 資料同士で食い違う（テンプレE）、動き方：新しい版を確認し、古い版をノートブックから外す
• 金額・権限・安全に関わる手順、動き方：回答は下調べにとどめ、規程の原文か担当者で最終確認

運用のコツは、同じ業務についてA→B→C→Dの順に4回に分けて聞くことです。1回で全部聞くより、項目ごとに確認しやすくなります。うまく拾えた質問文は、社内で共有できるメモにしておくと再利用できます。「記載なし」が何度も出る箇所は、AIの弱点ではなくマニュアルの穴を示している可能性があるので、文書の改善候補として担当に渡してください。