社内への周知文を読まれる形に:AIで冒頭・やること・期限を整える

冒頭に置く4つの要素と、後ろに回す要素

置き場所は、読み手の行動に直結するかどうかで決めます。次の表は編集上の整理案です。

• 何が変わるか、置き場所：冒頭、書き方の目安：変更前→変更後を一文で
• 誰が対象か、置き場所：冒頭、書き方の目安：「全社員」「各部署の経理窓口」など具体的に
• いつまでに何をするか、置き場所：冒頭、書き方の目安：日付と曜日、行動を動詞で
• 何もしなくてよい人、置き場所：冒頭〜直後、書き方の目安：「対応不要」と明記(いなければ省略)
• 変更の理由・背景、置き場所：中盤、書き方の目安：2〜3文まで
• 手順・資料リンク、置き場所：後半、書き方の目安：箇条書きや番号
• 問い合わせ先、置き場所：末尾、書き方の目安：部署名・連絡手段・受付時間

「対応不要の人」を早めに書くと、関係のない人は読むのをやめられ、対象者にだけ注意が集まります。

周知文の骨組み(コピーして使えます)

件名:【要対応/〇月〇日まで】〇〇が変わります(対象:△△の方)

【お願い】
〇〇が、(変更前)から(変更後)に変わります。
対象:△△の方
やること:□□を行ってください
期限:〇月〇日(曜日)まで
対応不要の方:◇◇の方

【変更内容】
・変更前:
・変更後:
・開始日:

【手順】
1.
2.
3.

【背景】(2〜3文)

【問い合わせ先】
部署名/連絡方法/受付時間

件名に「要対応」「期限」「対象」を入れておくと、本文を開く前に自分に関係があるか判断できます。「重要」だけの件名では、何が重要なのかが伝わりません。

AIに渡す情報と、依頼文の例

「周知文を書いて」とだけ頼むと、日付や対象を推測で補った文章が返ってくることがあります。事実は先に箇条書きで渡し、「ここにない情報は補わず、[要確認]と書く」と指定します。

渡す情報は次の5つです。

• 何が、どう変わるか(変更前・変更後)
• 対象者と、対応不要な人
• 期限と、やること
• 問い合わせ先
• 背景(一言で十分)

依頼文の例です。

以下の事実だけを使って、社内向けの周知文を作成してください。
・冒頭3行で「何が変わるか」「誰が」「いつまでに何をするか」を示す
・件名は【要対応/期限】の形式で、対象者を入れる
・「全員向け」と「担当者向け」の2本を作る
・ここにない日付、人名、URL、理由、遅れた場合の影響は補わず、[要確認]と書く
・です・ます調で、1文は60字程度まで

【事実】
(ここに箇条書きで貼る)

2本に分けるのは、全員向けに担当者の細かい手順を入れると長くなり、担当者向けに全員向けの説明だけを送ると作業が足りなくなるためです。

全員向け・担当者向けの書き分け例

以下は説明用の例です。会社名、システム、日付はすべて架空で、実際にAIで生成して検証した結果ではありません。

渡す事実の例:

• 経費精算を、紙の申請書から新システムに切り替える。開始は11月16日(月)。
• 全社員は11月13日(金)までに初回ログインを確認する。
• 各部署の経理窓口は11月6日(金)までに承認者一覧を提出する。承認者が未登録の部署は、開始後に申請を承認できない。
• 問い合わせ先は総務部。

全員向け

件名:【要対応/11/13まで】経費精算が11/16から新システムになります(全社員)

全社員の皆さま

経費精算の申請が、11月16日(月)から紙の申請書ではなく新システムに変わります。
対象:全社員(経費精算をしない方も、ログイン確認のみお願いします)
やること:11月13日(金)までに、新システムにログインできるか確認してください。

・変更前:紙の申請書を総務部へ提出
・変更後:システム上で申請し、承認者が承認
・ログインできない場合:総務部([要確認:連絡先])へご連絡ください

担当者向け(各部署の経理窓口)

件名:【要対応/11/6まで】新経費精算システムの承認者一覧のご提出

各部署の経理窓口の皆さま

11月16日の新システム開始に向け、11月6日(金)までに、部署の承認者一覧を総務部へ提出してください。
やること:
1. 承認者の氏名と、代理承認者を一覧にする
2. [要確認:提出先と形式]に11月6日(金)までに送る
3. 部署内に、全員向け案内(11/13までのログイン確認)を周知する

承認者が未登録の場合、11月16日以降、その部署の申請を承認できません。

担当者向けは、期限が全員向けより早く、行動が複数あり、遅れた場合の影響まで書いています。全員向けは「ログインを確認する」の1行動に絞りました。

送る前に人が確認すること

AIの出力は、次の順で確認します。

1. 日付と曜日が合っているか:カレンダーで照合します。
2. [要確認]が残っていないか:検索で拾えるよう、この記号で統一しておくと便利です。
3. 対象者と対応不要の人が正しいか:部署名・雇用区分の漏れを見ます。
4. やることが動詞で書かれているか:「ご確認ください」だけでなく、何を確認するかまで書きます。
5. 問い合わせ先が実在するか。

渡してよい情報の線引き

周知文の下書きに、個人名、顧客名、未公表の人事・財務情報、パスワードを入れる必要はほとんどありません。「[担当者A]」「[取引先X]」のような仮の表記に置き換えて依頼し、送る直前に元へ戻します。

AIサービスの情報の扱いは、サービスやプラン、設定で異なります。たとえばAnthropicのヘルプには、次の趣旨の説明があります。

• モデル改善を許可した場合、データはユーザーIDから切り離され、確認できるのはモデル訓練に関わる少数の担当者に限られる。
• 安全性の分類で検知された会話は、許可の有無にかかわらず、安全対策の改善などに使われることがある。
• 金融情報、健康記録、パスワード、機密文書のような非常に機微な情報は入力しないよう注意している。
• 利用者はプライバシー設定をいつでも変更でき、シークレットチャットはモデル改善に使われない。

学習に使われるかどうかの設定と、情報が社外に出てよいかどうかは別の問題です。社内規程でAI利用が制限されている場合は、規程を優先してください。自社で使うサービスの扱いは、そのサービスの最新のヘルプや管理者の案内で確認します。