日程調整メールの書き方:候補日・所要時間・時差を迷わせない文例

最初に決める:メールに入れる項目

文面を考える前に、次の項目が埋まっているかを確認します。抜けやすいのは所要時間と返信期限です。

• 目的、書き方の例：「新プランの見積もり説明」、抜けると起きること：相手が参加者や資料を判断できない
• 所要時間、書き方の例：「45分程度」、抜けると起きること：相手が前後の予定を入れられない
• 候補日、書き方の例：「11/5(木) 17:00〜17:45」、抜けると起きること：「その日の何時?」と聞き返される
• 形式、書き方の例：「オンライン(URLは確定後に送付)」、抜けると起きること：場所の確認でもう1往復する
• タイムゾーン、書き方の例：「日本時間(JST)」、抜けると起きること：海外の相手で時刻がずれる
• 返信期限、書き方の例：「10/30(金)までにご返信ください」、抜けると起きること：返事が来ず、候補が埋まる

曜日は必ず日付と一緒に書きます。日付と曜日がずれていると、相手はどちらが正しいのかを確認するしかなくなります。

候補日提示の3パターン文例

パターンA:具体的な候補を3つ出す(初回連絡向け)

相手の予定を知らないときの基本形です。候補は日をばらして3つにします。

件名:【ご相談】新プランのご説明の日程調整(45分)

〇〇様

お世話になっております。△△の□□です。
新プランのご説明のため、45分ほどお時間をいただけますでしょうか。

下記のうち、ご都合のよい日時をお知らせください。

1. 11月5日(木)10:00〜10:45
2. 11月6日(金)14:00〜14:45
3. 11月10日(火)10:00〜10:45

形式:オンライン(会議URLは日程確定後にお送りします)
※対面をご希望の場合はお知らせください。

10月30日(金)までにご返信いただけますと幸いです。
上記が難しければ、ご希望の日時を2〜3つお知らせください。こちらで調整します。

□□

最後の一文が重要です。候補が全滅したときに、相手から候補を返してもらう導線になります。

パターンB:時間帯の範囲で出す(相手が忙しそうなとき)

予定が詰まっていそうな相手には、範囲で渡すと選びやすくなります。

〇〇様

打ち合わせ(所要60分)の日程について、
下記の範囲であれば、こちらは調整可能です。

・11月9日(月)13:00〜17:00のうち任意の60分
・11月11日(水)10:00〜12:00のうち任意の60分

開始時刻をご指定いただければ、こちらで招待を送ります。

範囲で渡すときは「範囲の中のどこでもよい」ことと「所要時間」を明記します。範囲の最終時刻が終了時刻なのか、開始できる最終時刻なのかが曖昧だと誤解のもとになります。上の例は「範囲内に収まる60分」という意味です。

パターンC:相手に候補を出してもらう

こちらから候補を並べにくい場合や、相手の立場が上の場合は、条件だけ渡して相手に選んでもらう形が穏当です。

〇〇様

ご都合のよい日時を教えていただけますでしょうか。
所要時間は45分、オンラインを想定しています。
11月中で、平日の10:00〜17:00(日本時間)であれば
こちらはほぼ調整可能です。
2〜3候補をいただければ、こちらで合わせます。

カレンダーや予約ツールの予約ページのリンクを送る方法もあります。使える機能やアカウントの条件はサービスごとに異なるため、お使いのサービスの公式ヘルプで確認してください。リンクを貼る場合も、リンクだけを送らず、所要時間と対象期間を一言添えると親切です。

海外・時差がある相手に送る型

時差がある相手には、両方のタイムゾーンを併記します。相手側の時刻も書いておけば、相手が換算を間違える余地を減らせます。

次は説明用の例です。日本時間(JST、UTC+9)とロンドン時間(11月はGMT、UTC+0)で、時差は9時間として計算しています。

Dear 〇〇,

Could we schedule a 45-minute online meeting? Please choose one:

1. Thu, Nov 5: 17:00–17:45 JST / 08:00–08:45 GMT
2. Fri, Nov 6: 17:00–17:45 JST / 08:00–08:45 GMT
3. Tue, Nov 10: 17:00–17:45 JST / 08:00–08:45 GMT

Please reply by Fri, Oct 30 (JST).

夏時間のある地域は、切り替えの前後で時差が変わります。切り替え時期をまたぐ候補を出すときは、日ごとに換算し直してください。切り替え日は国や地域で異なるため、相手の地域の日付を確認します。

送る前の確認項目

共通

• 日付と曜日が一致している(カレンダーで見る)
• 候補がすべて自分の空き時間で、移動や準備の時間も確保できている
• 祝日や相手の休業日と重なっていない
• 返信期限が、候補日より前になっている

時差

• 相手の所在地を、国名ではなく都市名で確認した
• 候補ごとに、日本時間と相手側の時刻を両方書いた
• 相手側が早朝・深夜や別の日付になっていない
• 夏時間の切り替え時期をまたいでいない

場所(対面)

• 確定メールに住所・階数・受付での名乗り方を入れる
• 最寄り駅からの移動時間と、前後の予定との間隔を確認した
• 来訪者向けの入館手続きが必要かを確認した

オンライン可否

• 使う会議ツールを相手が使えるか(社内規則で使えないことがあります)
• 会議URLをいつ送るか(確定後か、招待に含めるか)
• 画面共有や録画の有無を事前に伝えた
• 通信が切れたときの連絡手段(電話番号など)を決めた

AIに下書きを頼むときの範囲

文面の下書きと整形はAIに任せやすい作業です。一方で、日付・曜日・時差の換算と、自分の空き状況の判断は人が行います。AIは曜日や時差の換算を誤ることがあるため、出力された日時は自分のカレンダーで必ず検算してください。

AIに渡す情報は、日程調整に必要な最小限にします。相手の氏名・会社名・案件名は「〇〇様」「A社」のように置き換え、カレンダーの予定タイトルや参加者は貼りません。

依頼文の例です(日時は説明用です)。

日程調整メールの下書きを作ってください。
- 目的:新プランの説明(相手は初めての取引先)
- 所要時間:45分
- 形式:オンライン(URLは確定後に送る)
- 候補(日本時間):
  11/5(木)10:00-10:45、11/6(金)14:00-14:45、11/10(火)10:00-10:45
- 返信期限:10/30(金)
- 文体:丁寧だが短く。件名も付ける
- 候補が合わない場合に、相手から希望を返してもらう一文を入れる
- 日付・曜日・時刻は、私が渡したものを一切変更しない

最後の指示は、AIが日付を勝手に「補正」するのを防ぐためのものです。英訳させる場合は「JSTとGMTを併記する。時差は9時間」と換算ルールを渡します。ただし、そのとおりに換算されたかは人の目で確認します。

返信が来たあとの確定メール

日程が決まったら、確定内容を1通にまとめます。条件を再掲しておくと、直前の食い違いを防げます。

〇〇様

ご返信ありがとうございます。下記で確定いたします。

日時:11月6日(金)14:00〜14:45(日本時間)
形式:オンライン
会議URL:(ここにURL)
当日の連絡先:(電話番号)

カレンダー招待もお送りしますので、ご確認ください。

カレンダー招待を送る前に、予定のタイムゾーンが意図したものになっているかを確かめてください。メールに書いた時刻と招待の時刻が違うと、確定後にかえって混乱します。