私用AIアカウントでの仕事利用を放置しない：禁止より先に用意したい代替

何が問題なのかを先に整理する

会社が認めていないAIサービスを従業員が業務で使うことは、「シャドーAI」と呼ばれます。IPA(情報処理推進機構)が2026年7月31日に公開した生成AIセキュリティの手引書のページも、従業員が未承認のAIを業務で使うことによる情報漏えいリスクを、現場の課題として挙げています。

ここで押さえたいのは、問題が「AIを使うこと」ではなく「どの契約・設定のもとで、どの情報を入れたか」にある点です。たとえばOpenAIのヘルプによると、Free、Plus、Proの個人用ワークスペースではデータ共有が初期状態で有効で、設定をオフにすると新しい会話はモデルの学習に使われなくなります。ただし、回答への評価などのフィードバックを送信すると、関連する会話全体が学習に使われる場合があります。一方、Business、Enterprise、Edu、APIでは、初期状態でモデルの学習に使われません。Anthropicも、Team・Enterpriseなどの商用製品のデータは、開発パートナープログラムに参加しない限り学習に使わないとサポート記事で説明しています。個人向けのClaudeは別の方針で扱われるため、そちらは別途確認が必要です(私は個人向けの方針の詳細までは確認していません)。

ただし注意点があります。学習に使われないことと、秘密保持が満たされることは別の話です。学習利用をオフにしても、管理者による利用状況の把握、退職時のアカウント回収、保存期間の管理、取引先との契約上の秘密保持は、個人アカウントでは会社が制御できません。「学習オフにしてあるから大丈夫」という説明は、社内でも成り立たないと考えておきましょう。

手順1：責めない前提で実態を聞き取る

最初にやるのは禁止ではなく聞き取りです。ポイントは3つです。

• 匿名、または部署単位の集計で回答できるようにする
• 「使っていたこと自体は咎めない」と冒頭に書く
• 実際の資料や顧客名は書かせない(使い方の種類だけ聞く)

質問票(説明用の例)

業務でのAI利用に関する聞き取り(匿名・回答に不利益はありません)目的は、皆さんが困っている作業に合う、会社公認の環境を用意するためです。1. 過去3か月に、仕事のためにChatGPT・Claude・Geminiなどの生成AIを使いましたか。(はい／いいえ／会社の環境のみ)2. 使ったサービス名と、アカウントの種類を選んでください。(会社が契約したもの／自分の個人アカウント／無料版／有料の個人プラン／わからない)3. 何の作業に使いましたか。(複数可：文章の下書き／要約／翻訳／議事録の整理／表計算・数式／プログラミング／調べもの／その他)4. その作業に入れた情報の種類を選んでください。(公開情報のみ／自社の非公開資料／顧客・取引先の情報／従業員や個人の情報／ソースコード／入れていない)5. 入力前に、名前や会社名を伏せるなどの加工をしましたか。(いつも／ときどき／していない)6. 学習への利用を止める設定を確認していますか。(確認して設定済み／確認していない／設定の存在を知らない)7. 会社の環境があれば、その作業を移したいですか。(はい／いいえ。理由)8. 私用で使い続けたい理由は何ですか。(会社のツールがない／会社のツールが使いにくい／申請が面倒／速さ／その他)9. 「これは入れていいのか迷った」場面があれば、情報の種類だけ書いてください。(自由記述。具体的な内容は書かないでください)

集計で見るのは、回答者数よりも質問3と質問4の組み合わせです。「顧客の情報×議事録の整理」が多ければ、そこが最優先で代替を用意する領域です。質問8の理由は、禁止しても効かない原因を教えてくれます。

手順2：禁止・許可・代替を一枚の表にする

聞き取りの結果をもとに、情報の種類ごとに扱いを決めます。以下は説明用の例で、実際の可否は自社の規程、取引先との契約、提供元の規約、個人情報の利用目的との整合を確認して決めてください。

• 公開情報、一般的な知識の質問、私用アカウント：許可(業務の成果物に使う前に人が確認)、会社が用意した環境：許可、当面の代替・手当て：利用ルールの周知
• 自社の非公開資料(社内企画、内部文書)、私用アカウント：禁止、会社が用意した環境：条件付き許可、当面の代替・手当て：会社契約のAIを案内。それまでは該当部分を削って一般化して質問
• 顧客・取引先の情報、私用アカウント：禁止、会社が用意した環境：契約・目的の確認後に許可、当面の代替・手当て：名前・金額・識別情報を伏せた説明用データに置き換える
• 従業員・個人の情報(氏名、連絡先等)、私用アカウント：禁止、会社が用意した環境：原則は入力しない。必要なら担当部署が判断、当面の代替・手当て：個人が特定できない形に加工してから使う
• ソースコード、設計情報、私用アカウント：禁止、会社が用意した環境：条件付き許可、当面の代替・手当て：会社が管理する開発支援環境の案内
• 会議の録音・議事録、私用アカウント：禁止、会社が用意した環境：参加者の同意と取扱いを決めた上で許可、当面の代替・手当て：話者名や社名を伏せた要点メモから整理する

個人情報の入力については、個人情報保護委員会が2023年6月2日付で生成AIサービスの利用に関する注意喚起を公表しています。個人情報を含む入力をする場合は、この種の公的な注意喚起と自社の利用目的を見比べて、扱いを決める根拠にしてください。なお、私は注意喚起の本文PDFまでは開けていないため、個別の要件はここでは述べません。

表の読み方としては、「禁止」の列には必ず右側の「代替」が対応している状態にします。代替が空欄の行は、禁止がそのまま現場の困りごとになります。

手順3：代替を決めるときの確認項目

「会社の環境」といっても、有料の契約を結ぶだけとは限りません。比較するときは、サービス名ではなく次の項目を確認します。

1. 学習への利用：初期状態で学習に使われないか。契約の種類で変わるか
2. 管理機能：管理者が利用者を追加・削除できるか、退職時にデータを回収できるか
3. データの保存期間と削除：履歴をいつまで保持し、誰が消せるか
4. 契約上の位置づけ：取引先との秘密保持契約の範囲で利用できるか
5. 使いにくさ：現場の質問8の理由を解消できるか(申請が重ければ、申請手順も見直す)

仕様や料金は提供元が変更することがあります。選定時にその時点の公式ページと契約書で確認し、記事や社内資料の記述を鵜呑みにしないでください。

手順4：周知は「使える環境」と一緒に出す

禁止の通知だけを送ると、現場には「使えない」としか伝わりません。次のような文面を、代替の案内とセットで出す形を提案します(説明用の例)。

業務で生成AIを使うときは、○月○日以降、会社が用意した環境を使ってください。個人アカウントでは、公開情報の質問に限ります。顧客や従業員の情報、社内の非公開資料は、個人アカウントには入力しないでください。会社の環境の申請は○○まで。迷ったときは、情報の種類を伏せたうえで○○に相談できます。これまでの利用について個別に追及することはありません。

移行期間には、次の2点を決めておきます。

• 相談窓口：迷ったら聞ける先を一つ決める
• 見直しの時期：3か月後などに質問票をもう一度配り、表の「代替」が実際に使われているか確かめる

すでに個人アカウントに非公開情報を入力してしまっていた場合は、履歴の削除や設定の確認など、提供元の手順に沿った対応が必要です。社内の情報セキュリティ担当へ報告できる流れを先に用意しておくと、申告しやすくなります。

最初の一歩

今週できることは、質問票の1〜9を自社向けに直して配ることです。表は集計を見てから埋めれば間に合います。聞き取りの前に表を完成させようとすると、現場の実態とずれたルールになりがちです。