週報が「やったこと一覧」で終わるとき、判断が要る報告に変えるAI活用

「やったこと一覧」に足りないもの

作業の羅列を読んだ上司は、次の三つを自分で推測しなければなりません。

• 予定どおりか、遅れているか、羅列にある?：作業名だけで判断できない、週報で書く欄：進捗(計画との差)
• 放っておくとどうなるか、羅列にある?：ほぼない、週報で書く欄：懸念(影響と時期)
• 自分は何をすればよいか、羅列にある?：ない、週報で書く欄：依頼事項(誰に・何を・いつまでに)

つまり、書き足すのは作業の詳細ではありません。計画との差、起きうる影響、相手の行動です。この三つが埋まれば、作業内容の記述は思い切って短くできます。

週報テンプレート

そのままコピーして使える形です。依頼事項は「誰に・何を・いつまでに」を必須にしています。

【週報】○月第○週 / 氏名:

■ 一言でいうと
(例:予定どおり/一部遅れ/判断待ちで止まっている)

■ 進捗(計画との差)
- 項目:状態(完了・進行中・未着手)/ 計画比(予定どおり・○日遅れ)
- 

■ 懸念
- 内容:
  影響:(何が・いつ頃・どの程度困るか)
  現時点の対応:
  
■ 依頼事項(判断・協力のお願い)
- 宛先:
  お願い:(承認/選択/情報提供/調整 のどれか)
  期限:
  期限までに決まらない場合:

■ 来週やること(上位3つまで)
- 

「一言でいうと」を先頭に置くのは、忙しい読み手が最初の1行で、読み込む必要があるかを判断できるようにするためです。

直す前後の例(説明用の架空例)

営業部の問い合わせ管理ツールの入れ替えを担当している、という架空の場面です。

直す前

・要件整理の打ち合わせを実施
・ベンダーA社と打ち合わせ
・見積もりを依頼
・移行データの確認を進めた
・来週も継続

直した後

■ 一言でいうと
一部遅れ。移行データの扱いに判断をいただきたいです。

■ 進捗
- 要件整理:完了
- ベンダー選定:A社の見積もり待ち(予定どおり)
- 移行データ確認:進行中(2日遅れ)

■ 懸念
- 旧システムの顧客メモ欄が自由記述で、そのままでは新ツールに移せない可能性があります。
  影響:移行方式次第で、テスト開始が1週間ほど後ろにずれるかもしれません。
  現時点の対応:メモ欄の記入パターンを一部抽出して確認中です。

■ 依頼事項
- 宛先:課長
  お願い:メモ欄を「移行する/しない」のどちらで進めるかの判断
  期限:今週金曜
  期限までに決まらない場合:「移行しない」前提で見積もりを依頼します。

■ 来週やること
- A社見積もりの比較/移行方針の確定/テスト計画の作成

作業の項目はほぼ同じでも、読み手は「金曜までに課長が判断する」という一点を迷わず把握できます。ここで重要なのは、期限までに決まらない場合の動きを書いていることです。依頼が返ってこなくても止まらない週報になります。

AIに渡す依頼文と回し方

手順

1. 今週のメモを、箇条書きのまま貼る(整えなくてかまいません)。
2. AIに、下書きの前に不足情報を質問させる。
3. 質問に答える。わからない点は「不明」と答える。
4. 上のテンプレートに沿って下書きさせる。

最初から下書きを頼むと、AIが懸念や期限をそれらしく補うことがあります。質問を挟むのはそのためです。

1回目の依頼文

あなたは週報の編集アシスタントです。
下の「今週のメモ」を、次の三つに仕分けるための質問を作ってください。
・進捗(計画との差)
・懸念(放置した場合の影響と時期)
・依頼事項(誰に・何を・いつまでに)

条件:
- まだ週報は書かないでください。
- 質問は最大7つ。メモの記述から答えが読み取れない点だけを聞いてください。
- 数字・日付・人名を推測で補わないでください。

読み手:(例)課長。判断は承認と優先順位の決定。
今週のメモ:
(ここに貼る)

2回目の依頼文

質問への回答は以下です。次のテンプレートに沿って週報を下書きしてください。
- 回答にない事実は書かず、足りない箇所は【要確認】と書いてください。
- 懸念には必ず「影響」を、依頼事項には必ず「宛先・期限・決まらない場合」を入れてください。
- 作業内容の記述は短くしてください。
- 「一言でいうと」は、読み手が次に取る行動が分かる1文にしてください。

回答:(ここに貼る)
テンプレート:(上の型を貼る)

翌週以降は前週分を添える

メモを毎週ゼロから貼るのが負担なら、前週の週報の「懸念」と「依頼事項」を2回目の依頼文に添えてください。「先週の依頼は解決したか」「懸念は続いているか」をAIに質問させると、書き忘れを減らせます。解決した依頼は「解決済み」と一行で閉じ、残った懸念だけを持ち越します。

送る前に人が確認すること

AIの下書きは、次の点を見てから送ってください。

• 事実、見るポイント：日付、数字、人名、遅れの日数がメモや実際の状況と合っているか
• 【要確認】、見るポイント：すべて埋めたか、削ったか
• 懸念の強さ、見るポイント：実際より大げさ、または控えめになっていないか
• 依頼の宛先、見るポイント：判断する権限のある人宛てになっているか
• 期限、見るポイント：相手の都合と、自分の次の作業から見て現実的か
• 言い回し、見るポイント：相手や社内の慣習に合うか。他部署への依頼が命令口調になっていないか

特に懸念は、AIが「それらしい影響」を書き足すことがある部分です。自分が説明できない影響は削ってください。

入力前に決めておく情報の扱い

週報メモには、顧客名や取引条件が混ざりがちです。貼る前に、社名を「A社」、金額を「約○万円」のような伏せた表現に置き換えてください。社内にAI利用ルールがあれば、それを優先します。

学習への利用設定も確認しておきます。ただし、学習利用の設定と、秘密を守れるかどうかは別の話です。

• OpenAIのヘルプ(Data controls)では、個人ワークスペースのChatGPTで「Improve the model for everyone」をオフにすると、以降の新しい会話は学習に使われないと説明されています。ただし、回答に高評価・低評価などのフィードバックを送ると、その会話全体が学習に使われうる旨も書かれています。ChatGPT Business、Enterprise、Eduなどの管理ワークスペースは、内容をモデルの学習に使わないとされています。
• Anthropicのヘルプ(Claudeの会話を誰が見られるか)では、個人向けのClaudeでモデル改善の設定を有効にしていると、会話が改善に使われうるとあります。シークレットチャットは、設定が有効でも対象外とされています。同ページは、機密性の高い業務文書などを入力しないよう案内しています。

プランや設定画面は変わるため、使う時点で各社のヘルプと社内ルールを確認してください。